会计电算化经过几十年的发展,在观念、理论、方法等方面也随着经济环境的变化而不断改革、发展和完善。但是,会计电算化的运用对人防会计核算和会计管理提出了更高的要求,加强内部控制尤其重要。人防部门作为国家防范战乱、灾难的重要部门,必须按照本部门的特点,进行会计电算化的内部控制,以规避财务风险,更好的实现其职责和使命。

■一、会计电算化内部控制的特点

随着时代的发展,科技的进步,会计工作逐渐由手工操作转化为计算机操作,人防部门也伴随着会计电算化的大潮,将会计工作推进到信息化阶段。

手工操作与电算化会计的内部控制特点相比,呈现出以下主要特点。

1.会计岗位发生变化

由于会计电算化的工作自动化、控制的程序化。会计基本数据的来源和处理方式、会计管理操作形式等都发生了变化。与此相应,会计工作的分工、岗位职责、权限也发生了变化。

2.会计资料存储方式发生变化

会计电算化将各种信息转化为数字形式存储在磁(光)介质上,经济业务事项的说明和账簿等要依赖计算机方可录入、阅读或查询,其直观性较差,并且修改、擦除和拷贝均不会留下任何痕迹。

3.电算化程序质量发生变化

如电算化程序本身的漏洞,会降低系统的安全性同时电算化系统下的权限分工主要依靠口令授权,每个会计人员都有与自己权限相对应的口令,而有的会计人员安全意识淡薄,操作口令管理不严,造成泄密或被他人窃取。

4.会计介质将发生变化

网络技术的迅猛发展,使会计电算化的范围进一步扩大,会计介质将发生变化,并迅速走向电子化。如网上银行的开通,通过网上划转资金,会计数据流动过程中的签字盖章等传统确认手段失去意义,都需要采取新的内部控制方法。

■二、重新认识会计电算化条件下人防内部控制制度的必要性

计算机的引进确实提高了人防部门会计工作的效率和准确性,也在相当大的程度上减少了传统的财务风险。但是,由于信息技术的特殊性,它不可避免地内生出一些新的风险,如果过分依赖会计电算化而忽视对其进行内部控制,将会对人防部门埋下很大的隐患。在这种情况下,我们必须充分重视会计电算化条件下人防内部控制制度的必要性。

1.确保原始数据操作准确度的需要

在电算化会计中,电脑中的原始数据必须是由人工事先进行审核和输入计算机的,一旦原始数据在输入中发生错误,计算机无法识别,只会将错就错地进行各种计算工作。因为会计电算化的这一固有弱点,所以对内部控制提出了一些新的具体要求。一切数据的处理方法和过程都必须规范化,并保持准确性和相对的稳定性,这样才能保证会计信息质量的真实性、完整性和准确性。

2.控制操作人员职能的需要

授权、批准控制是一种常见的、基础的内部控制。会计电算化后,业务处理全部以电算化系统为主,因而电算化功能和知识的高度集中导致了职责的集中,会计人员的职能开始从核算型向管理型转移。某些计算机操作人员直接对使用中的程序和数据库进行修改,操纵处理结果,从而加大了出现错误和舞弊的风险。

3.避免会计档案无纸化和电脑操作无形化带来风险的需要

实行会计电算化后,数据的载体不同了。信息来源于数据和程序,并且从一开始就存储在各种磁性介质上。如果缺乏适当的内控,那么未经批准擅自改动数据的可能性就明显增大,而且数据改动后不会留下任何痕迹。电磁介质也易受损坏,且有丢失或毁损的危险。不仅要保存纸介质会计核算资料,而且要保存、保管好以磁性介质方式存储的各种会计数据和计算机程序,以及系统开发运行中编制的各种文档和其他会计资料。

人防预算会计作为预算会计的分支,在某种意义在上更加需要建立与之相适应的财务管理内部控制制度。这不仅涉及到人防部门自身的财务状况,也关系到国家的财政计划和宏观经济的整体运行状况。

■三、人防加强会计电算化内部控制制度的具体措施

由以上分析我们知道,人防部门会计电算化的内部控制具有重要性和紧迫性,也可推断出其风险与漏洞的方向,进而可以得出进行内部控制的具体措施。

1.加强系统内部规章制度的建设

建立全面、规范的会计基础管理制度,具有一套比较全面、规范的管理制度和方法,以及较完整的规范化的数据。会计基础工作主要指会计制度是否健全,核算规程是否规范,基础数据是否准确、完整等。

(1)职责明确

会计人员应该检查组织结构、职权和责任的分配与分工情况,确定职责分工是否能够提供有力的内部控制。

(2)安全控制

会计人员应该确定是否制订了有关计算机硬件、计算机程序、数据文件、数据传送、输入和输出资料以及人员的安全规定。

(3)提高内部会计人员的素质

建立以提高内部会计人员素质为目的控制措施,组织网络安全方面及高级程序语言的培训。
2.完善会计电算化系统的内部质量控制体系

手工会计中那种职权分离、互相牵制的控制方法,不能有效地控制会计电算化系统的内部质量控制风险,必须重新建立一系列完善的会计电算化系统的内部质量控制体系,主要是从组织形式和会计软件的功能两个方面来实现的,分为常规控制和应用控制两类,包括以下主要内容:①组织控制制度;②操作控制制度;③开发与维护控制制度;④输入控制制度;⑤处理控制制度;⑥输出控制制度。

3.建立会计电算化系统内部质量的符合性控制

符合性控制是对会计电算化系统内部质量控制的完整性、有效性和实施情况进行控制。符合性控制可通过控制抽样确定控制范围,找出内部质量的控制弱点,确定内部质量控制的可靠性情况。

4.强化内部审计制度

内部审计既是内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计监督的制度安排。①对会计资料定期进行审计,电算化会计帐务处理是否正确,是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定;②审查机内数据与书面资料的一致性③监督数据保存方式的安全、合法性,防止发生非法修改历史数据的现象;④对系统运行各环节进行审查,防止存在漏洞。

综上所述,我们分析了人防部门会计电算化内部控制的几大方面,现代社会的风险日益多样化、系统化,对财务风险一定要提高警惕,充分关注。尤其是人防这一关系到人民生命财产安全和社会稳定的重要部门,其电算化的会计工作更加应当注重风险控制,一旦有战争爆发,人防部门的计算机系统必将成为敌人的攻击对象。“国家虽安,忘战必危”,我们也要在这方面注意加强建设。

参考文献:

[1] 张辉主编.会计电算化[M].机械工业出版社,2004

[2] 刘忠玉.会计信息化:21世纪财务会计发展大趋势[J].财经问题研究.2004.(8)

[3] 邓库平.会计电算化系统的内部控制问题研究[J].财会研究.2005.(1)

[4] 王蕴玲.谈电算化会计信息系统的内部控制制度[J].河南财政税务高等专科学校学报.2008.(3)