湖南华菱湘潭钢铁有限公司/杨 峥

随着国家宏观经济的不断调整，钢铁行业的深度变革，企业的生存发展面临严峻挑战。钢铁企业在市场行情大幅波动、复杂多变的情况下，面临着来自外部和内部各种各样的风险因素，外部有政治风险、法律风险、技术风险、社会文化风险、自然环境风险、市场风险和产业风险；内部有战略风险、商业风险、运营风险和财务风险。

一、企业采购业务面临的风险因素

2018年3月1日施行的《审计署关于内部审计工作的规定》对内部审计定义为“对本单位及所属单位财政财务收支、经济活动、内部控制、风险管理实施独立、客观的监督、评价和建议，以促进单位完善治理、实现目标的活动。”新规定强调内审机构和人员应当全面关注组织风险，以风险为基础组织实施内部审计业务。采购是企业生产经营的起点，既是企业“实物流”的重要组成部分，又与“资金流”密切相关，在很大程度上决定了企业的生存与可持续发展，采购流程的环节并不复杂，但蕴藏的风险是巨大的。采购业务内部风险主要涉及运营风险和财务风险，其中运营风险是指企业因内部流程或外部因素而给企业造成经济损失的可能性；财务风险主要指偿债风险和流动性风险，前者是指企业负债率较高，在经营亏损或者投资失误的情况下，可能发生没有足够的资金按时偿还债务和利息，引起财务危机，甚至导致破产，后者是由于缺乏获取现金或者现金等价物而招致损失的风险。

二、加强内部控制审计，防范物资采购风险

（一）风险识别。

公司持续每年开展风险辨识、风险分析和风险评估，采用调查问卷方法识别出200多项风险，采用集体讨论、专家咨询、行业标杆比较、管理层访谈等定性方法对辨识出的风险及其特征进行明确的定义描述，分析和描述风险发生可能性的高低、风险发生的条件，同时评估风险对企业实现目标的影响程度、风险的价值等，形成《风险数据库表单》，编制《风险数据库台账》，并绘制《风险地图》。其中识别出采购风险11项，风险类别包括运营风险和财务风险，运营风险主要是采购管理风险，包括：采购物资计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成物料库存积压；采购授权不当、供应商维护和选择不当，造成采购价格严重偏离货物的价值，不符合市场行情；进口业务受国际政治和经济形势影响，汇率波动；采购合同定立、履行存在疏漏，导致合同执行过程中出现矛盾和纠纷（法律诉讼）；采购合同供方不能完全履约（主要指数量、时间），影响公司生产；缺乏采购行为的定期监督，采购验收不规范，使采购物资质量未达到合同要求。财务风险主要涉及生产存货和资金风险，包括：付款审核不严格，导致付款方式不恰当、付款金额控制不严；未能与供应商定期对账，导致结算、付款操作不当、结算付款错误；仓储部门没有逐条记录存货出入库情况，可能导致账实不符。

对于识别的风险项，须制定出应对措施，应对措施通常包括承担、规避、转移、对冲、补偿和控制，关于采购风险，我们选择进行“控制”，并制定了相应的控制措施。根据风险发生可能性和风险发生后影响程度评价标准，相关人员将各类风险进行打分评价，从低到高总分共10分，其中综合得分在8分以上的归类为重大风险，列入重大风险管理体系，包括采购质量、采购供应及预付款管理。确定大宗原燃料采购结算、商品质量、计划发货率等考核指标，并设定预警值，由指标监控部门负责定期测评。（见附表1）（二）内部控制测试。

公司每年由审计部门牵头组织内部控制测试，采购业务内控测试包含采购计划管理、供应商管理、采购实施、付款管理四个子流程，以及采购计划编制及审批、采购授权管理等19个控制点。

采购计划管理流程：主要审查在采购计划编制及审批环节中，采购预算和计划需求是否合理、及时，且是否经适当的管理层审批后执行，各层级授权审批是否有明确的规定。

供应商管理流程：主要审查供应商的选择和确定符合公司的利益并反映管理层的意图，包括是否对供应商的选择和考核评估有明确规定、供应商信息是否齐全、供应商信息变更记录是否经合理审批；供应商信息管理和维护，对于合格供应商清单的变更或删除经过适当管理层批准并及时得到处理；是否建立完善的供应商评价制度，有效管理供应商资源，以保持供应商信息有效、供货效率质量具有优势。

采购实施流程：主要审查采购方式选择是否合理，招标过程公开、合理、合规；是否建立合理的采购定价机制；采购合同是否经核准后签订及管理；采购订单的生成及审批；所有的采购订单是否连续编号输入及处理；所有收到的货物都经过验收及处理；所有的退货都经过审批及处理；已记录的采购是否均已收到物品；对采购行为进行监督和管理。

付款管理流程：主要审查应付账款会计凭证和入库单，验证已收受货物和服务的发票是否经过授权和审批，并附有适当的支持性文件；采购付款申请及审批，所有付款（包括预付款）已被准确计算、审核和及时记录；定期与分供商以对账单或询证函的形式进行对账，如发现差异应及时查明原因并及时处理，再对应付账款明细账进行相应的调整；建立预付款和定金支付的审批程序，对大额或长期的预付款项应定期跟踪分析，出现异常及时处理，降低风险。（见附表2）

