费用是反映企业在一定期间资源消耗情况的重要指标,费用发生是为了企业生产经营需要。企业会计核算系统提供的费用信息既是企业外部利益相关者作出经济决策的依据,也是企业内部计算损益、确定考核奖惩标准的重要指标。企业发生的每笔费用通过财务部门的归集整理,列支于不同的项目中。企业的各项费用形成是否遵循了使用效益原则,使用费用的单位(或部门)向财务部门提供的报销资料是否合法合规,财务报告中相关数据是否真实准确。如何才能有效避免虚假经济业务、不规范报销事项的发生,从而提高财务信息的可信度?这些都是企业在经营过程中所必须面对的问题。

一、当前企业费用内部控制存在的一些问题

如何通过对企业费用的内部控制来促进企业守法经营,国家、地方出台了《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》、《企业会计制度》等法律规定,企业在执行国家政策、法律规定的基础上。根据自身特点对财务规定进行了细化,以适应内部管理的需要。但是,总有少数人,抵不住私利的诱惑,违规违纪,谋取个人或小团体的利益。

(一)利用企业资源。谋取私利

有的单位(部门)负责人,以“多元化经营”为幌子,利用企业的资源,开设地下工场或组织地下工程队,非法营业,将收入存于私设的“小金库”,或转存于其他企业(个人)账户。而所需原材料、燃料、人工等费用则计入本单位(部门)正常生产(服务)成本之中,不但加大了企业负担,也使企业成本不实。

(二)内外勾结,中饱私囊

有的单位(部门)负责人利用采购大宗原材料(燃料)之机,与供货单位串通作弊,提价增量,或以次充好,损害企业利益,从而取得供货单位高额回扣,存于私设的“小金库”,甚至装入自己的腰包。

(三)弄虚作假,损公肥私

经济业务不存在或不合理,利用假发票报销。表现一。为了将无法入账的奖金、礼品、个人消费等变不合理为“合理”而使用虚假发票;表现二,编制虚假业务或夸大费用开支,利用套开或虚开发票套取现金。

有的管理人员。在办理外委加工(或修理)业务时,编制虚假业务或抬高加工(或修理)费用,套取企业资金。

(四)偷税漏税,含赃枉法

有的单位(部门)负责人通过偷税漏税、拖欠保险金、少提或多提固定资产折旧和修理费用来调节当期利润以保证企业(或少数高管)的眼前利益等违法违纪活动,常常是企业管理当局(或少数高管)假借财会人员之手所为。一些财会人员慑于企管当局(或少数高管)的压力,或为巨大利益所引诱,与违法违纪者同流合污,甚至为虎作伥。

二、关于企业费用内部控制的几点思考

为了减少乃至杜绝企业货币资金流失,确保会计信息完整、准确,必须强化企业费用的内部会计控制。

(一)建立健全不相容职务分离制度

《企业内部控制基本规范》规定。“不相容职务分离控制要求企业全面系统地分析、梳理业务流程中所涉及的不相容职务。实施相应的分离措施,形成各司其职、各负其责、相互制约的工作机制。”《会计基础工作规范》之《内部牵制制度》中对组织分工的规定,“购入材料物资,应由采购人员办理采购、报账手续,仓库人员验收入库,记账人员登记入账。”

企业应在执行前述国家相关制度规定的同时,制定适合本企业特点的不相容职务分离制度,它既是对有关人员搞好本职工作,减少乃至杜绝错误和舞弊行为的制度保证,也是对不规范或违法行为的一种约束。

企业的任何一项重要的经济业务或事项,都不应由一个单位(部门)、甚至一个职员包办。前述大宗原材料(如基本建设工程用的砖瓦沙石等地产物料)采购中发生问题,就是违反采购业务职务分离所致。企业管理当局为了赶工期、抢进度,忽视采购部门、材料验收部门和使用单位之间的制约关系,同意或默许使用单位自行办理采购业务,这就给个别违法乱纪者以可乘之机,他们使用非法手段获取各种“合规”的原始手续及凭证,财会部门在费用确认当中对其业务的真实性往往无法准确辨认。如果企业严格履行相关制度规定,就会大大降低财会部门在费用确认中的无奈。

(二)实行关键岗位轮换制度

目前,在大多数企业中,一些经济活动的关键岗位职务,长期由同一个人担任。一方面,有利于工作人员熟悉该项业务及其相关环境、条件,将业务做得精益求精;但从另一方面。却也给了那些违法乱纪者和贪腐分子作奸犯科的机会。凡事有利就有弊,要做好关键岗位轮换工作的调查研究,加强岗位人员的思想疏导,使爱岗敬业者。愉快地转入新的岗位发挥才干。通过岗位轮换,不但使隐秘的违法乱纪者暴露,并能打破某些在长期经济业务中纠结成的利益小集团。《内部控制评价》(朱思荣)有一案例,某市政公司出纳员邓某乘会计麻痹大意(一向对办公室人员不加防范)之机。利用空白现金支票,偷盖印鉴,侵吞公款屡屡得手;直到会计调走,“印章由财务科长保管”,“财务科长的偶然发现”,终于让这个延续了5年的被“蚕食”的黑洞有了一个终结。然而。5年间被邓某侵吞的近百万巨款却永远地损失了。如果该公司能实行关键岗位轮换制度,此损失将会减少或杜绝。
(三)改善“一支笔”审批制度

