湘潭开放大学 尹欢迎

近年来，会计信息化建设一直有序推进，越来越多的财务活动都使用了软件系统，去除了相当一部分重复性工作，但如学校这种非专精于财务工作的事业单位，依然存在教职工对票据报销深感畏难的现象。本文从内部控制视角出发，依托X大学实际工作案例，厘清各审批环节内部控制风险点，学校需要强化内部控制管理制度，完善相关工作流程规范，面对各类报销规定不断变化更新，财务人员仍需不断学习，及时把新的规定贯彻落实到位，才能保证经费报销的合规有序。

一、报销业务的内部控制要点

内部控制是一个单位为了完成其经营目标，保护其资产安全，保证其会计信息可靠，确保其经营方针落实，以实现单位活动的经济性、效率性和效果性在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法和措施。以×大学为例，基于财务报销，内部控制的要点如下：

1.健全制度控制。单位建立报销规定制度、预算管理制度、内部综合评价制度等，为内部控制的执行建立好的制度保障，对内控进行优化和完善最大限度提升资金使用效率。

2.不相容岗位分离控制。单位对财务报销工作，实行票据初审-票据复审-提请支付-支付审核-账务处理制单-账务处理审核岗位相互分离。确保每一笔经济业务的票据流转都有人审核监督，减少人为失误的可能。

3.真实合法控制。审核票据的财务人员首先要对票据报销规定非常熟悉，对报销业务的事前审批、事后填报、附件齐全等审核做到全面准确，且审核会计再次审核各项手续是否完备，确认无误才能安排进入支付流程，确保报销业务的真实合法。

4.预算管理控制。以×大学为例，单位实行项目预算管理制，每笔开支都对应到各部门的具体项目，审核会计须根据项目预算确认能否安排支付，运用预算管理系统严格控制各部门各项目预算数，避免无预算或超预算开支。

5.付款跟进控制。付款人员须再次审核票据附件及手续是否齐全，根据相对应的指标提请支付、跟进财政审批流程，确保款项支付及时、信息准确、专款专用。

6.账务处理控制。总账会计根据已支付无误的原始凭证编制记账凭证，审核会计及时进行复核，按月完成凭证账簿及报表的编制，按年度完成会计档案的归档。

二、×大学财务报销现状分析

（一）×大学财务报销概况

在×大学预算一体化系统内查询统计了2021年-2023年报销业务支付凭证（包含公务卡、现金、转账）。从报销量来看，2021年-2023年报销业务量为2840张，其中2021年890张，2022年925张，2023年1078张，近三年的报销凭证数是逐年增加的；从业务类型来看，主要有物资服务采购、差旅费、市内交通费、劳务费、公务接待、工作餐、培训等费用报销；从时间分布来看，每年的2月和8月报销量较少，其他月份较多，尤其是12月份，以2023年为例，11-12月份报销凭证量405张，占比达37.57%。

（二）×大学财务报销流程

×大学计划财务部目前4人，审核记账1人，预算项目管理1人，支付1人，出纳1人。分工明确，各司其职，每个岗位均有设置审核。

报账人员的报销流程：报销人员需先将票据及附件整理好并完成相关审批手续，再前往计划财务部审核票据，而后将手续齐全的票据提交预算项目管理人员，最后收到报销款。至此，对于报账人员，财务报销的周期从票据审批开始至款项到账结束。从2023年报销付款业务的一千多张凭证来看，计划财务部每周开账2天，报账人员从初次审核到提交财务的时间为3-10天，平均报销时间为一周。

财务人员的报销工作流程：报销前，预算项目管理人员根据各部门上报的预算，结合学校实际情况统筹安排各部门年初预算及预算调整，确保先有预算后有开支。报销时，首先，审核人员按照报销规定进行票据审核，其次，预算项目管理人员根据报销票据更新项目预算执行情况，同时对票据支付进行审核。最后，资金会计根据各类业务和指标性质分别进行支付，并经审核人员审核。报销后，记账人员及时编制凭证账簿并出具报表，完成会计档案装订。从2023年报销付款业务的一千多张凭证来看，以预算一体化系统记录的时间为基础，从收到票据至付款完成时间为2-3天，从付款完成到编制凭证时间为2-3天，基本达到当月凭证在当月编制完成，次月一周内出具报表。