因钢铁企业采购规模和资金占用量大，且采购品种繁多，根据采购特点，公司制定了《采购方式管理制度》，包含独家采购、紧急采购、直接采购、战略合作、产量承包采购、竞价或招（议）标采购等采购方式。在对某子公司进行内控测试时，审计发现如下采购缺陷：（1）采购授权管理不合理，本地化控制活动规定：“主管部门业务主办在接到符合规定的采购计划后，需提供招标文件和有效的投标人名单送部门主管审查，固定资产投资须报集团公司批准后，再由董事会讨论确定”。测试发现：该子公司无采购和投资立项授权审批文件，未对各层级授权审批有明确的规定。（2）采购方式选择不合理，本地化控制活动规定：“企业应当合理选择采购方式，供应商的确定需经过适当的比价程序；合理低价中标，中标单位应经过相关部门和授权人的审批并留有审核记录；重要和技术性较强的采购业务，应当组织相关专家进行论证，实行集体决策和审批”。测试发现：该公司无采购方式的相关规定。针对以上内控缺陷，该公司及时进行整改，制定了采购管理制度，设定合同按层级审批流程，完善了内部控制管理。

（三）内控运行监督及专项审计调查。

1.组织采购业务重大风险预警系统运行情况审计。

为加强风险数据库、重大风险管理工作，公司构建了重大风险预警体系，涉及战略、财务、商业和运营四类风险七个风险流程（投资、企业研发新产品、偿债、信用、信誉、信息系统和采购）的预警，其中采购风险流程预警包括：采购预付款、预付款结算、预付款转税以及采购供应和采购质量五个子流程，并制定了风险指标和预警值，明确了各业务职能部室是风险控制的责任主体，审计部门为风险管理监管部门。

在对某次采购风险流程预警系统运行监管审计时，审计抽查情况如下：采购“预付款”预警值为“预付款支付后，超过规定时间未取得货权”，监管结果均正常；“预付款结算”预警值为“进口矿、煤人民币贸易结算＞1个月，监管结果为有2个合同预付款结算超过1.5个月；“预付款转税”预警值为“进口矿、煤转税时间＞2.5个月”，监管结果均为正常；“采购供应”预警值是“1个月计划完成率为零或连续2个月计划完成率为50%”，监管结果进口矿、炉料、材料和备件四大类均正常；“采购质量”预警值是“以次充好，质量作假；发生一次材料备件质量不符合要求；发生一次原燃料质量问题退货”，监管结果为原燃辅料有2起以次充好、质量作假，2次原燃料质量问题退货事件，设备备件有2起超过预警值。此次审计还发现采购部门上报的《重大风险预警及监管分解表》信息与重大风险预警存在一定的差异，同时采购业务重大风险预警体系还存在不完善之处，为了达到防范重大采购风险预警效果，提高工作效率和文件执行率，完善风险预警监管，提出如下审计建议：业务部门须不断完善采购重大风险预警体系指标和预警值，要求风险指标与各部门绩效指标相关联，且将公司风险预警值纳入日常监控。

2.开展采购业务专项审计调查。

在公司原料采购过程中，某国际贸易公司出现供应质量问题，经审计核查发现采购和物流环节存在问题，其中港口现货贸易矿货权交接环节存在较大风险，主要体现在：（1）港口进口现货贸易中，非主流进口矿、二级加工进口矿因港口堆放时间较长或二次加工，矿石质量可能已发生较大变化，如仍按CIQ结果进行货权交接，将直接造成我公司经济损失；（2）CIQ检验水份较低，供应商或港口可能装船前打水，人为造成原料亏吨；（3）在港口国内现货贸易模式下，主要以供应商出厂的质检和过磅单作为结算依据，缺乏验证机制，一旦出现质量事故，只能在货到厂后才能发现，问题暴露滞后，而且难以区分问题责任单位和责任点。针对上述货物风险，提出流程和制度改进建议，取消港口国内现货贸易采购模式，明确业务监管职责；港口货权交接时，要求技术质量部门到港口取样检验或委托实施装船的CCIC检验。

三、采购环节内部控制的完善与改进

（一）优化供货渠道，完善供应商管理。对于部分供应商独家垄断局面如何打破、公司现有采购渠道是否最优，是审计人员关注的重点。打破现有供应格局，采购人员应主动深入市场调查资源，直接与资源供应商建立合作关系，并制定中长期采购计划，逐步拓展资源渠道，确保物资稳定供应。审计人员通过参与招议标、市场调研和供应商的实地考察，将审计工作重心前移，在渠道优化上为公司决策提供参考依据。（二）净化供货环境，保障采购质量。加强大宗原燃料入厂质量督察，防止原燃料弄虚作假，通过质量专项管理，减少入库质量问题点、让步接收和退货更换量。将监控重点前移，管控重心下移，加大现场物料使用质量跟踪力度，关注采购流程中的违规事件，对损害公司利益的不法供应商列入“黑名单”，严格考核内部履职不到位的员工，保障公司物资采购供应质量。（三）加强采购人员岗位监督和管理。采购属于敏感岗位，在采购岗位制定一个轮换时间表，实行采购人员定期轮换，这样可以防止企业人员与供应商勾结获取私利，在很大程度上规避舞弊带来的损失。对采购人员进行权责分工，明确职责，有利于提高工作效率和实施考核。（四）完善采购管理体系，降低采购成本。加强信息沟通，研判、分析市场走势，及时掌握生产接单情况，动态调整采购计划，实现采购创效；发挥水运优势，降低运输成本；材料、备件紧跟市场，严控采购量，以物料的性价比作为综合考量指标进行采购；通过行业对标、集中谈判、大力推行国产化、优化配置、以旧换新等方式，降低采购成本。

四、结束语

钢铁市场行情大幅波动，如何降本增效，使企业具有持续竞争力，采购作为钢铁企业经营发展和内部管理的重要环节发挥着至关重要的作用。采购环节存在的诸多不足与漏洞，多与企业管理层的不重视、企业内部控制失效有关。公司须通过不断强化内部控制管理、防范物资采购风险，为公司生产经营稳定顺行保驾护航。