医院在医疗服务过程中,药品的消耗占医院各种物资消耗的比重比较大,药品的储备与周转是医院资金运动的重要组成部分,这部分资金管理工作的成效直接关系到医院的社会效益和经济效益。为了减少差错,提高工作效率,我院2003年引入医院信息管理系统(Hospital Information System,简称HIS系统),HIS系统的应用优化了药品管理流程,实现了采购、保管、审核、记账、支付等岗位职能的相互牵制和信息共享。但HIS系统的使用也给会计核算和管理带来了一些新的控制问题。

一、HIS系统药品管理流程

药库保管员根据HIS系统提示的药库的库存数量及药房每月的请领数量,做出合理的采购计划。经药剂科主任核准和分管院长审批后由采购员采购。对购入的药品由仓库保管员验收入库,输入电脑填制药品入库单,药品会计根据发票上药品的品种、规格、数量、价格、供应商、厂商、生产批号等信息与电脑上药品入库单核对,核对无误后进行财务验收并打印入库单,入库单由采购员和库房保管员共同签字后连同发票正本交于药剂科主任核准后,由药品会计将核对无误、手续齐备的发票、入库单交财务科。财务科应严格核对采购合同、发票、入库单,检查其真实性、完整性、合法性,对符合付款条件的采购业务由财务科长核准后报分管院长、院长批准后办理付款手续。对药房领用的药品由各药房负责人填制药品请领单提交给药库,药库保管员根据药库存量对各药房请领的药品数量进行调整后打印出库单,门诊药房根据门诊划价收费系统录入的病人处方,按处方内容发药并据以登记药房药品出库数量金额明细账。住院药房根据各病区及手术室、临产室提交的医嘱汇总表摆药并据以登记药房药品出库数量金额明细账及住院病人药品费用。

从上述药品管理流程看,HIS系统设置了较合理的药品内部会计控制制度,它抓住了药品的验收入库、领用、发出等关键内部控制点,确保了会计记录的真实、完整和准确。如在办理入库手续时以购货发票、验收入库单为依据且由保管员、财会人员共同完成,实现了内控中每笔会计记录都有据可依及管物、管账等不相容职务相分离原则;办理付款业务时需由财务科、院领导审批后才能办理付款手续,形成了领导和财务双向监督、联合把关的内部会计控制制度。

二、HIS系统下药品管理内部控制存在的问题及对策

(一)问题

1.内部控制环境薄弱,风险意识差,缺乏有效的内部审计监督。内部控制环境薄弱,主要表现在:(1)单位负责人对内部控制制度的重要性认识不足。医院领导大都是医疗业务骨干出身,对提高医疗管理水平和医疗服务质量非常重视,但对财产物资的管理不够重视,更对内部会计控制制度的建立和实施重视不足。比如医院领导为应付等级检查只关注内部控制制度的文字编写环节,平时就忽略了制度的执行,使制度流于形式,其作用未能得到充分发挥;(2)内部控制相关人员缺乏该有的素质和职业道德水平。他们认为内控是会计人员或管理层的事,跟业务科室人员无关。相当多的人还忽视对新知识和新的形势下出现的新的风险防范意识。比如个别护士风险防范意识薄弱,出现自己的工号及密码被其他人随意使用,还有些人对计算机的软硬件知识了解甚少,对突发情况的应变能力较差,而且在实际使用时出现误操作,出现死机甚至导致系统崩溃,使医院蒙受了不小的损失。出现这些情况除内部控制环境薄弱外还说明医院缺乏有效的内部控制监督机制。比如医院运用HIS系统后,医院领导认为内部审计工作可以通过HIS系统的业务流程的整合、HIS系统的稽核功能完成,故将独立的内部审计科撤消,使之与财务科合并,削弱了审计的查错防弊功能。

2.缺乏适当的控制活动,措施不到位。控制活动的措施包括不相容职务分离、授权审批、会计系统、财产保护、预算、运营分析、绩效考评控制等。内部控制的关键点就在于不相容职务的分离。HIS系统程序设计虽然较规范,但系统操作人员因为没有制度的约束,操作不规范,再加上领导不重视,因此存在较大隐患。比如在HIS系统的药品基本信息维护部分,根据其操作权限,由药品保管员进行维护,药品出入库记录也由药品保管员进行操作,系统自动形成会计凭证和会计药品明细账,药品会计只须对凭证进行审核。这样保管员就兼有了药品会计部分职能,致使会计管理控制滞后。为弄虚作假、营私舞弊提供可乘之机,造成药品管理混乱,财务管理失控。

3.HIS系统安全性问题。当前,HIS系统软件基本上都由软件设计公司根据实际的需要,由计算机专业人员负责开发和维护,他们受对医院管理流程及会计内部控制的了解及产品的成熟程度等因素的制约,软件设计存在或多或少的缺陷,而在试运行阶段又未能及时发现,必将导致内部控制、财务管理出现漏洞,使HIS系统安全性受到影响。同时,医护人员及会计人员由于计算机信息方面知识的相对缺乏,一般难以结合自身知识参与这一过程。只能被动地使用HIS系统生成的数据和信息,部分医护人员及会计人员只会使用软件开发公司提供的固定程序、固定报表,对其中数据也只知其然而不知其所以然。在这种情况下根本无法对计算机及开发商提出更高的要求,对系统设计和使用中存在的问题也难以发现,更无法提出解决问题的方法,给药品及财务管理留下安全隐患。
(二)对策

