房地产交易档案是房地产管理的重要组成部分，是房地产权属管理的前提和基础。随着房地产市场的不断发展和完善，房地产交易已成为房地产管理的重心，对于预测房地产市场的走向、制定房地产调控政策、规范房地产权属管理、建立统一有序健康的房地产市场体系等方面，都有着十分重要的作用和影响。如何充分发挥房地产交易档案的多重功能、提升其社会化服务水平，是当前房地产交易档案管理工作中的一个重要课题。笔者结合多年的工作实践，谈些看法和意见。
　　 一、对房地产交易档案多重功能的定位
　　 房地产交易档案与其它类别的档案一样，具有着档案的基本功能：
　　 1.保管作用。通过收集、整理、归类、装订，把分散、零乱的各种资料，集中统一管理，具有一定的保密性。
　　 2.鉴证作用。通过查阅、复制档案，可以对某一事件、某一物品的有关情况，提供其真实存在或归属的证明。
　　 3.编研作用。通过对档案所反映的内容进行分类整理、分析研究，形成对曾经发生过的事情的正确认识，对以后类似事情有引导、规范特别是借鉴作用。
　　 同样，任何类别的档案，由于其自身内容和性质的不同，也必然会在基本功能的基础上有延伸，形成自身独特的功能。就房地产交易档案而言，其功能也是多重的。主要表现为以下几个方面：
　　 1.对房地产权利人交易行为的保护功能。房地产交易是依法依规、按权利人的真实意愿进行的，其交易行为受法律保护，交易完成后各种资料统一归档保管，既使权利人的交易资料得到安全管理，又为权利人提供一定程度的保密服务，是国家和政府主管部门对权利人合法权益的有效保护。
　　 2.对房地产权利人合法权益的鉴证功能。当权利人的房地产权属受到他人的质疑、侵害或形成纠纷时，房地产交易档案可提供具有法律效力的原始凭据；当权利人的房地产用于质抵、担保、融资或是转让时，房地产交易档案可提供合法的权益证明。同时，也可以为司法、纪检监察机关办案提供有力的佐证。
　　 3.对房地产交易双方乃至更大范围提供的服务功能。在房地产交易之前，交易双方可先行对拟交易的房地产的有关政策和权属情况进行了解、查询或复制有关资料，为顺利实现交易奠定良好基础。同时，应在保护权利人隐私的前提下，通过一定的信息发布平台，为更大范围的人群提供房地产交易档案公开查询的服务。
　　 4.对房地产交易市场动态的监测功能。房地产交易量大小，反映了市场的活跃程度。某一类房地产（如集资房、二手房等）交易的突显或低迷，反映了某一类房地产在政策调控下的现实状态；房地产抵押量的多少，则反映了金融政策的变化。通过对房地产交易档案作统计分析，可以对市场运行作调整，对于制定房地产发展宏观政策和规范房地产市场有着重要的决策参考作用。
　　 二、目前房地产交易档案利用中的主要症结
　　 随着房地产交易档案管理的不断规范，档案利用也有了一定的基础。但是，就房地产交易档案的功能发挥，特别是社会化服务水平而言，还存在着不少问题和很大差距。主要表现为：
　　 1.缺乏统一的档案利用规范要求。尽管住建部门实行了房地产档案管理规范化考核，但仍然偏重于管理，突显的是“保管作用”和“保护功能”，对档案的利用则缺乏刚性要求。比如，既讲公开查询又讲要保密，但没有具体明确的类别和范围；具体到一宗交易行为，哪些应保密、哪些可当事双方查询、哪些可供公开查询、哪些可供司法机关人员和纪检监察部门查询或复制，没有具体的规定；再者，查询、复制的无偿提供与有偿服务如何区分界限，也没有统一的规定。
　　 2.缺乏对房地产市场的动态监测。房地产市场的运行是否良好，直接反映在交易档案上。但从目前房地产市场的监测内容和方式看，主要是看商品房销售价格，很少有人从房地产交易档案方面作分析；调控房地产政策更多的是依赖于行政措施，从交易市场反映的内在规律作分析不够深入。事实上，也没有赋予档案管理人员进行统计分析的职能，更不用说建立动态监测机制和信息发布平台。
　　 3.缺乏提供社会化服务的平台。服务是双向的，你能提供哪些服务、我需要你提供哪些服务，有了交流互通的平台，服务才能有针对性、有实际作用。现在房地产交易档案服务的社会化程度很低，主要就是交易双方办手续时查阅、复制有关资料，出于保密考虑其他人不能查询，提供的信息量很少，没有能与房屋买卖、租赁等中介服务融合形成一个大的平台。
