高校会计档案既是学校在教学、科研、行政管理、后勤服务中经济活动的历史纪录,又是高校档案的重要组成部分,是一种重要的经济信息资源,高校的会计档案是否真实、齐全、准确、完整,将直接影响到高校会计档案管理的质量以及高等教育事业的健康发展。
　　
　　一、会计资料收集要完整、及时
　　
　　收集会计资料要以会计业务为主线,凡具有保管价值的所有会计事项记录、核算资料、财务管理类的资料,都应及时收集,不得缺少和遗漏,如发现缺少的资料,应立即向有关当事人追回或采取必要的补救措施,以确保会计档案材料的完整性。依据《会计档案管理办法》,会计档案资料主要包括:
　　1.会计凭证类:包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款(借款)对账单及余额调节表等。2.会计帐簿类:包括总帐、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计帐簿等。3.财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告等。4.其他类:包括财务会计制度、经济合同、内部和外部审计资料、经济分析与总结、资产评估、验资报告、会计移交清册、会计档案保管、销毁清册等资料。5.实行会计电算化的一切数据资料、程序资料,以及采用胶片、磁、光等介质保存的资料。财务管理信息系统的档案应包括:(1)每年一次的数据库备份;(2)财务软件升级前的数据库备份;(3)打印输出的经过盖章签字的会计资料;(4)所有版本的系统、网络、数据库和相关软件;(5)软件的开发文档、源程序;(6)其他应存档的资料或数据。
　　
　　二、会计档案的整理和归档要科学
　　
　　对会计档案材料的整理和归档要按照会计档案的规范要求,制定科学规范的分类编号方法和归档时限,建立会计档案保管清单、移交清单、借阅登记单,做到会计档案内容的准确性、及时性,以及归档手续的完备性、有效性,并按会计档案分类编号规则整理帐、表、凭证和其他会计资料的摆放位置,提高查阅速度。
　　(一)月末会计人员将会计凭证整理,按顺序排列,连同所属会计凭证,按统一要求装订成册。
　　(二)会计年度终了后,由财会部门按照归档要求将装订成册的会计档案整理立卷,按会计档案材料的关联性,分门别类地组成几个类型的案卷,将各卷顺序编号。按全年顺序统一编号,按月装入档案盒,归档时保管的会计凭证日期、编号、立卷人等项目要填齐。
　　(三)会计档案按年立卷。订本账簿归档时贴上统一格式的标签,要逐项填写清楚,盖章齐全;活页帐要加封面,账簿使用登记表及备考表要逐项填齐;有关辅助帐、登记本也应该按规定整理装订、编制清单,统一归档。
　　(四)会计报表、其他资料分类按年装订,统一编号,编写目录,月报、年报分开组卷,用统一的档案盒归档保管。涉及外事的会计资料、会计移交清册、会计档案保管、销毁清册应分类按年单独装订,加封面,统一编号,编写目录,归类保管。
　　(五)基本建设项目的会计档案,可在基建项目竣工验收、交付使用及清理完往来款项与其他未了事项之后进行立卷归档。
　　(六)实行会计电算化的数据库的备份要永久保留。以胶片、磁、光等介质保存的数据的档案按照有关规定保存在温湿度适宜、阳光不直射,并且不能被损坏的场所。以磁介质存储的数据应定期更换新的介质,进行再拷贝。
　　
　　三、会计档案的鉴定销毁要严密
　　
　　学校会计档案的鉴定销毁,要根据学校财务会计工作中的实际特点,按照一定的原则标准和方法,来判定会计档案的价值并确定其保管期限。如具有考证或长远利用价值,或反映会计核算、年度决算及学校教职工的工资名册等内容的依据性材料以及未结清的债权、债务的原始凭证和未完工的工程档案在债务结清和工程完工之前,我们都应划分为永久保管;其余属于定期保管,分为三年、五年、十年、二十五年。超过保管期限档案,由学校档案部门提出销毁意见,会同学校财务会计机构,严格审查,编制会计档案销毁清册,经学校主管领导签审后,方可进行销毁。在销毁时,除档案部门和财务部门外,还要有审计部门人员参加监督,从而保证会计档案销毁制度的严肃性。 　四、会计档案的归档保管要专职专人
　　
　　学校会计档案管理,在明确会计业务各岗位档案处理要求的基础上,指定专门会计人员负责全面财务档案管理,并保持相对稳定,负责会计档案资料的收集、装订、保管、存储、分类编目和销毁,提供会计档案的借阅和提出有关会计档案管理的建议。因此,会计档案管理人员必须由具有系统财务专业知识、经验和档案管理相关知识、经验的会计人员担任,切不可随意更换。要做好学校会计档案管理工作,就必须建立规范化的会计档案室,由分工负责的会计人员管理,从日常会计资料的收据、发票到凭证、账簿、报表、会计文件、制度,都要做好明确分类,编写存档目录和分类卡片,登记会计档案的收和出,详细记录,完善管理。
　　
　　五、会计档案管理要技术化、正规化
　　
　　要使高校会计档案管理正规化,首先,应该形成主管领导财务处长各科室科长专管人员为一体的正规化体制,重视会计档案管理,不断改进管理方法,如迅速培养专业会计档案管理人员,提高管理水平;同时,在档案存载媒体上,除外来原始凭证需纸化归档外,应利用现代计算机和计算机网络技术,实现财务资料院内范围联网,比如,学员交费收据资料全部存储在学院电脑信息中心服务器,收据生成开始,收据资料就自动归档存入财务档案管理系统的相应空间位置。对于财务文件,上级主管部门下发到院财务科,就要同时进入财务管理系统。在计算机办公自动化、无纸化技术安全支持的情况下,既保证了会计档案资料的及时、准确、完整,又提高了会计档案管理的工作效益,更为及时查找保管期内任何资料提供了极大的方便。
　　总之,会计档案是高校档案的一个重要组成部分,无论从其数量、内容,还是保密程度来说都具有重要性。会计档案管理的好坏,也反映了一个学校财务管理水平的高低,因此必须经常学习档案法律、法规,增强整理和管理会计档案的法制意识,定期学习会计档案整理和管理的业务知识,规范管理会计档案,不断改善保管条件,确保会计档案的安全、完整,及时完善规章制度,依法处置会计档案,为单位财务工作、审计工作和制定经济决策提供档案利用服务。