试论信息化下财务人员的职能转型
集团型企业财务管理的大趋势是集团财务管控,面对当前的严峻形势,集团企业更需要通过信息化建设,集权与分权的辩证统一实现集中管理。通过变革管理模式的不断创新,在集团内部实现资金、投融资、债务与会计核算的整体运作。通过财务管控体系设计、审计管控、预算管控和资金管控构建集团财务管控,发挥集团企业整体的协作共享内部交易功能,投融资与产业组合功能,充分利用集团优势,打造大而强的集团企业。随着ERP在集团型企业的推行应用,导致传统会计工作方式和理念的转变,对会计人员的工作要求有很大的改变。作为会计人员,需要转变原有的以财务核算为主的观念,加强对业务流程的掌握,提升财务管理职能,以适应ERP环境下对会计人员素质的要求。
一、 ERP 环境下熟悉软件操作及模块流程运作
集团化企业下属多家分、子公司,每家分支机构都要派出自己的财务人员。现在很多的集团公司都有自己的工作模式和指引,当集团面临着快速扩张的时,我们通过信息化的方式来实现支撑,财务标准化、流程化、通过信息化、就可以自动化,安装在集中服务器上的系统,只需要财务人员按照流程、要求去操作,甚至非财务人员就可以做财务认为很专业的事物。这样的环境下财务更加是一个流程,是一个部分操作,是一个服务。财务的主要目的是在会计的行业当中,提供信息化的标准产品,能够把企业的流程中的数据提供出来,加工成决策需要的信息,它是一个典型的生产过程,信息产品的加工过程。
因此,在ERP实施初期,需要我们的财务人员将日常工作重心调整到熟悉系统软件的功能和具体模块的操作要求。同时,会计人员既是会计信息系统的使用者,也是会计系统的维护者。在系统开发初期,需要专业会计人员参与,充分考虑本单位经济业务结合财务管理的需要,参与会计信息系统的需求分析和设计,在考虑成本效益的基础上进行系统优化,兼顾会计信息系统的通用性与专用性。在系统建成并投入使用之后,应有专职会计人员对系统后期需求或新的业务进行功能匹配,而非仅靠IT人员进行后期系统维护。
二、了解企业内部业务流程,对业务信息核对检查及调整补正,实现会计的记录、报告等基本职能
ERP环境中大部分的业务类会计凭证都不需要由会计人员填制,ERP系统会事先做好业务模块到总账、报表模块的设置,先由业务人员在系统中完成相应的业务数据(原始单据)填写工作,通过系统传输到会计模块自动生成会计凭证,同时可依需要自动产出报表。通过ERP系统,可以实现许多信息直接从系统中撷取,会计信息的核对工作也相应减少,会计信息质量与提交
速度也提升许多。在原本由会计来完成的基础工作已被取代的情况下,核算人员的工作重点将发生改变。主要特点体现:以财务管理为核心,实现财务和企业内部各业务的协同。比如:支持手持终端自动输入各种商品或劳务数据,并实时或批量传送送给财务系统;ERP支持对企业应用的其他业务系统开发的接口与,将业务数据传输到系统中,实现业务与财务数据协同。系统自动生成各种账表,包括财务类、业务类,并可以实现帐表到凭证、单据的钻取,进行事中控制和事后分析。财务人员对财务信息的审核工作,不再是拿数据和单据核对,需要走出会计部门,进入生产经营部门,对原始的数据、业务系统进行核对。这需要深入生产经营过程,熟悉业务流程,才能更好的履行财务管理职能,利用自己的专业经验、分析能力与其它技能(预算、预测与成本会计等)。
三、强化财务人员参与企业管理的职能,适应企业管理对财务人员的需要
ERP系统实现了业务、财务信息一体化,从财务信息的处理,到支持多层次、一体化的财务管理。它能够将财务预算、控制、分析和预测贯穿在系统流程中,实现事前计划、事中控制和事后反馈的结合。与传统的财务管理模式下依靠会计的记录和事后反馈相比,提高了预算管理效率和分析质量,从而提高财务管理的水平。会计人员在系统财务数据的基础上,结合预算、历史数据加以分析,从而进行相应的事前预测、管理和控制活动,提供分析与管理决策用信息,更好地参与到企业的整个管理系统中。
四、ERP系统作为决策支持系统,要求财务人员应该具有全局观念
由于ERP系统的决策支持定位, 需要财务人员尤其是CFO要从企业发展的战略全局出发,将企业管理系统与财务系统协调一致,发挥财务与研发、采购、生产、营销、人力资源的协同效应。财务人员的重要工作是实现财务管理功能,在系统实现业务财务数据自动对接后,财务管理可以贯穿在整个系统流程中。 由此可见,企业实施ERP系统管理,对财务人员工作原有工作模式的影响是显而易见的。财务人员在这样的环境下,需要在熟悉行业、企业的业务的基础上,学习系统的操作达到熟练进行业务处理。培养全局观念,充分利用系统的财务业务一体化功能,实现财务管理职能。