在经济高质量发展背景下，数字经济的浪潮不断推动企业财务进行数字化转型升级，促使企业财务由传统模式不断向智能化、信息化模式创新发展，“大智移云物区”等技术的应用为企业财务数字化转型升级提供了技术基础。会计档案作为企业财务重要的一环，也逐渐从纸质档案向电子档案转变。

目前,　会计档案管理经历了3个阶段:传统纸质会计档案管理阶段、纸质会计档案影像化管理阶段、会计档案电子化管理阶段（吴燕萍，2018）。在传统纸质会计档案管理阶段，会计档案部门主要管理纸质会计凭证、账簿、报表等。随着会计信息化的发展，企业开始引入财务系统，在财务系统中进行会计核算和账务处理，大量的纸质会计凭证通过OCR扫描技术等形成影像，影像和纸质会计凭证一同保存归档，这时进入到了纸质会计档案影像化管理阶段。电子发票的出现和财务智能化的发展使会计档案管理进入到会计档案电子化管理阶段。2018年8月全国首张区块链电子发票在深圳开出，企业可以在区块链上实现发票申领和报税，实现无纸化智能税务管理，电子发票的使用场景扩大。大型企业集团为实现财务智能化而建立起财务共享中心，每天进行业务处理会产生大量电子会计凭证，系统也会自动生成电子会计账簿和报表，越来越多的数据以电子形式在系统中产生，这意味着档案部门收到的纸质文件越来越少，如何管理大量电子会计档案是智能化背景下档案部门必须面对的挑战。

二、电子会计档案管理的制度演变

曾经我国要求电子档案强制“双套制”保存，即电子文件在归档时同时打印纸质文件一同归档。2002年颁布的中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T　18894-2002）总则第4、5条规定：“具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。”在强制“双套制”保存的规定下，我国企业在对电子凭证、电子会计账簿、电子财务报表进行归档时，必须同时打印纸质文件一同保存，这大大增加了企业的档案管理的成本，降低了企业的运营效率。

2016年1月1日期实施的《会计档案管理办法》第八条规定“同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可以仅以电子形式保存，形成电子会计档案。”这表明我国电子文件归档正在从强制“双套制”向任意“单套制”演变（苏焕宁和陈永生，2020），“单套制”即电子文件仅以单一的电子形式进行归档。越来越多的企业在财务系统中生成会计账簿和财务报表后，仅以电子形式进行归档，除特殊要求如税务机关检查外，不再打印纸质文件。

2020年3月23日，财政部发布《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，通知中指出“符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。除法律、行政法规另有规定外，电子会计档案可不再另以纸质形式保存。”2020年6月20日修订的《中华人民共和国档案法》第三十七条规定“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。”确立了电子会计档案的法律地位。

从我国法律法规的变化可以看出，我国正在积极推进“无纸化”和档案信息化建设，但是很多企业并没有建立起配套的设施，电子会计档案的管理流程比较复杂，电子会计档案的可信性也无法保证，如何管理日益增加的电子会计档案成为困扰企业的难题。

三、电子会计档案管理面临的主要问题

（一）电子会计档案的信任危机

电子档案具有易修改、易损毁、依赖设施环境等特点，导致其在法律凭证功能上存在先天不足，跨机构调阅电子档案难被信任（李春艳和乔超，2020）。在业务系统中使用电子文件主要是为了提高企业内部工作的效率和质量，但是若要将电子文件在企业外部作为凭证使用，则会存在信任问题，外部机构无法相信电子文件的真实性。目前大部分企业将电子文件作为凭证使用时，仍然采取打印后加盖单位公章的形式，无形中增加了大量的社会成本。

电子文件的信任危机主要体现在对电子数据的可信性和电子证据的合法性两个方面（李春艳和乔超，2020）。电子文件的凭证性是其基本属性，但其作为凭证是否可信并无法保证，合法性是电子文件的社会属性，虽然现在《档案法》已确立了电子档案的法律地位，但前提条件是电子档案真实可信。在信息化环境下，电子文件的可信性仍然是制约全面无纸化和信息化的核心问题。因此，如何保证电子文件真实可信，是电子会计档案管理面临的主要问题之一。

（二）电子会计档案管理流程复杂

大型企业集团采取建立财务共享中心的方式，将企业集团所有子公司的业务全部集中到财务共享中心，进行标准化、流程化的管理，降低管理成本。但是在电子会计凭证归档过程中，仍然采取打印加邮寄的方式，从各地邮寄至财务共享中心的所在地，成本耗费巨大，且仍无法保证电子会计档案真实可信，汇总的纸质会计档案数量多且占地面积大，凭证的打印、匹配等管理成本居高不下，纸质档案还可能面临丢失损毁风险，导致无法与电子档案进行匹配验证，电子会计档案管理系统未与其他业务系统和财务系统建立接口，导致在归档过程中需要人工进行归类整理，一系列的问题给档案管理工作带来很大困扰。

