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运用知识管理为会计师事务所服务

作者:[谈涟亮]

一、会计师事务所需要知识管理


知识管理是通过利用组织内外的知识资产开展一系列有利于知识创新的知识活动,以增强组织的生存与竞争能力为目的的一种管理活动。知识管理的目标是知识创新,其目的是增强组织的生存与竞争能力。


过去会计师事务所中会计人员工作能力的培养一般依靠多年的学习与工作经验,比较注重个人能力的培养而忽视人员之间的经验交流与共享,使得人力资源整体素质不高。利用知识管理可将保存在人们头脑中的知识数据代码化,转化为文档或各种规则以供他人学习和使用,它可以促进人们之间知识的传播、交流与共享,有利于提高会计师事务所人员的业务素质与水平,为保证工作的准确性与一致性提供了良好的方法。知识管理还可以将会计师事务所过去从事的各种业务留下的档案中所蕴藏的知识予以收集、整理、归纳乃至创新,供今后人们进行相同或类似业务时参考、决策。可以说,知识管理为会计师事务所在知识经济的新环境下,进行质量控制、提高业务水平提供了崭新的方式与手段。


二、会计师事务所进行知识管理的基本方法


1.建立一个完善的知识管理系统。知识管理系统是会计师事务所实现知识管理的技术基础。知识管理系统应能够自动识别会计师事务所的关键性知识,并将其进行组织、整理和综合,然后存放于基于计算的知识库或知识仓库中,建立知识库中知识之间的联系。知识管理系统本身作为一种知识,要能够实现自生,即能够分析每个具体用户独特的工作性质和需求,主动去更改其功能,把员工所需要的知识自动、及时地传递给员工。同时提供知识创新及维护的技术工具和功能强大、简单便捷的检索工具,方便特定用户从知识库中提取特定结构形式的知识,以最大限度地实现知识的共享。因此,对构成知识管理系统的基本要素,如数据仓库、文件管理系统、人工智能、电子邮件、协同技术的开发应用等都是知识管理的重要内容和硬件基础。


2.注重和加强人力资源管理。人力资源管理是知识管理的核心内容。知识管理真正体现了“以人为本”的管理思想,这与以往“以物为本”的其他管理形式都有显著的不同。人既是知识创新的主体,又是知识的载体,因此对人的管理,即人力资源的管理是知识管理的核心内容。具体而言,人力资源管理就是一种以“人”为中心,将人看作是最重要的资源的现代管理思想。其管理模式就是“以事就人”,它反映的是“人才决定企业前途”的经营理念。人力资源管理对知识管理战略的作用主要体现在人力资源的开发即对人的潜质的开发,会计师事务所员工只有利用自身能力为企业创造价值,才能成为会计师事务所知识优势的源泉。人力资源管理强调为人们在工作中进行创造提供环境,使其在团队中突出自己的个性,并把知识创新、业务创新和学习知识的使用等结合在一起。另外,人力资源管理突出了知识管理的重点,在知识业务和非知识业务中,把重心从后者转向前者。会计师事务所应从战略高度重视人力资源在知识管理中的核心地位。尤其要重视员工的个人发展和职业生涯的设计,实现人力资源开发与知识管理的有效运作。


3.积极进行组织结构的调整。组织结构的调整为知识管理提供了组织保障。知识具有专业性和分布性,必须建立一套有效的组织体系以支持企业的知识管理活动。在这一体系中,要有负责知识管理活动的领导人如首席知识官(CKO),承担制定管理计划和协调企业的各种知识活动。同时成立专门的部门完成与知识管理活动有关的任务。如人事部门开展培训活动,制定人员激励机制;IT部门负责开发支撑知识管理的信息技术,为知识的识别、获取和利用提供强有力的工具,建立起支撑知识管理的基础设施。还要努力推动非正式团体的形成如“知识社区”,促进知识交流、传播、共享与创新。


4.努力创造良好的组织文化。组织文化的转变是实施知识管理的必要条件。知识管理实施的成功要求会计师事务所主管充分意识到知识管理的重要性,改造传统组织文化,建立有利于知识管理的组织文化,包括培养良好的职业道德、树立组织荣誉感、增强团队精神和合作精神,推动知识创新并迅速整合到服务产品中。


5.制定知识共享与创新的激励机制。建立知识共享机制是成功实施知识管理的关键和难点。由于会计人员已经习惯将工作中建立的关系网、积累的资料和获得的会计经验视为个人财富的一部分,所以不愿意将其与他人共享,因此,人在参与知识共享的过程中需要激励。激励机制就是指通过有效的激励手段,调动广大会计人员的积极性,积极参与知识交流、共享和创新的过程。首先在员工之间建立一种信任感,让每一个人都感到自己贡献的知识能够得到组织的保护、同事的认可,同时别人也会同样提供自己需要的知识。会计师事务所应当建立知识共享的激励机制,在制度上提供知识共享的保证。例如:对提供有价值知识的员工以经济或行政上的奖励,而对于那些盗用或滥用别人贡献的人予以惩罚。把知识共享与个人在会计师事务所中的地位以及为会计师事务所创造的效益挂钩,推动会计师事务所的健康发展。


6.设计完整的知识管理评估体系。知识管理评估体系是知识管理战略的量化体现。传统的财务会计方法难以对组织的知识管理活动效果作出有效评估,因此要研究和建立面向知识经济和知识管理的无形资产评估体系,如无形资产组成指标法、计算知识管理的投资回报率等,反映企业有形和无形资产的价值,更全面体现股东利益。知识审计是知识管理评估体系最重要的内容。知识审计是对公司知识资产和关联的知识管理的评估,包括人力资本、结构资本和客户资本。知识审计能够对重要的组织资产和系统进行足够完整的评估。评估方法如下:构造和评估每一项重要业务的价值网络和关键的成功因素、知识因素;制定相关的资格和技能级别,并通过会见、调查以及其他研究方法和数据收集来进行考核。知识审计的价值在于:准确地显示价值是通过哪些人、机构和顾客创造的;突出怎样才能通过知识共享和组织学习达到最好的杠杆作用;帮助试点项目提高知识管理实践;向客户展示会计师事务所的能力。


三、会计师事务所知识管理的实施过程


知识管理的实施必须分步骤、有计划、有目的地进行,是一个需要充分进行前期准备的工作,是一个工作内容复杂、涉及范围相当广泛的长期项目。具体的知识管理实施过程可以分为以下几步:①需要会计师事务所内部对为何建立知识管理、如何建立知识管理系统达成共识。②确定会计师事务所总体目标。知识管理不能脱离公司的目标而独立存在,它必须与会计师事务所的总体目标相一致才能有生存和发展的基础。③会计师事务所需要确定知识管理的发展蓝图,确定组织内适合团体、对团体具有价值的知识。④确定会计师事务所知识管理的重点领域。首先明确其核心知识,从而确定组织内部优先实行知识管理的部门。⑤对引入知识管理的业务环节或流程进行分析。分析该项业务环节或流程的内容及应具备的功能与条件。⑥需要分析知识蓝图、规划知识分类及属性、设计知识管理运作流程,以制定相应的知识管理方案。⑦最后对引入知识管理的业务环节或流程进行实施前和实施后的评估。了解知识管理策略对该项业务是否有明显的和可衡量的效果,据此对前期分析和知识管理的实施进行检测,并根据评估的结果来调整会计师事务所的知识管理。

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