导读：要想让预算发挥应有的作用，如果没有信息化的手段，仅靠手工进行预算编制和预算管理的工作非常繁琐，工作量也非常大。所以，我们相信，随着国内企业信息化浪潮的到来，企业预算管理也必将经历Excel表（手工预算管理）、财务软件预算管理，向专业化的预算管理软件发展的过程。

目前，全面预算管理已经成为国内多数企业提升管理水平的重要工具，但从实施的效果来看，预算正真能够对经营目标进行有效控制的企业并不多见。这里面顾然与部分企业管理基础薄弱、高层领导重视不够、预算方案不符合企业实际及企业环境难以有效预测等因素有很大关系，但另外一个重要原因就是预算管理的手段较落后，已难以适应企业业务日趋复杂和外部环境变化日趋剧烈的要求。

我们知道，全面预算是对企业未来经营状况和财务结果的事前模拟，预算要发挥应有的作用，有两点非常重要：一是预算应尽可能编制的比较详细，只有细致的预算才有可能更符合企业的实际；二是预算必须能够随经营环境的变化进行动态的滚动调整。要做到这两点，如果没有信息化的手段，仅靠手工进行预算编制和预算管理的工作非常繁琐，工作量也非常大。所以，我们相信，随着国内企业信息化浪潮的到来，企业预算管理也必将经历Excel表（手工预算管理）、财务软件预算管理，向专业化的预算管理软件发展的过程。

一、 Excel表――手工预算的主流工具

自从微软公司的Microsoft Excel面世以来，其操作简单、功能强大表格处理和计算能力受到了广大财会人员的喜爱，在企业的预算编制工作中得到了广泛使用。直到今天，多数企业仍然在使用Excel表编制企业预算。但是，随着预算管理的作用不断增加和企业管理精细化要求的不断提高，传统使用Excel表进行手工预算编制和管理的缺陷将将越来越突出。

1．用Excel编制预算难以实现各部门的有效参与和数据共享

全面预算是一个内部联系紧密的预算体系，既包括业务预算，还包括财务预算，需要企业从销售、生产、采购到人力资源、财务等各部门共同参与进行编制，其中某些部门的预算编制需要运用其他部门预算的数据，如生产部门编制生产预算一般需要销售部门编制的销售预算的数据。所以，预算编制必然需要企业内部各部门之间加强协调和沟通，而且，越是规模较大、组织层级较多的企业预算协调的工作量就越大。在这种情况下，由于Excel只是简单的单机办公软件，运用Excel表编制预算，各部门之间缺乏一个共享的数据平台，大量的沟通工作必然需要通过文件传递、电话或面谈等其他方式进行，从而大大影响预算编制的效率，甚至还有可能影响数据的准确性。

2．预算编制以外的其它预算管理工作难以用Excel实现

Excel毕竟是一般的办公软件，并不是针对企业预算管理的需求而设计，所以，除了编制预算的功能使用起来比较简单、方便以外，预算管理的其他职能，如预算目标的制定与分解、预算审批、预算下发、预算调整和预算分析等仍然需要手工去做，特别是预算的差异分析，数据量大，工作繁琐，费时费力，还可能造成数据错误。所以，严格意义上说，Excel不具备预算管理的功能。

3．Excel缺乏权限管理功能，对于预算的保密性和安全性来讲有严重的缺陷

预算数据包括企业的经营和财务目标和计划数据，这往往是企业内部相对机密的信息。但预算工作又需要各部门参与，这就需要设定不同部门和人员的权限，才能保证预算的保密和数据安全。Excel 定位于通用办公软件，不具备权限管理的功能。

二、财务软件——简单的财务预算工具

财务软件一般主要是为了满足企业财务会计核算的需要，同时附带满足企业的固定资产管理、预算管理等其他功能而设计的软件。与Excel相比，财务管理软件在预算管理的信息化方面前进了一步。好的财务软件具有预算编制、预算分析、弹性预算、预算控制等功能。其预算功能一般能够灵活定义预算科目的口径，并为该科目制定预算额；在预算的执行控制方面，它能够与核算系统紧密集成，从而在某个部门的某项费用超过预算额时，系统能够实现自动报警；在预算分析方面，系统能够自动将财务实际发生数与本年预算数或其他年份预算数进行对比分析。

鉴于财务软件涉及对象主要是会计科目、会计帐簿和会计报表，不可能把企业的业务内容，如销售、生产等内容涵盖进来。所以，财务软件的预算功能只能包括财务预算，如收入预算、费用预算、利润预算等。而对于销售预算、生产预算等业务方面的预算，财务管理软件却无能为力。所以，它仅仅实现了财务预算的信息化，而与现代预算管理倡导的包括财务部门和业务部门在内的各级部门和组织共同参与、各预算之间紧密关联的全面预算管理的思想相距遥远，难以起到有效的预算控制的效果。

三、专业预算管理软件——全面预算管理信息化的工具

专业预算管理软件是针对企业预算管理的需求而设计的软件系统，与一般财务软件相比，它弥补了财务软件在业务预算方面功能不足的缺陷，能够使全面预算管理的各项工作实现信息化管理。其一般的架构如图1所示，包括预算方案的设置、预算目标的制定和分解、预算编制、预算审批和下发、预算调整/滚动预算、预算差异分析和预算查询。

在功能方面，软件一般能够实现以下几个核心功能：

（1）灵活设置预算方案

客户可以自定义设置预算，既包括业务预算，如销售预算、生产预算，也包括财务预算，如利润预算、现金预算等；

在预算设置的基础上，客户可以灵活设置各专业预算的预算项目（科目），既包括财务科目（项目），管理费用、制造费用等，也包括非财务项目，销售量，采购量等；

灵活定义预算表内和预算表间不同预算项目之间的计算关系；

灵活设置各预算单元（部门）对应的预算；

灵活设置预算对象：既可按部门，也可按产品预算；

灵活实现集团型企业内部预算的合并或汇总；

灵活设置各部门和人员在预算管理中的权限。

（2） 逐层向下分解企业的年度预算目标

（3） 大大较高预算编制效率

企业的各部门可在一个软件平台上分别编制本部门预算，并按权限实时了解与本部门相关的预算的状态，大大减少各部门之间大量的预算协调工作量，提高预算编制效率；

系统可以根据定义的预算项目之间的计算关系，自动计算出相关预算项目的值；

支持预算弹性化。

（4）通过流转实现预算的逐级审批和下发，对审核不合格的预算，可以退回要求重新编制

（5）在预算执行过程中，可以对预算进行调整，也可以编制滚动预算，提高预算的灵活性和对外部环境的适应性

（6）系统既可以根据设置自动导入，也可以手工输入财务、销售、生产等其他系统的实际发生数，通过灵活自定义分析报表的格式，进行多维度预算差异分析，如量差、价差分析及预算和差异的趋势分析，从而大大提高分析的效率和准确性

（7）系统可以实现完善的预算权限管理功能，通过权限设定大大提高了预算信息的保密性和安全性从专业预算管理软件的功能来看，它基本覆盖了日常预算管理中的所有功能，而且更安全，并真正意义上实现了预算管理的信息化。目前，国内已经有一些公司已经成功开发出了含盖以上功能的预算管理软件，如北京诺亚舟公司最近即将投入市场的“诺亚舟全面预算管理信息系统”。我们相信，不远的将来，专业预算管理软件必将成为市场的主流，并为我国企业提升管理水平发挥重要的作用。