“一支笔”审批,虽未见于国家发布的有关企业管理的法规、准则、规范中,但确已成为许多企业奉行的(成文的或不成文的)财务管理的金科玉律。这一制度。在企业由生产型向经营型转变中,曾经对加强经营管理起到良好作用。但是,随着人们(特别是能人和精英)价值观念的转变(更加看重自身经济利益),其弊端逐渐显现出来。近几年来,国家在企业中揭露出的经济犯罪大案。与财权仅集中于一两人之手不无关系。因此,对于生产经营中发生的各种费用,固然不应回到“多支笔”审批的混乱状态,又不可继续实行无约束(由直接下级监督他的上级,不可能成为有效的约束)的“一支笔”制度,而应该把“一支笔”审批和内部牵制结合起来。对于大宗的原材料成本支出,可由经营经理(财务总监)和生产经理(分管生产负责人)联合审批;对于大额度后勤费用,则由经营经理(财务总监)和后勤经理(分管后勤负责人)共同审批;对于特别重大的费用事项,由企业高层成员集体讨论决定。

而对于涉及经营经理分管部门经济利益的大额度费用审批,经营经理应“回避”,由企业一把手或其授权的其他副手审批。总之,对于某项费用是否“一支笔”审批,要由其额度大小而定,这应在企业内部会计控制制度中作出明确的规定,以免相关人员无所适从。

(四)缜密地制定费用计划

这是对费用进行事前控制的重要手段。凡事预则立,不预则废。一个切实可行的,既具有先进性,又不失稳妥的费用计划,是提高经济效益的保证。

首先,企业财会部门通过对本企业历史资料、外企业相关信息、本企业当期生产经营目标的认真分析,并听取其他职能部门及基层生产经营单位意见,采用科学的计算方法,合理地确定出企业总的费用指标,并分类、分单位(部门)细化。

其次,仅有指标,尚称不上计划,还应由财会部门牵头,组织生产、销售、采购等部门及基层单位的专业人员。集体或分别认真研讨,策划完成计划指标的手段、措施,形成目标一手段网络体系。

最后,编制书面的费用计划,由企业管理当局审核批准,发布执行。

(五)对费用形成过程进行控制

对于大额度费用,应强调事中控制,不能单纯依靠财会人员把住费用确认和货币资金支付这一最后环节。比如前述大宗原材料采购业务,不应由使用单位单独操作,也不应由采购供应部门包揽。近年来,企业的采购供应部门成为贪污受贿案件多发地,与独揽企业的采购大权有着密切关系。因此,强化内部牵制实属必要。企业成立定价委员会、招标办公室,把大宗材料、重要固定资产的采购定价权、供应商确定权从采购部门分离出来,使费用形成的过程控制得到加强,对减少舞弊、提高采购效益,起到了良好作用。

(六)财会人员把住费用确认和货币资金支付关

经济事项已经发生,第一,要依据《企业会计准则》关于费用定义及确认条件进行确认。会计人员应根据本企业生产经营有关规定认真辨识。不可草率,因为任何错误的确认,都将造成会计信息失真,甚至会掩盖经济犯罪。第二,要对取得相应凭据的合法性、有效性进行审核监督。对于不符合财务报销规定的票证坚决予以退回。同时也要对经济事项本身的真实性进行调查和核实,杜绝虚假经济事项的发生。第三,对于费用批示、审核结果要进行复核,查看是否有越权审批、违规违法使用费用、滥用职权、串通舞弊等行为发生。第四,对费用确认及出纳审核报销的过程和结果进行监督检查,避免差错和犯罪。由于存在“照章办事”“出事有领导顶”的思想和情绪,个别出纳人员工作马马虎虎,缺乏应有的责任意识。殊不知,财务案件中出纳人员犯罪不在少数,且利用出纳人员犯罪的也不在少数。应该对出纳报销过程进行严格监督,确保费用报销资料真实、正确、合法、有效。一方面保证会计核算的质量,另一方面防止发生贪污、舞弊等违法行为。第五,费用报销的监督检查中,还要关注费用支出计划、采购程序、获取原始票据、审核报销等环节之间是否起到互相监督、互相牵制作用,发现哪个环节出了问题,追究相关人员的责任。

另外,在企业费用内部控制中不但要立,更要有行。即制定了好的政策、措施和手段。关键在于执行,在执行中发现问题、改进方法、堵塞漏洞,进而提高费用控制的质量与水平。促进企业经营管理的有序发展。

[参考文献]

[1]武涛会计基础工作规范教程[M]山西:山西人民出版社,1998

[2]朱荣恩内部控制评价[M]北京:中国时代经济出版社,2002

[3]中华人民共和国财政部企业会计准则[M]北京:经济科学出版社,2006

[4]财政部企业内部控制基本规范[s]财会[2008]7号文件