区块链技术的出现能很好的解决这些问题，区块链的加密算法和验证机制能保证电子会计档案的真实性和难以篡改，智能合约能实现电子会计档案归档流程的自动化和智能化，促进企业财务智能化建设。本文将研究区块链技术在电子会计档案管理中的应用。

四、基于区块链技术的电子会计档案管理基本原理

（一）区块链技术与电子会计档案管理的结合

区块链是一种基于加密算法的数据结构，其本质是一个分布式共享账本和数据库，具有去中心化、不可篡改、全程留痕、可以追溯、集体维护、公开透明等特点。其基于时间戳的“区块+链式”数据结构，能够实现信息追溯和验证，分布式节点共识算法能确认和更新信息，数字加密算法能保证信息记录的安全和难以篡改，自动化脚本代码组成智能合约能进行信息的操作和编程，去中心化功能能实现资源共享（杨润辉，2020）。

电子会计档案管理通过利用区块链技术的特性，可以实现分布式多渠道多触点的档案存储，保证电子会计档案的真实可靠，实现档案存储个性化、自动化和电子会计档案的监督与可追溯等目标。它们之间的结合关系如下：

1.去中心化。电子会计档案管理利用区块链技术建立一套平行账簿系统，任何一份档案的存储都同时记录在双方的账簿中来保证存储和读取数据的一致性，同时在多地建立数据库，实现多节点存储数据，任何一个节点的损坏都不会影响到其他节点，保证电子档案能够安全的保存。

2.智能合约。在电子会计档案管理系统中，通过设定个性化的合同自动触发条件，如需保存档案的类型、内容、归档地等，实现电子档案归档流程自动化。

3.加密算法。独特的加密算法能为每个电子会计档案生成一个独特的哈希值，想要逆向解码十分困难，使得档案被篡改的风险大大减小。

4.时间戳。在区块链中记录的数据信息会被打上相应的时间戳和地点戳，从而记录信息的时间维度和空间维度。在保存电子会计档案时，能够从时间和空间双重维度对电子会计档案进行追溯，使得电子会计档案可追溯性大大增加。

（二）应区块链技术存储电子会计档案的原理

在电子会计档案管理中应用区块链技术实现存储原理是：电子会计档案管理系统或业务系统将需要存储的业务数据通过设置好的接口或客户端提交至区块链系统，接口或客户端首先将数据交智能合约进行数据处理，智能合约中有预先设定好的规则以实现相应的功能。智能合约功能执行后，请示区块链系统进行存储。区块链系统接收到存储请示后调用背书节点进行背书，然后通过共识算法管理模块将数据打包生成区块文件，主记账节点获取区块后，通过P2P协议广播区块到不同的记账节点；拿到区块后，记账节点通过账本存储管理模块写入本地账本中，至此完成电子会计档案的在区块链的存储。电子会计档案管理系统可以通过账本管理模块来查询存储在区块链中的电子档案数据，包括业务号、区块编号、区块哈希值等（蔡盈芳，2020）。(见图1)

（三）区块链技术用于电子会计档案可信性验证

区块链技术在对电子档案的真实性保障方面优势较为明显。区块链技术能根据加密算法给每个电子档案生成一个独特的哈希值，对电子档案的任何微小改动都将导致哈希值的变化。将电子档案的哈希值上链保存后，便可以基于哈希值进行追溯，当需要对电子档案的真伪进行验证时，只要将电子档案的哈希值与存证链上存储的哈希值进行对比，从而达到可信验证的目的，若两者的哈希值不能匹配，则说明电子档案可能存在被篡改的风险。在区块链的链式结构下，每一个区块头的哈希值都会放入下一个区块中，由此形成一条链，若想要对链上的某一区块进行数据修改，则需要对该链上所有的区块进行修改，极大增加了篡改数据的难度。

（四）区块链技术用于电子会计档案归档智能化

智能合约技术是区块链使用的技术之一，智能合约可以预先设定好归档条件。将电子会计档案管理系统与其他系统的接口完成对接后，当其他系统产生的电子文件符合设定好的归档条件时，便可自动将电子文件传递到电子会计档案管理系统中，形成电子会计档案，同时将电子会计档案存储到区块链中。区块链本质上作为信息系统平台，其实现功能的方式是处理和存储数据。在区块链上可以通过账本管理模块来查询存储在区块链中的电子会计档案数据，包括业务号、区块编号、区块哈希值等。

