摘要：施工企业财务档案是施工企业财务建设过程中形成的原始记录和历史凭证，是施工企业财务管理信息的载体，在企业的整个生命周期中一直起着十分重要的作用。本文主要针对目前施工企业财务档案管理工作中存在的问题提出新的解决方案。
关键词：施工；财务；档案；问题；对策
众所周知，施工企业财务建设的过程，也是财务档案形成的过程。施工财务档案是施工企业在工程开发过程中产生的一系列财务记录、数据与分析结等，是施工企业在企业财务发展中所产生的财务文件成果。施工财务档案非常宝贵，真实客观地记载着企业发展的资金情况，既是企业认清自身实力的智慧结晶，也是企业可持续发展的重要依据。因此，如何对这些宝贵资料进行储存和管理就非常重要。我们认为内，在财务建设的各个阶段，档案管理工作者必须有超前意识，才能有效地控制财务档案的质量。尤其是施工阶段，各种档案不仅量大类繁，而且由于施工企业线长点多、建设周期长，涉及到管理、设计、施工、监理和科研等诸多单位，尤其是施工企业多且管理水平参差不齐，这使得施工财务档案具有鲜明的广泛性、复杂性、阶段性和多样性的特点。同时施工建设项目的一次性特征，也决定了施工企业财务档案管理工作的不可回复性，这对施工阶段档案管理工作提出了更高的要求。因此，施工企业的档案管理是施工财务项目档案管理工作的重中之重。
1 当前施工企业财务档案管理存在的问题
1.1 档案表格形式和填写方法的不统一
在施工企业财务项目中，财务档案主要是以各种内业表格的形式存在。通过对目前正在建设中的几个施工项目的调查发现，虽然交通部颁布的《施工工程质量检验与评定标准》中给出了内业表格的格式，但对填写方法并未给出具体的规定。因各施工企业管理者对表格的填写方法缺乏统一的认识或认识不够清晰，尽管各施工财务项目的总监理办公室、前线指挥部和政府监督办公室对财务档案管理工作做出了一些具体的规定，但随着施工企业所在地区的不同，内业表格的形式和填写方法也有所差异。甚至在同一个项目的不同合同段中，内业表格和填写方法的也有所不同。这将带来以下问题：一方面对施工财务档案管理水平的评价缺乏统一基准，使工作视角产生偏位；档案工作的检查重点往往落在检查表格的填写方法是否正确上，而不是内在质量，财务档案质量难以得到保证；档案验收工作的重点通常落在组卷的是否符合要求上，而对档案资料的完整性、准确性、系统性的评价不够深入。另一方面，不利于施工财务项目施工档案管理的信息化。
1.2 财务档案管理的自动化程度不高
财务档案管理包括了对财务档案的生成、保存与利用的全部工作。目前的施工企业财务管理中，纸质档案无论在生成方面，还是在保存和检索利用方面，技术手段都十分落后，严重制约了财务档案管理水平的提高。目前，施工企业财务档案的管理大多停留在计算机制表、手工填写、复印机复印和人工立卷的水平，生成过程几乎都是手工操作，内业人员的工作强度大且效率低。由于手工填写错误而返工造成了大量人力、物力和时间的浪费。此外，财务档案是对财务施工过程及其信息的记录，其生成的及时性和准确性直接关系到财务档案的质量。当文件材料与财务施工不同步时，就容易出现编造财务资料的现象，无法反映财务的实际，失去保存的意义。如果施工企业财务交流档案信息化管理，则信息利用者可以轻而易举的通过计算机检索到这个资料，甚至下载该财务档案，大大缩小查找时间，并能得到完整的档案信息，为全面、准确地进行储量研究，提供重要的信息资源，产生可观的社会效益和经济效益。
1.3 施工财务文件与档案管理严重脱节
财务档案的“一次性”和不可回复性特征，客观上对档案管理人员的素质提出了更高的要求。财务档案管理人员既要熟悉档案管理业务，又要掌握专业知识和技能，才能够熟练地对文件材料进行收集和整理。目前档案管理部门所傲的工作仅仅是提供财务档案的组卷规则和组织财务竣工档案的检查和验收，而没有真正做到从财务档案的生成开始实行全程的监控，财务文件的管理和财务档案管理是脱节的。而目前财务档案的生成者、保管者和检查者几乎都是兼职的财务技术工员，尽管他们有较高的学历，但经过档案管理培训的却很少。虽然一些施工单位在财务档案管理方面倾注了很大的精力，工作人员也尽职尽责，但工作成果却难免不专业、不规范。
2 施工企业财务档案管理的目标
我们认为，新时期下加强施工企业财务档案管理的目标为除依赖于计算机网络软硬件平台外，更重要是确定档案管理系统的功能。本管理方案要实现以下几个目标。(1)具有快捷的可查阅性。除系统维护时间外，应提供24小时档案查阅服务。只要可上网，就可通过浏览器登陆并查阅所需的档案信息。用户界面简单，无须特别培训即可使用。(2)具有可靠的保密性和安全性。设定档案密级、用户权限，确保档案的保密性。由于不同的档案有不同的密级，应根据用户的工作范围对用户的权限加以限制。可以从对档案的操作角度和浏览范围对设定用户权限。所有用户只能在其权限范围内进行操作。通过采用多级权限、用户身份证，档案数据和原件信息分开存放、防火墙等安全控制措施，保证系统的安全性，使系统以及系统内的数据不被非法访问、修改和破坏。实时动态监控功能可以使系统管理员随时掌握系统内有哪些用户以及他们的操作方式、操作对象，包括系统管理员的操作也将被系统自动记录。从而确保财务档案的保密性和安全性。(3)实现档案管理的计划性与实时性。通过财务档案数量的预估，使档案管理工作得到量化，保证在财务竣工时财务档案的验收有一定的数量标准，确保财务档案的完整性；同时使各部门或单位管理者可随时查阅本部门及下级各单位己归档的档案材料及其组卷情况。及时了解各单位的档案管理和财务进展情况。发现问题，及时纠偏。由于加强了日常的监督、检查和指导，可以确保档案收集工作的及时和准确，更利于组卷前的档案鉴定，保证整理组卷的质量，避免财务档案验收时出现返工现象，提高工作效率，更能充分发挥档案管理部门的指导职能。
