一、 内部会计控制实施流程中的问题

在对中铁十四局某公司及中铁二十三局某公司的几个工程项目的财务部门进行调查学习后,笔者发现目前大多数工程项目不注重内部会计控制,尤其在实施流程中存在诸多问题。这些问题导致工程项目内部会计控制形同虚设,并势必影响工程项目的整体经济效益,不得不引起我们的深思。

1.营业收入方面。出现财务数据和业务数据不一致、销售发票未经过有效的审核等情况。分公司进销存业务的单据审核、凭证录入工作由一个人承担,工作量大,每天处理的单据、凭证数量多,难免与业务数据出现偏差;销售发票的开具人员同时兼任审核,缺乏稽核岗对销售发票进行有效审核。当企业持有某一被投资单位股权时,可以按照股权比例或其他约定方式享有被投资单位实现的净利润,但却不能直接享有被投资单位的营业收入,换句话说,被投资单位取得的营业收入不能计入投资企业的账务中,只有在扣除了各项成本、费用、税金结出净利润后,按照股权比例或其他约定方式分配给各股东。

2.库存现金管理方面。存在现金收付未经过适当的授权、出纳岗位未按相关规定进行岗位分离和轮换等问题。出纳每日都要盘点库存现金,但没有经过主管监盘,主管应每周至少一次定期监督盘点,同时还应有一些不定期的抽查,盘点时应填制盘点表,盘点表一式复写两份,由财务主管和出纳签字后,出纳自己保存一份,另一份由财务主管装订在会计档案中。分公司的出纳虽然每月都从银行取得了对账单,但没有编制银行存款余额调节表并经主管审查,即使银行对账单上的余额与企业账面余额一致也应编制银行存款余额调节表,每月和银行对账单一起存放并妥善保管。另外,存在报销款项别人代领等不合法现象。

3.坏账准备方面。发生坏账准备的计提和转回不及时、坏账准备的会计估计不合理、账龄的统计和记录不准确等情况。分公司目前采用备抵法核算坏账损失,由于资产信息、价格市场机制尚不健全,使准备的计提缺乏依据确认与计量难度较大,对账龄的估计比较困难。坏账准备要根据债务企业财务状况及持续经营状况认定,这项工作就目前来说,在中国还很难做到。应收账款的坏账准备虽然是按比例提取,但提取比例是在逐项分析可收回性的基础上确定的。要对大量应收账款的可收回净值逐一确认和计量,难度太大,这就导致上述问题的发生。

4.资产清查方面。存在资产盘点的结果不准确、资产盘点的结果未及时处理、处理程序不恰当等风险。分公司资产清查没有形成制度,清查期限,清查程序不明确。对闲置和应当处置的资产没有制定最佳的方案,没有做到物尽其用、合理回收残值。没有定期或不定期、全面或部分地对各项财产物资进行实地盘点和对库存现金、银行存款、债权债务进行彻底清查核对。

5.应付内部单位款方面。出现物资采购处理缺乏适当的权责分离、没有对长期挂账的应付内部单位款进行及时处理、没有措施预防与检查未经授权的登录等问题。存在为了工作方便,操作人员用上一程序或下一程序工作人员的权限登陆,更改已发生的错误、失误的现象。物资采购的随意性较大,哪个部门都可以根据需要购买,分公司财务部门没有专人负责对应付内部单位款定期、定向的清欠管理,没有建立应付内部单位款定期清查制度。

二、必须加强流程控制

(一) 营业收入控制措施

1.准确确认销售收入。财务部门结算岗在销售管理子系统的凭证管理模块中准确选择销售通知单并执行生成记账凭证操作,根据销售通知单信息和预设的凭证模板,生成销售凭证,凭证保存前系统自动对销售通知单和记账凭证进行对账。此过程中对销售通知单认真审核,只有经审核的销售通知单才能生成记账凭证。企业管理信息系统必须设置禁止对已生成凭证的销售通知单进行重复生成凭证操作的程序。财务部门与业务部门应每月对商品进销存的数量进行核对并在核对表上签认。财务部门结算岗对销售发票等原始凭证进行审核,审核内容包括销售价格、销售数量、销售金额、货款结算等。

2.财务数据和业务数据保持一致。结算岗位销货管理系统生成销售及结转成本记账凭证,生成的记账凭证与销货通知单、销货发票等单据,然后对其进行逐笔逐项有效的核对,检查核对无误后,移交凭证稽核人员审核签章。