五、基于区块链技术的电子会计档案管理系统构建

（一）应用区块链的电子会计档案管理系统架构

应用区块链的电子会计档案管理系统架构如图2所示。区块链技术作为底层技术提供基础服务，智能合约用于定义归档条件和归档的档案种类，共识机制用于更新区块链的信息，数据库用于存储需保存的档案信息。

会计档案管理系统包括电子影像、电子凭证、报表查询、档案借阅、库房管理、系统管理六大模块。电子影像模块主要处理纸质会计凭证采集过程中的凭证扫描、综合校验、数据转存、影像查询复核等事项；电子凭证模块主要管理企业内部生成和外部收到的电子凭证、同时进行凭证匹配、凭证复核、凭证分册等工作；报表查询模块主要处理会计档案查询需求中的报表查询、凭证查询；档案借阅模块主要处理档案调阅、借阅审批、监督检查等工作；库房管理模块主要处理归档过程中的档案移交、出入库、案卷复核、档案盘点等工作；系统管理模块主要负责系统数据维护、人员组织及权限管理。电子会计档案管理系统还要与ERP系统、智能报账平台系统、电子影像系统、OA系统等建立系统接口，以实现数据的自动化传递。

搭建了统一的系统平台后，财务所有的信息均通过信息系统来采集和传递，实现了数据一点录入，信息全程共享。网上报账环节的影像管理系统与档案管理环节的电子档案系统共同构成档案管理系统体系。通过影像管理系统的实施，原始票据可直接在各地进行扫描，电子影像文件上传至影像管理系统，可随时调阅影像文件。电子会计档案系统以ERP系统为基础，与影像管理系统、智能报账平台系统和其他系统相结合，将企业自制的电子文件同内、外部原始凭证的影像文件进行匹配，形成完整的电子档案数据。

（二）应用区块链实现电子会计档案全生命周期管理

电子会计档案管理不应只考虑归档环节，而应从电子会计档案生命周期进行管理。应用区块链技术可以从归档来源、档案保存、日后检查三个方面对电子会计档案进行全方位管理。业务人员在业务办结后，通过前端业务系统提交电子文件归档申请，在线归档系统将打包好的电子文件和元数据发送给档案系统。在数据传递前，业务系统会在电子文件中进行系统数字签名，用以确认归档来源业务系统身份，并在电子会计档案管理系统进行数字签名认证等。确定归档来源后，进行档案“四性”检查，通过后进行业务交接确认，并正式发起归档流程，由电子文件产生部门和档案部门分别对流程进行审批确认，通过审批后，电子文件正式“入库”成为电子会计档案。在整个归档过程中由区块链记录关键环节信息，并为归档的电子文件和元数据提供背书，保存归档来源和档案接收过程中的所有数据信息，通过区块链有效证明电子会计档案在接收、保管、利用各阶段信息的真实性。

档案来源上链存证：在财务智能化背景下，电子文件归档是业务系统对电子会计档案管理系统直接传递，因此，需要对归档的数据来源进行事前审核，并且在归档过程中对归档来源的信息真实性进行验证。对通过审核的归档来源信息，包括其系统名称、基本情况等元数据信息，系统建设时的相关准入文件等的哈希值，都应上链保存。当归档实际进行时，系统会先基于准入编号到区块链中对其进行验证，以此判别此次归档来源的身份是否真实。

归档档案上链存证：在正式归档时，系统会将每一个归档批次的电子会计文件的关键信息进行上链存证，关键信息包括电子会计档案来源单位、电子会计档案的管理单位、归档发起时间、归档人员等元数据，其中，电子会计档案的哈希值作为唯一主键进行标识。电子会计档案管理系统接收到归档数据包后，完成数据解析和基本内容检查，然后将数据固化上链保存。在此过程中，唯一主键是系统层面赋予该档案的身份信息，即电子会计档案的哈希值，用于后续在区块链服务平台中对电子会计档案进行溯源、查询和验证。

日常巡检记录上链存证：在电子会计档案保管环节，需要在系统中对存储电子会计档案的数据库进行定期巡检，同时对数据库所在地的机房、服务器进行检查，确保硬件设备正常运行。系统巡检可根据系统环境和档案保管需要，结合“四性检查”的要求，设计电子会计档案的巡检对象、巡检内容、巡检频率及执行方式，以任务的方式定期执行，以保障电子会计档案的真实、完整、安全、可用。在完成巡检任务后，将当次巡检的结果上链保存作为记录，以备后续检查。

借阅记录上链存证：当需要查阅电子会计档案时，需要经过借阅审批流程，经档案所属部门、档案管理部门同意后方可借出，允许在线查看和下载至本地查看两种情况。每次下载借阅时根据借阅人信息生成“借阅版本”档案，即生成一份包含借阅人信息及审核信息的电子档案，将“借阅版本”电子会计档案的哈希值同步上链保存，也即将借阅人信息和审核信息保存在区块链中，若发生档案信息泄露则能够有效地追踪源头，同时也可以对“借阅版本”电子会计档案提供真实性认证。

