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我国高校内部审计转型的挑战和对策

近年来,随着我国高等教育的发展和高校管理体制改革的深入,高校内部审计环境不断发生变化,高校内审人员面临的问题同以往相比也产生了诸多不同,这促使国内理论与实务工作者越来越关注高校内部审计转型这一问题。高校内部审计转型既是我国内部审计的发展趋势,又是高校自身发展的客观需要。但内审转型并不容易,认识不到位,领导不重视,知识结构受限制,资源不充足等等都是阻碍内审转型的原因。本文试图基于惰性理论的视角来分析我国高校内部审计转型所面临的挑战以及如何才能克服这些挑战,顺利实现内审转型。

一、我国高校内部审计的现状

目前,我国高等教育发展迅速,各大高校不断扩大办学规模,增加投资金额,办学经费多元化,经济活动复杂化、多样化,与此同时问题层出不穷,例如:教育经费损失浪费的情况时有发生,科研经费挤占挪用的现象屡禁不止,固定资产账实不符等管理问题依然存在,基建工程资金不按计划使用等财务风险形势严峻,学校管理不规范、制度不健全等内控缺陷问题亟待解决。为此,教育部提出了“为防范学校经济风险服务,为提高教育资金使用效益服务,为解决教育改革和发展中出现的突出矛盾服务”的教育审计工作方针,要求把教育经济活动全部纳入审计范围,这对高校内审提出了更高的要求,使内审工作向多元化转变,难度和责任同时加大。内部审计要担负起高校“免疫系统“的角色,更直接地服务并监督高校内部管理,为改善高校治理做出有价值的贡献。

我国高校内部审计工作起步晚,整体发展相对落后。大部分高校的审计职能仍处于查错纠弊阶段,大都以事后审计评价为主,事前和事中监督应用不足。审计工作大多集中于经济责任审计、财务收支审计、基建工程审计、科研项目审计等,以风险为导向的审计少之又少,内部控制审计及绩效管理审计并没有广泛开展,传统的内部审计工作仍然是高校内部审计的主流。还有些高校尚未建立独立的审计机构,审计人员仍以财务专业为主,知识面不宽,兼备管理、财务、工程、计算机等多种专业知识以及具备丰富工作经验的综合素质较强的人员为数不多,这就不能满足日趋复杂的内部审计的要求。另外,在审计过程中,审计方法主要为观察、询问、函证等,而审计抽样、分析性复核等审计方法则较少使用。利用审计软件进行计算机审计还不普遍,由于种种限制,导致了高校内部审计的手段和方法都明显滞后于国家审计和社会审计。另外,由于内部审计部门与被审计部门同样隶属于高校,地位经常是同级关系,不同于国家审计具备较大的权力,社会审计具备较强的独立性,所以导致被审计部门有时对内部审计的审计意见和审计建议不太重视,加之审计部门后续监督管理跟进不及时,使得被审计单位整改落实不到位的情况时有发生。

二、我国高校内部审计转型面临的挑战:惰性理论的视角

惰性理论指出由于惰性的存在,变革的发生通常会遭受到组织的抵制,尤其当这些变革涉及组织的核心特征时会遇到更大的阻力。往往过去成功的经验会使工作人员形成路径依赖而抵制任何剧烈的变革。由此惰性理论在分析我国高校内部审计转型的挑战问题上可以得到很好的应用。当风险管理、内部控制、提升绩效成为高校内部审计的重要业务时,高校内部审计需要改变现有的认知和行为模式,改变资源投入模式,将原来用于传统审计的一部分资源转入管理、治理业务。此外,基于管理、治理相对于财务更为宏观和复杂,需要形成新的方法来评价,这需要内审人员熟知高校各项管理制度,充分了解各部门的管理流程,能够把握学校的发展战略等。

惰性理论在不同的角度有不同的称谓,研究者对思维上的惰性称为认知惰性,对行为方式上的惰性称为行动惰性。本文从这两个角度分析高校内部审计转型中遇到的挑战。

(一)认知惰性

Hodgkinson提出认知惰性(cognitive inertia)的概念,认为组织可能完全依赖于已形成的曾使组织成功的思维模式,而不察觉周围环境中发生的、尚未变得明显和普遍的变化。

当今,相当多的人仍然认为高校内部审计就是对学校各项财务收支、科研经费等的鉴证,忽视了内部审计参与内部管理、提升内部绩效的作用。尤其是学校领导如果也持有这种观点,资源分配则会局限于财务审计方面,内审人员即便想推动内部审计转型,没有领导的认同,没有资源上的支持,内部审计仍旧走不出单纯的财务审计的小圈子。另外,内审人员对于内审理念的更新也未必能及时跟进,风险导向型审计并没有完全渗入到工作理念中,不重视风险分析、内部控制、绩效评价,这些认知惰性都导致了变革受阻。

(二)行动惰性

Sull提出行动惰性(action inertia)的概念,认为“行动惰性指组织面对周围环境的巨大变化,仍按照已确立的行为方式行事的倾向”。

行动惰性会促使高校内审工作人员在总结以往工作经验的基础上沿袭长期重复的习惯性的工作流程和方法,形成固有的行为方式,如果在短时期内打破传统的工作流程和审计方法会造成内审人员的不熟悉、不适应,因此会形成阻碍转型的行动惰性。

