——以义翔铝业有限公司为例

义煤集团义翔铝业有限公司是由义煤集团公司控股的中外合资企业。公司一、二期工程氧化铝项目总投资25亿元人民币，设计规模为年产50万吨冶金级氧化铝。按照“一次设计、分期实施”的原则，一期10万吨氧化铝生产线于2004年2月建成试生产，二期40万吨改扩建工程于2009年11月建成试生产。目前，三门峡义翔铝业公司已经形成50万吨的产能规模，产值10亿元以上。

一、物资管理信息系统的应用背景

（一）日益严峻的经济环境

物资信息化管理作为一种企业内部挖潜成本先进的管理手段，实现了各类物资信息及业务数据与国网物资标准的统一，统一了分类编码，统一了型号种类，保证物资管理的通用性、先进性和经济性，体现了物资信息系统的集约效益和效率。在更大范围内建立了物资调配体系，实现集团公司系统物资信息“一本账”，物资状态实时监控，促进物资管理体系高效运转，逐步达到物资管理零距离、零库存、零运营资本。

（二）复杂的行业特性

义翔铝业以生产氧化铝为主营业务，是义煤集团公司调整产业结构，推进煤、铝、煤化工多元化战略布局的里程碑工程，对义煤集团拉长产业链条，打破单一产品结构，促进企业经济和区域经济的共同发展具有重大意义。作为大型资源型企业，矿石、煤、水、电等资源、能源消耗最大，单一闭环的生产流程和设备众多的有色金属冶金行业，具有以下特点。

1．采购过程及成本管理方面

由于氧化铝生产主要原材料为铝土矿、碱、石灰，同时还需要大量的辅料和能源，物资采购管理比较重要，占到60%以上的成本比重；根据矿石、碱、石灰的特殊性，在采购环节需要根据不同品质进行分级付款结算。由此可知，如何加强对矿石、烧碱、煤等原料采购过程的合同、计量、取样、质检、结算等各业务环节控制，是控制和降低成本的重要部位和关键环节。

2．仓储及成本控制方面

仓库管理物品定制不到位，库中物资种类繁多，查找繁琐，易出错；盘点不易准确地库存计量管理存在难度，稍有管理不善将大大增加使用成本。

3．物资管理控制方面

对于单一闭环的生产流程和设备众多的有色金属行业来说，各方面的高效配合，是决定氧化铝生产的第一要素；在采购过程中的价格管理、客户发货的实时控制与管理、付款、仓储管理等各业务环节都是成本控制的重点，若发货缺乏实时的信息化控制手段，难免会出现多发货、发错货和缺货等问题的出现。

（三）义翔铝业公司的物资管理缺项

对于义翔铝业而言，目前仍然在延续着以财务报表为中心的管理方式，只能看到经营的成果而不能够洞察过程，更不能够实时地控制过程。企业的经营管理只能够反映在每月的财务报表上，对于成本的控制除了在明显的生产技术方面进行改进之外，用管理手段降低成本往往显得无从下手，在成本管理方面临着种种挑战。

二、基于信息系统物资管理模型的设计原则

物资管理模型的设计必须根据自身物资管理的目标和规划，一方面借鉴同行业优秀的解决方案和应用特点，另一方面兼顾自身企业信息化客观条件，不能贪多求全，而应该本着务实和可操作的态度，先从基本的方面入手，一点一点地先将物资管理进行信息化改革，逐步实现企业管理全面信息化的总体目标，从而降低项目风险，使信息化改革落到实处，避免无谓的损失。

（一）整体性原则

物资管理模型是相互联系，相互作用的诸多要素组成的综合体。物资的采购、使用、仓储行为和相应的计划、组织、控制管理，以及相关部门的协调、沟通等都需要从整体和各组成部分的相互关系着手，从目标和功能出发，合理设计模型中各组成部分之间的相互关系和相互作用。