三、×大学财务报销过程中的问题

（一）报销材料不合规

学校各部门没有设置专职报账员岗位，均实行票据自行报销。在报账人员提交的报销单据中，有时候会出现发票未签字、附件粘贴不规范、报销经费没有使用公务卡支付等情况导致报销退单。在拟定合同或协议时，对其法律约束性认识不强，有的合同条款可能是空至的，甚至于业务活动方面的表述不准确，在财务报销环节审核不通过，导致需重新签订合同。教职工提供的部分原始单据无法满足报销规范性要求，无法保证票据的真实合法性，不符和内部控制的要求。

（二）审批流程各异

内部控制下的不同机构部门全责分明，相互制约，相互监督。学校整个报销流程从申请—审批—付款，不同的院处室要经历不同的审批环节，其中一个环节或几个环节有误就会拉长整个报销时间。

（三）报销过程反复

对于手续不齐全的票据，财务人员只能拒收，有的报账人员不熟悉报销规定和流程，在报销之前，便到财务部门询问，从附件整理到票据粘贴到签字审批，都需要在财务人员的逐步指导下才能完成。有的报账人员则是在办理过程中多有疏漏，以至于一笔报销业务需要到财务部审核多次才能达到报销要求。

（四）报销扎堆严重

寒暑假是学校的招生高峰期，招生工作、科研工作、工程建设等工作也在假期正常开展，假期积累的票据使得学期初报销扎堆。财政资金在年底会面临被财政部门收回的压力，种种原因均会导致年底报销业务量激增。在报销的过程中，某一个环节手续不齐全，导致报销返工，部分必须要支付到位的款项，为了赶在财政关账之前走完支付流程，不得不先支付再补办报销手续。从而影响整体财务服务水平，极大的增加了财务人员的工作量和出错率。
四、“报销难”的原因分析
（一）经费收支种类多，增加了报销难度
×大学收入有财政拨款和非税返款，主要的非税收入来源于学费收入、培训收入、租金收入。因财政拨款有限，非税收入不能及时收回，学校整体上资金比较紧张。支出方面，按经济事项内容可以分为人员工资保险支出、劳务费支出、差旅费支出、培训费支出、资产设备购置支出、房屋建筑物维修维护支出、公务接待支出、工程建设支出、工作餐支出、水电物业支出等，每种业务类型的报销要求不同，不同的业务对应的指标也不同，财务支付岗位需严格对照指标支付，确保专款专用。

（二）审批签字程序多，延长了报销周期

以×大学为例，按照其财务管理制度和报销规定，根据经费类别和性质不同，财务实行分类管理、逐级审批的审批管理制度。目前×学校各类型的票据报销流程如下：首先是业务部门的负责人和分管校领导审批签字，其次是财务人员审核票据，最后是财务部负责人和分管校领导审核签字安排付款，其中部分单据还需要书记或校长审批签字，审批签字程序较多。经费报销的全流程可能涉及后勤部门、人事部门、党政办公室、财务等多个部门，每个部门有不同的管理要求，如未及时与各部门沟通，问题往往等到会计审核票据的时候才体现出来，致使报销返工。如遇到相关领导外出，报账人员可能要跑多次才能完成所有的签字手续。

（三）报销规定变化多，降低了报销效率

学校的报销规定会根据上级文件变化而不断调整，不同的业务涉及的报销规定亦不同，报销人员没有及时学习理解清楚新的文件精神，对报销规定不了解，可能导致报销返工，需要经财务人员多次指导后才能完成报销手续，增加了财务人员工作量，使得报销工作推进较慢。

（四）信息化管理滞后

为强化管理、防范风险，学校按照内部控制管理要求，对各类项目经费支出设置了相应的审核流程。经费报销涉及的管理制度多，有差旅费、培训费等方面的管理制度，相关制度繁杂且更新频繁，并且审计监督部门以清单形式列明法律法规禁止事项，划定红线，所以经费报销专业性强、风险防控点多、规范性高。×学校目前的票据审核是面对面人工审核，主要由财务人员对票据附件是否齐全、内容是否符合规定、签字盖章手续是否完整进行全面审核，由于信息化管理缺乏，报销审批环节多，尤其当财务人员审核不通过，需要重新办理签字手续时，报销人员经常为报销“跑断腿”。

