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论建设良好内部环境 保障有效内部控制

近年来,我国企业面临的外部环境日益复杂,一方面,国内外市场的竞争不断加剧,另一方面,随着世界经济一体化的深入,我国的企业更易受到世界经济动荡的影响。要使企业做大做强,在竞争中持续发展,防范风险,在企业内部构建完善的内部控制是至关重要的。良好的内部控制可以合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进企业实现发展战略。可以说,良好的内部控制是企业实现目标的基础。近年来,越来越多的企业开始重视内部控制了。然而,许多企业尽管内部控制流程写了厚厚一打,但内部控制实施的效率和效果不尽如人意。究其原因,我认为很大程度上是由于相对欠缺的内部控制环境造成的。
  一、内部控制环境的重要性及其主要内容
  2008年颁布的《企业内部控制基本规范》指出内部环境是企业实施内部控制的基础。COSO报告《内部控制——整体框架》的企业内部控制五要素中,控制环境也被放在了第一的位置上。内部控制环境作为推动企业发展的动力,是其他内部控制组成部分的基础和核心,是企业实施有效内部控制的保障。以前说到内部控制,大家想到的都是企业内部会计控制。并不否认企业内部的会计控制在内部控制体系中有着非常重要的位置,没有相应的会计控制系统,一个企业是无法良性运转的。然而近年来被爆财务丑闻和违规经营的公司,不是因为没有建立相应的会计控制系统,而是由于存在内部控制环境缺陷,而导致会计控制系统的失效。
  任何控制活动都不可能脱离内部环境而单独存在,内部环境中的各种因素都会直接或间接影响特定控制政策的建立,加强或削弱特定政策、程序的效果和效率。那么内部环境包括哪些内容呢?企业内部环境主要体现在治理结构、机构设置及权责分配、内部审计、人力资源政策、企业文化上。比如企业的领导重视内部控制;设置合理的组织结构;内部审计人员独立进行内部审计工作;企业对员工的考核、奖励和激励办法;企业的员工专业能力强,敬业爱岗,团结协作等都有助于营造良好的内部控制环境。
  二、目前我国企业在内部控制环境建设方面存在的主要问题
  目前,大多数企业都建立了内部控制制度,使企业的业务基本上有章可循,然而,在企业内部控制环境的建设方面还存在以下几个问题。
  (一)公司治理结构不完善,缺乏权力制衡
  公司治理问题就是股东与董事会、董事会与经理之间的委托—代理关系问题。这种委托—代理关系包括三个方面内容:即股东会对董事,董事会对经理的选聘、激励和监督。
  目前,很多企业在公司治理上的问题突出表现在:虽然治理结构形式上是完整的,都按规定设置股东大会、董事会、监事会、各级经理等,但是并没有形成有效的治理机制,难以形成权力制衡。比如,董事会成员中绝大多数或全部是内部董事,独立董事的数量很少,不能形成权力制衡;而监事会的监事的来源主要是职工代表,受制于公司管理层,其来源决定了其行为很难独立,有些企业的管理者的权力膨胀,股东大会、董事会和监事会都难以对其产生约束;甚至有些公司总经理由董事长兼任,权力制衡更无从谈起。
  广东新广国际巨亏案就是内部治理机制失效的一个典型案例。新广国际成立于2000年,其主营业务为工程建设和劳务输出。至2007年,新广国际在外劳务人员和外企雇员共2万多人,劳务输出、外企服务等业务稳居广东省第一、全国第三位。早在2000年6月,时年49岁的吴日晶被委以重任,担任公司董事、总经理。此后,虽然新广国际人事更迭,但吴日晶的位置始终稳定。2009年,新广国际巨亏曝光,据广东省纪委2010年末的通报“新广国际重大经济损失案”造成国家损失达22.94亿元,另有13.64亿元存在重大风险。随后包括正厅级的该集团原董事长吴日晶在内的71人受责任追究,27人被移送司法机关。冰冻三尺,非一日之寒。新广国际的巨亏和董事长吴日晶长期以来一人专权独断是分不开的。