3.销售发票要经过有效的审核。财务部门企业管理信息系统管理员每月应在销售管理子系统的单据管理模块中执行“月结”操作,检查当月所有的销售通知单与销售凭证中相应信息的一致性,如数量、金额等,核对无误后才能进行月末结账。

(二)库存现金管理控制措施

现金收付要经过适当的授权,出纳岗位根据稽核无误的会计凭证收付现金或开具现金支票;出纳岗位要按相关规定进行岗位分离和轮换,出纳岗位不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作,不得保管银行预留印鉴、不得从事银行对账,实行岗位分离的原则;出纳人员二至三年定期轮岗。
(三)坏账准备控制措施

1.及时、准确的计提和转回坏账准备。财务部门应同相关部门至少在半年和年度终了时,对应收款项进行全面检查,填写“坏账准备检查测算表”。财务资产处往来清欠管理岗位合理预计各项应收款项可能发生的坏账,确定坏账准备计提范围、方法和金额。对需要进行坏账准备计提的,则填写“计提应收账款坏账准备申请表、计提其他应收款坏账准备申请表”,销售分公司审核后上报股份公司财务部审批。

2.对坏账准备的数额进行合理估计、准确计算。财务资产处往来清欠管理岗位依据掌握的应收款项资料,按照企业会计准则和股份公司的规定,确定计提坏账准备的范围,准确进行账龄分析,对符合制度规定的应收款项计提坏账准备。

3.准确统计和记录账龄。财务资产处往来清欠管理岗位认真查找历史资料,检查账龄的统计和记录是否准确,确保账龄的统计和记录准确。

(四)资产清查控制措施

1.对资产进行准确盘点。建立资产清查盘点小组对资产进行清查,每年至少盘点一次;资产清查盘点小组现场清点实物资产,进行账实核对,编制资产清查盘点表,由相关人员确认签字。根据盘点情况,形成资产清查报告,交资产管理部门主管领导审查确认。

2.及时处理资产盘点的结果,处理程序要恰当。资产管理部门须同相关部门对盘亏、盘盈、毁损、闲置及待报废资产进行核实和分析,编制相关审批表,提出处理意见,报公司主管领导审批。超过股份公司授权范围的资产盘点处理方案,上报股份公司审批。财务部门核算岗位依据批复在当月进行账务处理。

(五)应付内部单位款项控制措施

1.对采购业务进行处理要经过授权。只有经过授权的操作人员才能在企业管理信息系统中进行物资采购和财务记账的业务操作。

2.准确记录应付内部单位款。财务部门结算岗在点验管理子系统的凭证管理模块中选择采购通知单并执行生成记账凭证操作,根据采购通知单信息和预设的凭证模板,生成采购凭证,凭证保存前系统自动对点验通知单和记账凭证进行对账。只有经审核的采购和点验通知单才能生成记账凭证。企业管理信息系统需设置禁止对已生成凭证的采购通知单进行重复生成凭证操作的程序。企业管理信息系统自动生成唯一编号的采购通知单。由独立于录入的人员对采购通知单和相关原始单据进行逐一复核,确认无误后在企业管理信息系统中执行审核操作。企业管理信息需设置系统禁止对已审核的采购通知单进行修改和删除操作的程序。财务部门企业管理信息系统管理员每月在企业管理信息系统的单据管理模块中执行“月结”操作,检查当月所有的采购通知单与采购凭证中相应信息的一致性,如采购数量、金额,核对无误后进行月末结账。财务结算岗审核与往来单位的应付款项的支付情况,填制往来款项签认表。

3.物资采购处理要实施权责分离。不能同时具有物资采购业务中相互冲突的权限;企业管理信息系统负责人每三个月检查具有采购业务处理权限的人员权限分配,是否存在不相容职责未分离的情况并填记录检查情况。企业管理信息系统管理员根据相关记录纠正不符的权限分配并签字确认。

4.适时地对长期挂账的应付内部单位款进行处理。设财务结算岗进行对账并且检查检验长期挂账的应付内部单位款情况并及时处理。

5.制定有效措施预防与检查未经授权的登录。企业管理信息系统管理员必须每周复核应用系统日志,审查是否有错误信息或异常登录信息,如实记录,并签字确认。

6.选择合格的供应商和合理合法性的采购方式。设置相关权限,业务岗位只能从企业管理信息系统中的供应商清单中选择供应商,以生成采购通知单。

7.及时对供应商数据库进行更新并防止修改错误。数据录入人员将企业管理信息系统中的供应商数据和经过审批的原始资料进行逐一审核,确认无误后在系统中执行审核操作。企业管理信息系统负责人每半年检查供应商主数据,并在供应商数据检查表上签字确认。