电子会计档案验证服务：当需要对电子会计档案的真伪进行验证时，可以通过电子会计档案管理系统调用区块链验证服务，将本地电子会计档案计算的哈希值与存证链上存储的哈希值进行对比，从而达到可信验证的目的。

（三）应用区块链的电子会计档案存储方式

区块链本质上作为信息系统平台和数据库，其实现功能的方式是存储和处理上链数据，其处理的核心是分布式账本管理和业务交易处理，分别对应数据存储与数据处理（蔡盈芳，2020）。考虑到应用成本和业务特点，并非所有的业务和档案数据都适合使用区块链进行处理和上链保存，要通过分析应用场景，梳理出需要上链的业务和档案数据，最终确定区块链要实现的功能和目的。

考虑到电子会计档案中，电子会计凭证和电子发票的数量庞大、种类繁多，会占据大量存储空间，从节约成本的角度考虑，推荐电子会计凭证采取将哈希值和关键元数据上链保存而档案内容保存在本地档案管理系统数据库中的形式，以节省链上的存储空间。对于某些比较重要的电子会计档案，如财务报表、重要合同等，则可以将档案的全文数据和全部元数据上链保存。

以提交区块链处理或存储数据范围来划分电子会计档案数据应用区块链的存储方式，主要有三种，列示在表1中。

1.仅哈希值上链方式。即仅将电子会计档案的哈希值上链。哈希值是将数据块（如电子会计档案）通过散列算法运算（哈希运算）生成的一个固定长度的字符串。哈希值具有正向快速、逆向运算困难、强抗碰撞性的特点，是电子签名、区块链技术的重要支撑技术。将电子会计档案哈希值上链的具体做法是：首先通过运算生成电子会计档案的哈希值，系统获取后会将哈希值提交区块链接口并请求存储，接下来区块链系统接收到上链存储请示后调用背书节点进行背书，通过共识算法管理模块将数据打包生成区块文件，然后主记账节点获取区块并通过P2P协议将区块广播到不同的记账节点，最后记账节点获取到区块并通过账本存储管理模块写入本地账本中，完成电子会计档案在区块链的存储。

2.哈希值和其他部分元数据上链方式。即仅将电子档案哈希值上链及关键元数据上链。元数据一般包括内容元数据、结构元数据、背景元数据、管理过程元数据等。与仅将哈希值上链不同的是，此方式除将电子档案哈希值提交区块链存储外，还将关键元数据提交区块链存储，企业可自行决定将哪些关键元数据提交区块链。采用此种方式的企业一般是有对电子会计档案管理过程进行防篡改的需求，因为存储的元数据可能会按时序分多批进行。此方法具体做法与方法1基本相同。

3.全文数据和全部元数据上链方式。即将电子会计档案（含元数据，下同）直接上链存储。区块链本质上是一个数据库，自然可存储电子会计档案及其元数据，因此，在电子会计档案管理中除将哈希值、元数据上链存储，也可将电子会计档案直接存储在区块链上。电子会计档案的归档、编号、检索等功能可通过智能合约预先设定规则来实现的，通过智能合约来实现对电子会计档案的自动归档和智能化管理。

六、结论和展望

区块链技术可用于电子会计档案全生命周期管理，保证电子会计档案的真实性，实现电子会计档案智能化管理。在存储方式上，对于重要的电子会计档案可以选择全文数据上链的方式，对于数量大且不太重要的电子会计档案可采取哈希值上链，原文件分开保存的方式。尽管区块链在真实性保证方面存在优势，但其在电子文件长期保存、技术成熟度、节点稳定方面有所不足，仍需后续技术改进。

目前区块链已经发展到区块链3.0阶段，实现了互联网应用，在供应链管理、防伪溯源、产权登记、证据保全、金融等多个领域有广泛的应用，区块链正在逐渐发展成为一个各行业协同互联的智能网络流通平台。企业应将“区块链+财务”作为财务转型的关注重点，不断更新管理理念，树立创新意识，充分发挥区块链的技术优势，促进信息技术、市场资源和财务管理的相互融合，从技术、制度和成本三个方面统筹安排，根据企业自身条件对财务体系进行“量身定制”，这样才能优化业务流程和提升企业业绩。作为还在趋于成熟阶段的技术，区块链的应用还需要国家创造更好的政策环境并做好顶层规划，社会和企业共同营造良好的使用环境，同时还要加快对区块链技术所需综合性、复合型人才的培养。