传统的内部审计是以查错纠弊为主导,审计对象主要是所审计部门的财务资料,固定资产账目,合同等,每次审计的审计计划的确定方法大同小异。审计方法主要是函证、盘点、从账目中找线索进行分析等,内审人员已经形成了一系列固定的思路和套路。当内部审计由传统的财务审计向以财务审计为基础,同时开展财务风险控制评审工作、绩效审计、内部控制审计、全过程跟踪审计等工作,内部审计介入到学校的管理中时,审计对象、程序和方法就要随之变动。审计部门会提前介入到学校的重大经济决策、内部控制制定等,充分发挥“免疫系统”的功能,摆正审计监督与服务的关系,实现由被动防御为主向积极控制为主的转变。内审部门还需要对高校各部门进行风险评估,风险等级高的部门优先审计,风险等级高的项目重点审计,通过风险基础审计主动发现和控制各项风险,将风险降到可接受的范围。在转变的过程中,内审人员可能会有一定的畏难情绪,原来的模式照搬会很轻松很容易地工作,但转型后却需要重新学习,重新建立审计思路和方法,原来固有的习惯将被打破,在行为惰性的作用下,就会造成抵制。

三、我国高校内部审计转型的对策

(一)转变内审人员及相关人员的意识

内部审计人员应当树立宏观意识,发挥作为学校管理层参谋助手的作用。内审部门应以专业优势和特殊的地位适时站在全局的高度查找高校内部管理机制体制的缺陷,防范风险,分析深层次原因,从审计的角度以管理建议书、审计报告等形式提出前瞻性的、易于操作的建设性审计意见和建议。同时,内审人员应当让管理层充分认识到转型后的内部审计可以为学校带来资金节约,绩效提高,管理规范等更多的价值,这样才会使管理层对内审转型提供支持,合理分配转型后的资源流向,提高内部审计的地位,提升内审机构的隶属层次,并向学校内部传播新的内审理念。在领导层和内审部门的配合下,内审转型遇到的其他部门的阻力能最大程度减弱,保证内审转型的有效落实。

(二)改进内部审计的方法

提升内部审计信息化,使传统的手工操作转向计算机配合审计。在外部审计信息化早已广泛应用的当今,内部审计也应当与时俱进,引入审计软件,利用审计软件实现数据采集和数据分析,提高审计效率。通过联网技术,实现非现场审计,缩短数据传递距离,减少误差,缩短时间,共享财务信息,做到对相关数据实时分析和监控。

实施风险导向的审计模式。近年,高校不断扩招,新建校区及配套设施花费巨大,建设资金动辄几千万甚至上亿,这其中存在着巨大的风险,诸如是否避免了贪污挪用等违规违纪行为,资金是否能够以最低的金额做出最高的效益,是否存在资金浪费的现象等等。为建新校区,有的高校甚至存在大量负债。同时,如果生源收入再持续减少,就有可能会产生学校倒闭的风险。实际上,通过留学机构的数据显示,海外留学火爆程度与日俱增,大量高中生选择海外求学,国内高考学生数量逐年下降,生源危机已给各大高校敲响了警钟。除上所述,高校内部日常管理也存在着风险,例如各部门能否按照最优化的管理制度开展工作,内部控制是否健全,能否堵住管理漏洞;校办企业是否投入产出相符,是否为学校赚取最大化利益;高校能否招到优质教师和教职工也作为人事风险位列其中。这些方面都需要内审人员识别风险,按照风险做审计计划,采取相应的审计方法,并结合管理学中的平衡计分卡法评价绩效,SWOT分析法评估机会和威胁,做好事前预防和控制。同时,要广泛开展内部控制审计,规范高校管理制度,从源头上减少问题发生的可能性。

(三)内部审计人员加强学习

1、高校内部审计人员应当全面系统地学习2014年1月1日实施的内部审计准则,新准则借鉴了国际内部审计准则的经验,符合内部审计理论与实务发展的需要,从根本上重新认识内部审计的定义、目标、职能等一系列支撑性概念,能更好地指导我国内部审计逐步由“查错纠弊“向防范风险和增加价值方向转变。

2、内审人员必须熟悉高校的管理过程,参与了解各项业务活动,不仅要熟悉高校的财务收支状况,还应了解高校资产管理、基建、新校区建设、招生、就业等各部处的工作职能,发现问题及时提出解决措施。内审人员在具有扎实的专业审计知识的基础上,还应熟悉高校各项制度、具备战略管理、内部控制、风险管理、计算机技术等相关知识,做到能准确判断风险大小,并随环境的变化及时修正风险标准,为预防和减少高校的风险提供确认和咨询服务,为增加资金使用价值提出专业性的宝贵意见。

高校内部审计转型是内审发展的必然趋势,对高校内部审计发展具有里程碑意义。但是在这个过程中,内审人员需要认清转型所面临的各种挑战和阻力,善于学习外部审计及国外的先进经验,使高校审计工作蓬勃开展,并根据自身现状,走出适合自身的转型之路。



(作者郑新红 管颖妍单位:北京化工大学审计处)

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