3 施工企业财务档案管理的对策
3.1 档案的常规管理
一般施工企业财务施工中，档案的库房都相对比较简陋，在日常保管过程中，要注意库房环境和库内的卫生，注意防火、防潮和防虫。在遇到洪水或地震等自然灾害时，应及时将财务档案和相关的计算机设备转移到安全的地带。此外，应加强财务档案及相关的计算机设备、存储介质的保卫工作，严防任何盗窃和破坏事件的发生。备份是防止电子档案丢失的有效措施。数据备份功能是软件系统的一项重要的常规功能。一般有两种备份方式：人工备份：系统自动提示后，用户按提示确定备份路径和存储介质完成。自动备份：系统自动按用户预先设置好了的路径和存储介质进行备份。将档案及其相关信息备份到CD—ROM光盘等是使电子财务档案脱离计算机硬盘，能有效地防止因计算机病毒或黑客攻击造成的数据损失。
3.2 档案的动态管理
财务档案的动态管理是靠网络技术来实现的。通过计算机网络，各级财务档案管理人员可以随时了解财务档案的收集与整理的情况，既可以了解财务档案收集整理的总体情况，也可以浏览各案卷的具体组成以及档案的内容。在动态管理中，应为企业管理者和档案管理人员提供如下信息：案卷的总数及各类案卷的数量；计划收集的档案总数；每个案卷中计划收集的档案总数；目前已经收集的档案总数；目前每个案卷中已收集的档案总数。在档案统计信息的处理中，系统的运行速度取决于数据的处理工作量，尤其是通过互连网登录到项目指挥部、各级监理部门和各合同段经理部的局域网上浏览统计信息时，速度常受网络速度的影响，为提高系统的效率，应在用户浏览档案统计信息前，系统应定期自动完成统计报表的生成工作，供用户查询。因此可以采用逐级归纳和浓缩的金字塔形的报表系统方案。其中各合同段下属的施工单位负责财务质量数据信息采集和生成财务档案的工作，并将生成的财务档案汇总到合同段的项目经理部。各合同段项目经理部和监理部的档案的统计信息随着档案的归档而自动统计生成，按固定的时间间隔自动生成统计报告并将档案的统计信息逐级上传至驻地监理财务师办公室、总监理财务师办公室和项目指挥部，统计出整个项目的档案管理的工作总体情况，并生成整个项目的统计报表。按该方案处理档案管理的统计信息，项目指挥部既可以对对个驻地办和各标段的统计报表可以直接浏览。用户也可以根据需要得到指定的几个标段的统计信息。不过在档案信息化管理中，企业高层领导要给予充分的协调和支持，为档案管理部门足够的经费，委托专业公司进行软件开发，并加大信息化系统的硬件经费支持，为他们配备先进的信息系统服务器，并为所有的工作人员配备信息化管理所需要的计算机、扫描仪等输入和管理工具，为企业的财务档案信息化建设提供足够的基础条件。除了这些基础硬件外，企业的财务档案管理部门应为信息系统搭建网络查询、检索和资源共享的网络硬件平台，使工程的每一个业主与生产一线各单位用户均可通过工程局域网随时了解到最新的档案的最新情况。
3.3 档案的安全管理
财务档案的安全性涉及三方面的问题：如何确保财务档案的原始性、如何确保财务档案的保密性和如何防止财务档案的丢失。其中最重要的就是权限级别的设置。只有对不同的工作人员的权限加以限制，才能有效地保证财务档案的安全性和保密性，并将财务档案的安全管理工作落到实处，做到责权分明。这就需要一套科学而周密的权限管理机制，一般可以从以下几个方面对权限进行分级：查阅是最基本的权限，凡是参与施工财务项目施工的相关人员都可查阅其工作权限范围内的财务档案。当用户要超范围查阅档案时，需向档案管理员提出申请，并经领导批示或按有关规定可以临时扩大该用户可操作的范围和时限，以确保财务档案的保密性。值得提出的是过去在对纸质档案的管理中，档案管理员一般对所有档案都能查阅，采用电子档案后，档案管理人员对文件内容的查阅也可以有所限制，比如一些机密性的档案可以通过设置密匙限定查阅，而此时档案管理人员做的仅仅是保管和提供检索信息。增加、更新和删除是档案管理员才具有的权限，且只能对本部门的财务档案执行增加、更新和删除等操作。档案管理员对本部门工作人员提交的财务档案审核后，向财务档案数据库增加档案；档案管理员可以根据管理的需要对财务档案的检索信息进行修改但对档案内容无权修改；由于删除操作直接涉及到财务档案的安全，故档案的删除必须经部门领导、档案管理员和档案责任人三者同时通过身份识别后执行操作，且删除前，系统将自动备份数据，一旦备份失败，删除操作将不被执行。
总之，目前施工企业财务档案的管理模式已经不能适应现代施工财务项目管理的需要，档案管理的一体化和信息化已经成为信息时代财务档案管理发展的必然趋势。
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