国有企业资金管理与内部控制
一、与资金管理相关的内控体系设计原则
(一)全面性原则
从理论上说,企业在制订与货币资金相关的内部控制制度时,应含盖企业货币资金业务的全部内容,既应包括通常的库存现金业务与银行存款业务,也应包括诸如银行汇票、承兑汇票、中长期票据等其他货币资金业务。
(二)重要性原则
所谓重要性原则,是指企业的资金管理内控制度应在全面性基础上,针对经营管理中的重要业务与事项、高风险领域或环节,采取更为严格的控制措施,如投资、担保等高风险资金的支付,应建立严格的联签制度。
(三)牵制性原则
从制度层面上看,牵制性原则的重要体现即为内部牵制制度,即企业应在财务岗位的设置上,将出纳岗位与记账岗位、财务主管岗位相分离、记账岗位与保管岗位相分离,由此形成一个相互制约、相互监管的关联关系。
(四)适应性原则
适应性原则与成本――效益原则相类似,即企业的资金内控制度应与其经营规模、业务范围、资产状况和风险水平等相适应。若企业规模较大,经营种类繁多,可在牵制性原则的基础上设立多个出纳、记账岗位。
二、国有企业在资金管理中存在的主要漏洞
(一)资金管理较为分散
当前,就大多数国有大中型企业而言,其资金管理中存在的首要问题为资金管理的被迫性分散,资金难以实现实时集中或归集,这给其资金集中管控带来了很大难题。在这种状况下,企业下属子公司多头开户,使企业资金处于分散、沉淀、闲置的状态,降低了资金的使用率及周转速度,极易导致企业一方面因缺乏自有资金而被迫实施对外融资,一方面各子公司资金存在大量沉淀却无法利用,这两种状况的同时发生充分显现了企业资金管理的无奈。此外,各予公司对于资金较高的使用自由度也会放大企业整体的资金风险,难以控制。
(二)资金监控存在不足
在现代企业制度下,国有企业经营自主权的增强充分保障了其可持续性发展目标的实现,尤其是财务自主权对企业控制力和影响力的提高对此可以起到非常积极的推动作用。但是,与此相伴随的企业出资人多元化、分散化的弊端,以及法人治理结构的不完善性,使得企业陷入了所有权和经营权相分离的窘境,由此也就产生了传统意义上的代理冲突。代理冲突在企业资金管控上的重要体现就是财务约束机制和资金监控手段的缺失,这种缺失会使企业失去对子公司财务的控制权,严重时会导致仅是名义上的资金控制权,其实际运作却难以掌控。
(三)相关制度不够规范
目前,大多数国有企业都建立起了适合自身的资金内控制度,但体系并不健全、内容缺乏细化,且与实际背离严重。例如,为追求较高的市场份额与占用率,企业通常会采取有节制的赊销策略,但该策略的实际节制性却并未在相关内控制度中得到反映,如赊销策略的限制额度、优惠力度、资金最迟回收时间等都未在此阐明,由此便会导致企业因过度赊销而影响其自身的资金循环,因此被迫再选择向外融资来补充资金链。再如,在如何实施存货管理,如何掌握最佳的库存量,以及相关库存资金的占用方面,内控制度也未给出具体指导原则。
(四)资金舞弊现象较多
从理论上说,资金内控制度的最主要作用之一就是防范财务舞弊事件的发生,维护企业资金的安全性与完整性,保障企业运营的正常进行。但是,从目前来看,国有企业群体实际上是资金舞弊现象的一个重灾区,尽管当前单体舞弊现象已经得到了充分控制,但串通舞弊事件依然较多。例如,2011年上半年震惊全国的齐鲁银行员工骗贷案,就是利用了银行与相关企业内控机制的漏洞,通过银行与企业双方不法人员的串通,而达到了其不法目的且隐藏多年未被发现。由此可见,企业内控机制的触角缺乏必要延伸,对机制外风险的防范无能为力。
三、国有企业资金内部控制的改进性策略
(一)建立健全内部牵制制度
依照牵制性原则,企业应建立起必要的内部牵制制度,即凡是涉及款项和财物收付、结算及登记的任何一项工作必须由两人或两人以上分工办理,以起到相互分离、相互制约的作用。在财务岗位的设置上,内部牵制制度的关键点主要在于以下方面:会计与出纳的分离、审批与经办的分离、核算与稽核的分离、登记总账与登记明细账的分离、票据管理与印鉴管理的分离等。此外,还要特别注意会计信息化环境下的内部牵制制度设计,注重对相关会计岗位权限的授权与设置,登录口令的保护,以及与资金收支业务相关的权限制约等。
(二)革新资金授权审批制度
授权审批制度,是指企业在办理各项经济业务时必须经过规定程序的授权批准,而这在形式上通常又可分为常规授权与特别授权。在实际工作中,对于常规授权企业可设置相应的日常资金支付审批单,审批单需注明相关业务事项名称,以及经办人、财务负责人、审核人的签字。特别授权通常针对可对企业产生重大影响的投资、筹资、担保等大额度、高风险业务。例如,在特别授权制下,任何投资的准予履行都需采取董事长、总经理、财务主管联签制,严控因授权不当或授权过度导致的董事长、总经理一人审批或越权审批制。
(三)注重对汇票业务的监控
目前,汇票业务正逐渐成为企业财务舞弊案件的新关键点,对此企业应加以足够的重视。为此,企业首先需保证应付票据的真实性,任何票据都必须经子公司经理或经其授权的总会计师批准,并对其进行查询证实;其次,对于所收取的承兑汇票,企业应主动向出票银行进行查询核实,在有条件时还应向出票单位或背书付款单位展开查询;再次,企业需确保承兑汇票贴现、背书转让的审批手续齐备,对此可参照资金付款审批权限予以审批;最后,企业财务部门应坚持对票据业务进行每日逐笔、序时登记,以及每月末对其进行盘点与核对。
(四)推行资金集中管理模式
从实际来看,当前可实现企业资金集中管理的方式主要有两种:财务公司模式和资金结算中心模式,前者内外部功能均比较强大,兼有外部融资平台和内部结算中心的双重职能,适用于规模较大、层级较多的国有大中型企业,但其设立门槛一般较高,审批手续严格且所需时间较长,企业为此所需付出的机会成本较高。相对于财务公司模式,资金结算中心模式也可实现企业资金的集中管控,通过每日资金的归集、调度、拨付等流程,可充分避免其资金分散、沉淀现象的发生,提高资金的使用效率,使企业资金在其内部自由流动、合理配置。
(五)加强对资金的内部审计
为了加强对货币资金收支业务的监督管理,企业应设置独立的内部审计部门,并为其配置独立的内审人员,通过监控货币资金收支业务程序的执行过程,评价货币资金内控制度的健全性和有效性,来对其资金内控体系的薄弱环节提出修改意见,以进一步完善。例如,内审人员可通过对企业库存现金的突击盘点,审查其是否存有坐支现金行为以及长短款现象,并及时予以纠正;再如,内审人员还要特别关注银行存款事项,审查其是否存在出租、出借银行账户行为,并对某些具有特殊对应关系的凭证深入调查,以防止人为舞弊现象的发生。