五、解决“报销难”的措施
学校在制定财务报销制度时应考虑以服务广大师生为出发点，精简和规范办事程序，做好报销服务，帮助广大教职工顺利的完成票据报销。

（一）完善财务制度

根据内控健全制度的要求，学校当根据上级文件精神并结合本校发展实际，及时修订和完善相关财务制度，建立规范的内部控制体系。确保财务制度能符合学校的建设发展，确保报销的每一个审核点有文件可依。为防止报销人将报销单据囤积报销造成学期初或年底报销单据堆积，财务部门可以规定报销期限，均衡报销时间，如规定：须在经济业务完成后的三个月内提交报销，如无客观原因，超期事项不可报销，确有客观原因的，可提交超期报销说明，经部门负责人、分管校领导、校长审批通过后方可报销。

（二）落实预算管理

根据内控预算管理的要求，学校当全面落实项目预算管理制度。一方面，财务人员要根据项目预算工作开展的需求，进一步改进预算管理系统的功能，充分运用预算管理系统更好的服务于预算管理。财务人员及时在预算系统内做好收支执行数更新，确保各部门能实时准确知晓本部门收支执行情况。另一方面，各部门领导要加强对预算管理的认识，不断坚持沟通学习，做到自主的、熟练的运用预算系统了解本部门的收支情况，积极创收，实现预算收入目标，严格按照预算开支，无预算不开支，超预算不开支，项目之间不打通开支，从而更好的把控本部门的经费运转，真正的参与到与学校一起“当家理财”的工作中来，让经费管理更具有科学性。

（三）优化报销服务

根据不相容岗位相分离的内控要求，学校财务部门既要明确职责分工，也要互相协作，共同为教职工提供好的报销服务，营造良好的报销氛围。

首先，财务人员应当与时俱进的更新自己的专业知识，不断学习新的政策和文件要求，吃透相关文件精神。财务还应当提升沟通能力，保持头脑清晰，当教职工对某类型的业务报销存在疑问的时候，财务人员能熟悉的运用相关文件规定和专业知识来解答疑问，用比较简练的语言把报销要求和注意事项表述清楚，让教职工理解报销的原理，减少因沟通不顺而带来的报销波折。

其次，财务部门可以围绕上级各项政策解读、经费预算管理、资金使用管理、审计检查等几个方面，针对教职工最关心、困惑最多的经费报销问题举办专题培训。根据近期报销过程中发现的问题，不定期开展小型培训，重点讲解多数老师不了解的报销规定和常见的业务类型报销规定，并以报销过程中出现的问题作为案例以加深印象。突出讲解新的报销文件规定，对新规定新流程及时做好讲解宣传。

最后，财务部门还可以通过文本、视频等方式方便教职工学习，提高报销服务质量。

1.编制便携式报销指南。财务部门根据报销规定对各类报销业务编制简易的报销说明，比如外出参会学习、市内交通、公务接待、物资或服务采购、工作餐、培训或活动项目等业务，包括相关的政策规定、报销附件和审批流程的说明。将报销说明放置报账大厅和学校工作群，方便教职工查看和下载所需附件。

2.制作报销短视频。通过制作短视频来呈现报销的全过程，从附件整理到票据粘贴到审批签字，清晰明了的呈现报销全过程，既方便教职工自主学习，也适当减轻财务人员指导和审核的工作量。

3.“一站式”报销服务。在专门的报账厅设置初审复审收单三个岗位，为报销人员提供专门的报销单据，填写票据的桌椅，提供流水线式报销服务，减少了报账人员因基础性错误往返财务部门的次数和奔走流转转述问题的时间，提高财务人员和报销人员沟通效率，从而提高报销效率。

（四）加强财务信息化建设

构建财务信息化平台，是学校改善“报销难”的一个有效途径。财务信息化平台将预算管理、出行管理、采购管理、接待、校内办公等业务一体化，实现网上事前审批。审批人可以不受校内办公场所和设备的制约,　通过平台催办提醒，实时移动审批各类事项,减少了报账人员“跑腿”次数，缩短了办理审批的时间，从而提高报销效率。各业务类型的审批等专业问题在各初始阶段由各部门分工协作把好关，比如采购是否合法合规、款项收支是否按照预算执行等，让每一个环节的管理者能充分运用信息化平台完成相应的工作并承担相应的责任，推动报销工作的高效开展。

六、结语

在新会计制度下，学校财务管理工作在建立健全内控制度的同时，也要不断地优化服务，开拓新的工作模式，提高财务报销工作质量。结合内控制度构建要求，进一步规范财务报销制度和流程，积极探索和引进财务信息化平台，根据本校实际情况，编制符合规定的简化的网上销流程，让报销要求和操作易学易懂，降低报销出错率，节约报销时间，最终达到提高财务报销效率的目的。