　　 4.缺乏与土地交易档案的有效整合。现行管理体制下，在一些较大城市和土地房屋统一管理的地方，房地产交易是整体进行的，但在中小城市，房产与土地整体交易严重受阻，房产交易与土地交易是由不同的管理部门负责的，各自按本身的交易程序进行，形成各自的交易档案，把本不应分割的一宗房地产人为分割，各自所管理的交易档案都不能反映出该宗房地产的全部交易内容，更谈不上发挥交易档案的功能和作用。
　　 三、提升房地产交易档案社会化服务水平的现实途径
　　 着眼于房地产交易档案的功能定位，分析目前房地产交易档案管理和利用中的症结，得出的结论是：必须充分发挥房地产交易档案的多重功能，从而提升其社会化服务水平。笔者认为，目前应选择和积极探索的途径主要有以下几个方面：
　　 1.应尽快制定实施统一的房地产交易档案利用规范。坚持“管用并重、服务社会”的方针和“保护中利用、利用中提升”的指导思想，由省级以上制定并实施房地产交易档案利用规范。应把握的原则：一是安全保密的原则。利用档案必须在保护权利人隐私的前提下进行，不得泄露权利人个人信息。二是分类界定的原则。应在规范中明确哪些档案、哪些内容可逐级公开，哪些数据应定期向社会公布，哪些档案的查询或复制是有偿服务。三是权责法定的原则。应当明确对于权利人或交易双方而言，涉及本人房地产权属的内容，可以随时或多次有偿或无偿查阅，对于司法机关、纪检监察部门可凭有效证明调阅档案；对于其他人凭有效证件可查阅无特定权利人的档案。目的就是，让查阅档案成为查阅人的一种法定权利，提供档案成为档案管理部门的一种法定义务。四是方便快捷的原则。设定的档案查阅或复制等利用程序，应便民利民、高效快捷，提高档案利用效益。
　　 2.应抓紧建立完善统一的房地产交易动态监测和信息发布平台。立足于建立安全、全面、准确、及时、开放的房地产交易档案信息管理系统，寓保护、鉴证、监测、服务功能于一体，面向社会提供更全面、更及时的服务。具体来说：一是对房地产交易档案进行全息扫描。在交易申请受理时，即把申请人提供的各种资料进行扫描，办理中形成的审核资料和办理后提交的成果资料同步扫描，在纸质档案形成的同时，完成电子档案的建立。二是建立房地产交易档案电子信息库。对交易档案进行分类归档、电子编目，并吸纳房地产权属调查测量图形成果，实现坐标定位、图库一致。三是实现房地产交易档案公开查询。根据房地产交易档案利用规范的有关程序和要求，查阅人通过登陆系统网站查阅有关资料，属有偿服务的付费后可下载。四是实行房地产交易信息定期发布制度。对逐日交易情况进行发布，对每月、每季、每年交易情况进行分析，定期发布分析报告。同时，可对某一类房地产交易进行专题分析，为交易双方以及房地产主管部门提供决策参考依据。
　　 3.应逐步建立和推行统一的房产与土地交易协调机制。从目前房地产管理体制的现状出发，因地制宜，逐步推进。比较稳妥的办法有：一是强化前置要件审查。严格按房地产管理法的要求，规范房产和土地登记程序，坚决制止和惩处不依法定程序登记发证行为，杜绝房产部门不管土地是否登记、土地部门不管房产是否登记现象，该哪个部门先登记的，后登记的部门必须作为强制性要件，否则不得登记。二是试点实行房产与土地登记联合会审办法。由同级政府行文明确，由先受理申请的部门作为牵头单位，另一部门作为协办单位，共同参与审核、共同勘测绘图、共同报请同级政府审批、同时颁发两证。这样既方便了办事群众，也各自保管了完整的房地产档案。三是逐步实现房产交易与土地交易的联网。在同级政府的统筹下，按照“数据共享、平台共建”的原则，实现房产交易与土地交易的网上同步运行，进而构建一站式的房地产交易网。
　　 4.应加强对房地产交易档案的编研工作。档案编研的目的，是为了在更广范围内利用档案，使受阅者更全面地了解我国房地产交易的有关政策，交易市场运行情况，是一种更广泛的宣传和服务。通过编研成果的发行或发布，增进全社会对房地产交易的了解，接受社会各界的监督，促进房地产交易档案的运用，从而提升房地产交易档案的社会化服务水平。