1.提升全员内部控制意识。HIS系统带来了药品管理流程和会计工作方式的改变,也引起会计内部控制环境各因素的变化。因此,医院在开展HIS系统的同时要重视内部控制环境建设,优化医院纪律与架构,塑造医院文化,提高医务人员的控制意识。结合医院实际可以做好以下几方面的工作:(1)医院应建立岗前培训制度、在职人员接受定期和不定期继续教育。培训内容结合医院实际,结合未来发展需要,如对新进人员进行政治思想、职业道德教育,进行HIS系统的应用及操作培训,与在职人员一起参加财政法规及内部会计控制制度讲座等,以此来增强职工的综合素质,使医院领导和员工形成“全员参与管理、控制”的理念,让每一个员工明白什么是科学的内部控制,为什么要实行医院内部控制,以及医院HIS系统下药品管理及内部控制的基本内容和要求。这样才能在日常药品经营管理中发现存在的问题,并提出解决问题的工作思路和措施,以在提高工作效率的同时减少财务漏洞,确保药品安全完整。(2)完善考核制度,落实奖罚措施。建立薪金优厚与违法严惩相结合的内部激励机制,要使遵守内控制度的人得到的收益大于不遵守的人的原则。结合医院实际制定科学的、操作性强的考核标准,由人事科对各岗位按季度进行考核,与绩效工资挂钩,并纳入科主任管理目标考核内容。

2.建立科学完善的组织结构和职责分工制度。根据本单位具体特点和HIS系统药品核算管理流程,按会计岗位和工作职责可设置系统维护、系统操作、业务审核记账、会计主管、数据分析等不相容的岗位。针对关键流程和环节进行重点完善,使不相容岗位和职务之间能够相互监督、相互制约。在具体操作中,对药房药品进行消耗核算,首先由收费人员根据医生开具的处方录入电脑收费,药房药剂调配人员审核电脑处方并确认药房药品出库,药房会计每日对处方合计数与药品电脑消耗数进行稽核。月末,财务科会计主管根据药房会计上报的进、销、存月报表进行药品销售成本、药品进销差价率等会计核算,并对药品处方消耗数与医院药品收入进行核对,以保证药品收入的及时确认和核算。如果某一环节出了问题,管理部门就能据此追究到工作责任人,做到工作层层落实,事事有人负责,在一定程度上起到防错查弊的控制目的。

3.在提高工作效率的同时应加强系统安全控制。系统的安全控制是指如何采取有力的控制制度和措施来保证系统安全、可靠地运行。系统的安全控制主要包括系统的接触控制、后备控制和环境安全控制。其中,最主要的是接触控制。接触控制需建立系统操作权限控制和操作规程控制制度,具体如:规定HIS系统操作人员应当在自己权限范围内按规定程序进行操作,不得利用他人的口令和密码进入软件系统。更换操作人员或密码泄密后,必须及时更改密码。操作人员如果离开工作现场,必须在离开前锁定或退出已经运行的程序,防止其他人员越权操作或散发不当信息。

4.充分发挥审计监督作用。HIS系统环境下因凭证的“无纸化”、数据的“磁质化”,致使利用计算机进行贪污、舞弊、诈骗等犯罪活动有所增加。因此医院运用HIS系统后,通过组织结构的改革,建立一个不依附于任何职能部门的、相对独立的内部审计机构,在院长的直接领导下,独立地行使审计监督权。必要时也可聘请专业审计机构对经济活动进行审核检查,对内部控制的功能和效果进行测试评估。查错防弊一直是审计工作的一项重要职能。审计人员对付计算机舞弊可以在两个方面发挥作用:一是审计人员通过对HIS系统的设计、运行、管理进行实时审查,从中直接查出计算机舞弊案。二是审核和评估内部控制系统,对HIS系统数据处理的重要环节和药品管理流程进行检测,发现内部控制系统的弱点和不足,提请被审计相关科室改善,通过完善内部控制系统来预防、查出和处理舞弊活动。

总之,利用HIS系统进行药品管理,极大地提高了药品管理效率,为药品现代化管理提供了技术上的保证,同时又克服了人为因素的干扰。但在HIS系统下并不是所有的控制目标都可以量化,也不是所有的控制手段都可以通过程序进行模拟,比如内控中许多与人密切联系的关键内控要素却是网络系统无法企及的,这就需要建立与之相配套的一系列内部控制制度加以约束。我们将进一步总结、完善这项工作,使内部会计控制制度能够随时适应新情况,真正做到保证会计数据的可靠性、真实性和完整性,提高医院的经济效益,实现医院的持续、稳定和健康发展。

参考文献:

1.医院会计制度讲座[K].北京:中国财政经济出版社,1998

2.高级会计实物科目考试大纲2008[Z].北京:经济科学出版社,2008

3.内部会计制度与全面预算管理[K].北京:经济科学出版社,2003