  据一位新广国际的老员工描述“在那里,吴日晶几乎就是一言堂,公司里到处都是他的‘皇亲国戚’,比如说吴日晶的堂兄弟就被安排在审计监督部门”。(摘自2011年3月31日的《南方周末》)。在吴日晶的领导下,公司深陷金融衍生品和大宗商品方面的投机亏损,另外,吴日晶还伙同新广国际财务部总经理冯志标及他人,以虚假对外贸易骗开信用证和银行承兑票的方式,涉嫌共同挪用新广国际资金超亿元,在一些海外的重点项目中,吴日晶与其他人员贪污,挪用动辄上千万。对于这些问题,在新广国际中都无人敢言。
  “好制度把坏人变成好人,坏制度把好人变成坏人。”这种公司由一人专权独断,进而违反法律的案例还有许多。我们说内部环境是内部控制的基础,而公司治理又是建立良好的内部环境的基石与框架。赵世君教授:“脱离良好的公司内部治理而空谈企业内部控制就如同在沙滩上建大厦,在废墟中搞装修,终将竹篮打水一场空。”
  (二)管理层对内部控制的重视不够
  由于董事会在考核管理层的时候往往以业绩指标对管理层进行考核,致使管理层往往更加重视短期的经营业绩而忽视内部控制的建设。有些领导甚至认为内部控制束缚了自己的手脚,使其无法完成业绩指标,有些领导认为内部控制制度不合理而不去遵照执行,有些领导带头违反内部控制规定,所有的这些都会导致内部控制流于形式。所谓上梁不正,下梁歪,领导对内部控制所表现的态度,会影响全体员工对内部控制的态度,从而直接影响内部控制实施的效果。
  (三)内审制度不健全,审计领域狭窄,权威性和独立性差
  内部审计是内部控制的一项重要的组成部分。然而由于企业规模等因素的限制,许多企业的内部审计相当薄弱。表现在:(1)内审制度不够完善,权威性和独立性差,一些股份企业,董事会下未设立审计委员会,内审机构直接对总经理负责,直接削弱了内审部门的作用;(2)专业人员少,限制了审计工作的开展;(3)审计监督理念落后,内部审计还停留在较低的层次,缺乏管理审计、风险审计等方面的审计,更不涉及到一些重要层次的问题,如政策法规、外部环境、公司治理等方面的研究。
  安然的审计委员会为什么没能对后来暴露的财务问题引起警觉,原因之一是由于6个成员中至少有1人与公司存在不当经济关系,而安然审计委员会的独立董事与公司管理层相互勾结,独立性难以保证。
  (四)缺乏良好的人力资源政策,制约优良的企业文化的建设
  内部控制的建立、实施都离不开人。企业员工的品行、操守、价值观、素质与能力对内部控制的效果产生直接而重要的影响。若员工品行好,能力强,素质高,即使某些控制措施缺失,企业也能行为规范,信息可信;若员工品行差,能力弱,素质低,即使有控制制度,企业也可能因此蒙受损失或名誉扫地。一个良好的人力资源政策从聘用到后续培训以及激励等,都有利于规范职工的职业道德和自律意识,进而升华为优良的企业文化。
  目前,人力资源政策上出现的问题主要表现在:1.只注重高管和管理层的选聘、薪酬、培训、激励,而不注重普通员工这方面的素质培养与待遇。2.任人唯亲——聘用不具备专业胜任能力和职业道德修养的员工。3.忽视对员工职业道德的教育和专业技能的培训。
  三、对策建议
  针对上述问题,根据《企业内部控制基本规范》的指引,结合多年的工作经验,对建设良好的内部控制环境,我有如下几点建议,供大家参考。
  (一)建立高质量的董事会,完善企业治理结构
  公司治理的理论与实践证明董事会是公司治理问题的核心,建设高质量的董事会是强化公司治理的当务之急。所谓高质量的董事会应是完满履行其职能、实现公司治理目标的董事会。公司治理目标具体地说就是防范风险、创造收益,实现公司价值最大化。建立高质量的董事会要从以下几个方面着手。
  首先,聘用有职业道德修养和专业胜任能力的专家。董事会应该由以下几方面的专家组成:企业管理专家,财会金融方面的专家,经济专家,市场专家,法律专家和社会活动家,工程技术专家,人力资源专家等。
  其次,董事会成员必须具备相应的独立性。高质量的董事会要独立于执行董事和经理等高管人员,要维护全体股东的利益。董事会内部更要建立监督制衡机制。美国《商业周刊》1995年研究结果表明,最佳董事会趋向于有独立董事占据支配地位。这类公司的年度平均收益比同一产业其他公司更高。所以公司只有建立健全的独立董事制度,并以有效的机制保证其正常运转,才能发挥董事会内部的监督制衡机制,确保董事会能站在股东及利益相关者的立场上制定公司战略决策,对管理层实施有效的激励和监督,并促进公司价值最大化的公司治理目标得以实现。
