我国会计电算化工作始于20 世纪70 年代，经过了30 多年的发展，已取得了可喜的成绩，但电算化会计档案管理还远远落后于电算化会计工作本身的发展。本文就如何做好电算化会计档案管理工作谈一点粗浅的认识。



一、电算化会计档案的特点

与传统的会计档案相比，电算化会计档案具有以下一些明显的特点：

1、电算化会计档案更有存贮价值。电算化会计档案使用方便、快捷、直观，容易产生一些分析结果，可以为管理和决策提供较好的支持。

2、电算化会计档案的存贮范围更广。电算化会计档案不仅包括传统意义上的会计档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据、与源程序有关的文件资料及存储在磁性介质上的会计数据。

3 、电算化会计档案的存贮形式更多。电算化会计档案一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在，另一方面它又以磁性介质或光盘的形式存在。

4、电算化会计档案的存贮要求更高。 电算化会计档案受存贮介质质量、存放环境和存贮有效期等因素的影响很大，保存不当，容易遭到破坏。同时它较传统会计档案易于修改，且不留痕迹。因此电算化会计档案的安全性、完整性要求更高。



二、电算化会计档案的收集与存贮

1、电算化会计档案的收集

电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内（如一个会计年度），把计算机中的所有会计数据拷贝（备份）存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，这样可以在计算机硬件系统损坏后，在最短的时间内，以最小的损失恢复原有的会计电算化系统。除了备份之外，还要特别注意对电算化会计档案中软件文档的管理，如财务软件的系统名称、版本号；编程语言、数据库系统类型；销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人；会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型；计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统等。

2、电算化会计档案的存贮

（1）妥善存贮。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的，它受质量、温湿度、磁场等因素的影响较大，易受破坏。因此对电算化会计档案的管理必须注意几个方面：要选用质量较好、可靠性较高的介质保存；在形成这些档案时应采用“AB 备份法”进行数据备份；对存放往年会计档案的介质应定期复制，如每半年复制一次且最好复制双份存放在不同的地点；对使用时间较长的存贮介质应定期进行替换；对硬盘上的会计档案应定期备份到光盘或其他磁性介质上；对备份盘也要定期复制，以防止磁性介质老化等技术问题导致数据的损坏或丢失。

（2）防止盗用。由于电算化会计档案存在易修改且不留痕迹这一特点，因此应采取相应的安全保密措施，防止会计档案被修改。常用的安全保密措施有：用户识别控制，防止非法用户接触会计档案；操作日志管理，由系统自动进行操作登记，建立加密的机内操作日志，监督系统操作；数据存取权限限制，对安全保密程度不等的数据，应给不同的使用人员赋予不同的操作权限，防止越权使用；对存放在软盘或光盘上的会计档案应至少一式两份分别在会计和计算机操作部门的档案柜存放，以防止单方面修改会计数据。

（3）版本一致。因为不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同，这就有可能产生会计档案不能被调阅或者某些预料外的问题，所以电算化会计档案与对应的财务软件版本必须一致。针对这一特点，在对电算化会计档案进行管理时，应注意保存各种版本软件系统的软件档案和相应的磁性介质或光盘会计档案。在具体进行操作时，可在存贮介质的标签上注明软件的版本号，在保存会计档案的介质上标明与哪个版本的会计软件相对应。



三、电算化会计档案的整理与利用

1、建立决策支持系统

通过对电算化会计档案的分析、加工、整理，设计出有利于管理与决策的模型，并进行财务分析（趋势分析、对比分析）和预测，为企业或部门领导决策和长远规划提供依据。

2、建立审计支持系统

随着经济的发展、市场的逐步完善和现代企业制度的建立，审计工作变得越来越重要，审计涉及的领域越来越广泛，如领导干部离任审计等。审计人员可以利用电算化会计档案直接通过计算机进行审计，从而减轻工作量，提高审计效率。

3、建立管理制度

为了更好地管理电算化会计档案，档案人员必须加强计算机知识的学习，制定出一套电算化会计档案的管理制度，实现电算化会计档案管理的科学化、标准化、现代化，以适应多元化社会发展的需要，最大限度地服务于社会，充分发挥电算化会计档案的经济效益和社会效益。

总之，做好电算化会计档案的管理工作，能更好地发挥会计电算化方便、快捷的特点，实现单位内部信息资源的共享，使财务人员真正摆脱繁琐、单调、机械的手工操作，达到会计工作电算化、效率化、规范化。