（二）分解-协调原则

就是把模型中的诸多行为要素，逐步分解细化，明确职责。也就是把复杂的问题化成若干相对简单的子问题以方便解决，如果再复杂，还可以再细分，但在处理各类子问题时，必须根据系统的整体功能和目标，协调各系统的功能和目标，以确保整体功能的实现。

此外，还应遵循目标优化原则，就是如何将复杂问题，简单化，将简单的问题优化解决。


三、物资管理模型的设计及应用

（一）物资管理信息系统的整体设计

按照物资管理模型设计的原则对义翔铝业进行整体规划，拟分期项目来执行，并在此基础上，能够结合现有的财务系统和预算系统，扩展到诸如办公自动化OA系统、人力资源管理系统、生产管理系统等其他信息化管理系统中去，达到的效果如下：（1）物资管理。将库存管理流程化提供实时的出库动态成本及对成本的模拟计算，动态地反映存货资金的增减变动情况。（2）销售管理。标准化业务流程从销售订单到发货、结算，随时对销售情况、收款情况进行分析。（3）过磅物料管理。实现磅房与NC软件之间数据共享，有效防止过磅人员不完全上磅及电子作弊情况。（4）人力资源管理。解决人力资源部门从“选人”“用人”“留人”的难题。（5）财务核算。根据具体每笔发生业务自动汇总物资出入库成本，准确生成物资凭证，时时掌握财务信息。此外，在生产管理、全面预算管理、办公自动化OA管理和手机移动应用等方面都取得了非常明显的效果。

（二）物资管理信息系统的应用过程

1．明晰主要部门的职责分工

根据义翔铝业实际情况，对各个主要应用部门的管理范围进行划分，明确职责：（1）供应科：负责各类生产原料、设备及原材料的计划和采购；（2）仓库：负责设备及原材料的验收和保管；（3）财务科：负责物资采购和销售的财务结算和成本核算；（4）各基层部门：负责生产原料的验收和保管、产成品的生产和包装；（5）设备科：负责设备及配件的管理和审批；（6）企管科：负责对供应商的招投标；（7）化验科：负责对生产原料和产成品的质量检验和定质定价；（8）销售科：负责产成品的销售。

2．规范并统一各类编码

主要包括规范并统一存货分类编码规则、计量单位编码规则、收发类别编码规则、仓库档案编码规则、货位档案编码和存货基本档案。

3．建立完善运行管理制度与规范

（1）计算机病毒防范制度。①计算机使用人员应有较强的病毒防范意识，定期进行病毒检测，发现病毒应立即处理并通知管理部门或专职人员；②采用国家许可的正版防病毒软件并及时更新软件版本；③未经上级管理人员许可，当班人员不得在服务器或业务机上安装新软件，若确为需要安装，安装前应进行病毒例行检测；④经远程通信传送的程序或数据，必须经过检测确认无病毒后方可使用。

（2）操作员数据保密制度。①根据数据的保密规定和用途，确定使用人员的存取权限、存取方式和审批手续；②禁止泄露、外借和转移专业数据信息；③保存好各操作人员用户名、密码，禁止转借用及非操作人员进入系统；④制定业务数据的更改审批制度，未经批准不得随意更改业务数据；⑤对每份单据严格按照操作流程执行，防止漏记、错记；⑥对当日的业务要在当日执行完毕，做到日清日结。

（3）数据备份制度。①每周五系统管理员制作数据的备份并异地存放，确保系统一旦发生故障时能够快速恢复，备份数据不得更改；②业务数据必须定期、完整、真实、准确地转储到不可更改的介质上，并要求集中和异地保存，保存期限至少2年；③备份的数据必须指定专人负责保管，由管理人员按规定的方法同数据保管员进行数据的交接。交接后的备份数据应在指定的数据保管室或指定的场所保管；④备份数据资料保管地点应有防火、防热、防潮、防尘、防磁、防盗设施。