  (二)切实转变管理层的观念,建设任何人都不能凌驾于内部控制制度之上的企业文化
  内部控制可以帮助我们达到企业的目标,内部控制可以帮助我们绕过前进途中的陷阱。无数经验教训表明,一个企业如果忽视了内部控制,就必然会走向失败。作为企业的管理层,在内部控制文化的建设方面应该努力做到以下几点。
  首先,企业的最高层应该明确任何人都不能凌驾于内部控制制度之上这一基本原则。
  其次,董事会应该把建立健全内部控制制度作为对总经理和财务总监的考核内容。摩托罗拉公司的《内部控制标准》中明确指出所有摩托罗拉员工都有责任遵循内部控制标准。每一事业总部,集团,分部单位,子公司以及工厂总经理,财务总监必须保证内部控制标准中所提出的控制准则在其组织内得以确立。
  再次,内部控制作为企业文化是相当脆弱的,管理层的一言一行都会影响其他员工对内部控制的态度。各级管理层应当在建立企业的内控文化的方面发挥主导作用,不仅要充分认识到内部控制的作用,更重要的是,各级管理层必须带头宣传内部控制,率先遵守内部控制,为企业创造良好的控制环境。
  最后,每位经理应该熟悉他/她所管辖的业务范围可能出现的违规行为的种类,并提防任何存在诸如挪用,侵吞或异常现象的迹象。
  (三)建设一个独立,诚信,专业的内部审计部门
  内部审计作为企业内部控制环境的重要组成部分。公司可以通过定期、不定期的内部审计来促进好的控制环境的建立。
  首先,企业应建立一个不依附于任何职能部门的并且相对独立的内部审计机构,来统一管理企业的内部审计工作,独立的行使审计监督权,并为改进内部控制提出建设性意见。内部审计人员必须独立于被审计部门,并且必须直接向董事会或审计委员会报告。
  其次,企业的内部审计人员应该有良好的职业操守,不得从被审计单位获得任何可能有损职业判断的利益,以保证自己的独立性。在新广国际的案例中,吴日晶的堂兄弟就被安排在审计监督部门,吴日晶的堂兄弟作为吴日晶的亲戚,其审计独立性必然会大打折扣。公司应该制定政策,确保聘用独立的内审人员。例如:摩托罗拉公司在招聘时就要求应聘人员在信息中如实填写是否有亲属在摩托罗拉工作,以识别此类事件。
  再次,内部审计工作与组织经营管理的各个方面紧密相连,内部审计人员的知识结构和专业水平不能只限于一个狭窄的范围之内,而应广泛涉猎,吸取多方面的知识。不断地学习,接受后续教育,才能保持良好的专业水平,胜任内部审计工作。
  (四)完善人力资源政策及激励约束机制,加强对员工职业道德的教育和专业技能的培训
  人力资源政策所要解决的主要问题是如何招聘员工,如何培训员工和如何评价激励员工。
  首先,企业应当将职业道德修养和专业胜任能力作为选拔和聘用员工的重要标准。任何完善的控制制度,如果没有高素质的员工去遵守和执行,都将成为一纸空文。
  其次,切实加强员工培训和继续教育,不断提高员工素质。这些培训应该包括专业技能培训,公司的内部控制政策的培训,管理培训等各个方面,而不应只局限于某一方面的内容。
  再次,企业应注重制定较完善的人力资源政策,并建立适当的激励约束机制。通过主动建立和加强良性的激励约束机制,引导、激励人们正确的履行责任,将外来的压力变成人们内生的动力。在这个过程中,逐步升华为企业文化。需要指出的是约束机制是相当重要的,它能很好地预防违规事件的发生。例如:摩托罗拉公司为预防和发现舞弊行为,专门设立了热线电话。任何员工如果怀疑有舞弊行为,即可拨打该热线电话,然后保安部,法律部和审计部会对该舞弊行为进行调查。
  综上所述,良好的内部控制是企业实现目标的基础,要在企业内部实施有效的内部控制,就必须以良好的内部环境为基础。为了达到企业目标,企业的每一位员工必须共同努力,在经营活动中建设并保持良好的控制环境,切实保障公司的各项业务得到有效的控制。