（4）特权用户密码和操作员密码的管理。①对特权用户密码视同密件管理；②负责管理特权用户的管理人员，必须严格执行对特权用户密码设置、修改、使用范围的有关规定；③各业务系统按工作需要应严格区分各类管理员、系统维护人员、操作员的岗位分工，不得串岗、混岗操作；④对于人员调岗或调离的计算机系统必须即时修改相关人员的密码，绝不允许继续保留在系统内；⑤对记账系统的错账冲正、数据修改或删除等操作必须要在业务主管领导的监督下双人进行修改，并进行登记备案。此外，还要实行计算机技术开发人员和业务操作岗位分离。

四、物资管理信息系统的实施效果

（一）物资管理水平大幅度提升

1．对信息进行有效控制和统计，实现数据资源共享

实现物资管理信息化，让信息按标准的物资采购程序流动，既规范了物资采购流程，又实现了数据资源的共享，还可以对信息进行有效的控制和统计。这样一来，各申请物资采购部门可以随时查看仓库库存情况和采购申请的执行情况；主管领导可以随时了解分管部门的工作进展。

2．加快信息流通，实现数据的实时性

现阶段，信息处理完成后，是通过人与人的传递来实现信息的流通，流通时间相对较长。如果通过网络传递，信息处理的结果就可以马上显示出来。例如，当物资入库或发料信息到达仓库，只要仓库保管员一将物资信息录入程序并确认，库存情况就会马上更新，物资的动态管理将得到完全解决。

3．无纸化办公，同时减少人的劳动量

实现物资管理信息化，把人从大量烦琐、无序、低端的工作中解脱出来，去处理更有价值、更重要的工作，提高了企业的工作质量和工作效率。另外，实现了“无纸化”的办公，同时，节约了纸张等办公用品共计85万元。


（二）再造管理流程，物流效率提高

1．提高销售

信息化帮助企业确定目标客户，了解客户的需求，调整经营战略，改进客户服务流程，提高客户关系管理能力，对市场变化作出快速反应，提高销售预测准确率，提高销售额和市场占有率。

2．降低成本

帮助企业提高集成的计划准确性、供应链效率和劳动生产率，进行准确的成本核算，降低库存，减少运作成本，减少或消除一切不能增加价值的活动，提高投资回报率。信息化帮助企业改进与合作伙伴（供应商、零售商、第三方）的关系，使整体供应链的优化成为可能。

3．提高组织能力

一是提高基于数据的企业决策能力和战略决策准确性，降低决策中的不确定性和风险；二是提高企业整体管理水平。利用信息技术建立良好的管理规范和管理流程，构建扎实的企业管理基础，衡量经营的结果，实行科学管理，最终提高企业的整体管理水平；三是促进组织结构优化。计算机网络改变了信息传递的方式，使组织结构由阶梯层(等级)型逐步变为水平（自由）型，从“金字塔”型变成扁平的“矩阵”型，充分调动员工的工作积极性和激发员工的主观能动性。

（三）经济和社会效益显著

实施物资管理信息系统，给义翔铝业公司带来了显著经济和社会效益。在推行物资管理系统管理模式后，义翔铝业公司全年成本投入较上年同比降低2400万元以上，减少运营资本占用5000万元以上。而且实行物资管理为义翔公司精细化管理奠定了坚实的基础，实现了公司管理规范化、科学化和现代化建设，提高了整体素质和核心竞争力，实现了公司的可持续发展。

五、总结

物资管理系统是义翔公司根据自身特点，针对物资管理现状以及存在的问题而制订的一套行之有效的管理模式。该项目推行以来，公司上下不断探索，不断完善，不断创新，再造业务流程，实现信息共享，有效降低物资消耗成本和占用资本成本。该项目有助于调动企业员工的工作积极性、主动性和创造性，全面提升了企业的经济效益和社会效益，为义翔铝业的战略目标的实现提供了有效的保障，对义翔铝业应对市场化、全球化、提高企业核心竞争力具有重要意义。该管理模式给义翔公司带来了较大的效益，同时也为义煤集团公司“三步走”战略做出了贡献。