通过财务和业务系统的一体化建设，使企业业务系统的数据自动传向财务系统，减少人为干预，做到数出一门、数据共享，从而加强对各业务部门工作的及时反映和监控，减少财务工作人员的重复劳动，是提高企业管理水平和工作效率的有效途径。

烟草商业企业财务和业务系统一体化建设的基本现状

由于业务系统和财务系统在开发先后、观念认同、部门建制、软件开放等方面的差异，烟草商业企业财务和业务系统一体化建设一直进展缓慢。以卷烟进销存的核算为例，通过对烟草商业企业财务信息化建设情况进行考察得知，目前财务系统和业务系统的结合一般通过以下两种方式实现：

方式一：财务系统和业务系统分离，财务把从业务部门和仓库获得的数据进行审核、汇总后录入到财务信息系统，企业成本和经营业绩以财务系统的核算结果为准。

方式二：财务系统和业务系统分立，在财务系统中建立存货核算系统，定时将业务系统数据按照约定的接口标准传递到中间表，财务存货核算系统从中间表中提取数据后进行单据的审核。

烟草商业企业财务和业务系统一体化建设中存在的问题

由于以上两种方式中烟草商业企业财务和业务系统各自独立运行，资金流、物流和信息流难以协同，难免出现数据传递不及时、不一致的现象，无法真正实现过程控制，容易导致企业决策延迟或失当。具体来说，烟草商业企业财务和业务系统一体化建设主要存在以下问题：

编码的不一致性。由于财务与业务系统都是独立运行的，各自采用一套编码。而诸如商品名称、供应商、商品分类等必须统一的编码如果做不到同步维护，就会出现计算结果不相符的现象。

规则的差异性。业务系统建设时主要考虑业务流程的通畅与操作的方便，并要求能够及时计算出经营业绩，所以核算方式相对简单，成本计算方法也相对单一。与不同时期建设的财务核算系统的计算结果相比，常因成本核算的记价规则、统计粒度等不同出现两套不同的成本和利润的数据。为保持财务和业务系统统计结果的一致，有的企业把财务系统的计算结果反写到业务系统。但这样做不仅会破坏业务系统自身的平衡，还会给财务审核和对账工作带来不便，也不利于实现财务职能由核算向精细管理的转变。

监管的滞后性。业务系统要及时掌握经营状况，必须动态反映经营业绩。而财务系统要稽核业务数据的准确性，需要对仓库和业务等方面的数据进行核对。然而由于业务系统和财务系统在时点认同上存在差异，加之财务系统与业务系统的分立运行，容易造成财务数据与业务数据的不一致。而如果财务工作仍然沿用习惯的以周或旬为周期的分时段核算方式，就会因为反映企业经营情况速度的减慢削弱了对业务工作的及时监管。

维护的复杂性。财务系统和业务系统的分立，势必导致同一数据源的重复设置。由于大量的数据重置，增加了系统存储和备份资源的耗用，加大了系统建设的工作量；同时，无论是财务系统还是业务系统的需求发生了变化，另一个系统也必须同时对接口进行修改，无形中就增加了系统维护和协调的难度。

建设的重复性。业务系统目前分为卷烟、烟叶、物资等并存的应用系统，随着业务的拓展和管理的延伸，将来还可能增加其他系统（如图1所示）。如果每个业务系统都对应一个财务进销存系统，不但会增加财务系统的负荷，而且每个业务系统和财务系统都不可避免地会遇到上述的问题。



烟草商业企业财务和业务系统一体化建设的思考

网络技术的快速发展使得企业内外部信息可以在各环节实时快速流动，这就为企业财务和业务系统的一体化建设带来了良好契机。企业应该加强业务系统的成本核算环节，选择合适的成本计价方式，动态地反映业务系统的经营业绩，定时按照财务的规范要求将业务系统的数据加工成财务要素和会计凭证的标准数据，并及时传递到财务系统，由其自动生成相关的记账凭证。这样不但减少了重复劳动，同时也保证了业务和财务系统数据的一致性和及时性。由于财务工作人员直接参与业务系统的核算操作，使财务系统对业务系统能够由原来的事后审查向事中控制转变，同时可以进一步加强财务系统对业务系统的监督职能，提高财务监管工作的效率。

以卷烟购进为例，在实行财务和业务系统一体化后，卷烟到货后由仓库工作人员在业务系统做验收估价入库，财务工作人员在财务系统中录入各供应商的明细发票信息及企业付款记录，并将发票信息与仓库验收入库信息进行财务采购过账比对。如货到票未到，记入“暂估商品”；票到货未到，记入“在途商品”（即借记“在途商品”，贷记“应付账款”）；货到票到，记入“库存商品”。当票到部分大于预付账款时，记“应付账款”；当票到部分小于预付账款时，冲减预付账款。这样，就改变了由于财务与业务系统分立，财务分时段提取业务系统数据导致的资金流、物流和信息流难以协同，不能实现过程控制的弊端。（如图2所示）



我们认为，要实现财务与业务系统的一体化，可以在对业务和财务系统进行流程梳理和整合的基础上，建立一个支持财务与业务系统一体化的动态会计平台，以实现财务会计流程与经营业务流程的有机融合：当一项经营业务（事件）发生时，业务数据进入信息系统后，立即保存到指定的数据库中；同时，该事件通过动态会计平台可以自动生成实时凭证，虽然实时凭证只是一种虚拟凭证，不是实际的会计凭证，但可以定期或不定期地将实时凭证汇总生成实际的会计凭证。实时凭证一经财务确认，立即就可以反映到所有相关的账簿和会计报表上，不需要再经其他部门工作人员另行录入。另外，通过动态会计平台，分类款项、部门、往来等辅助信息也均能实现自动传递，从而真正做到前后台的无缝连接（如图3所示）。



由于财务系统和业务系统在核算口径和统计粒度方面存在差异，动态会计平台应该针对财务核算的具体要求，对实时凭证进行适当处理，以保证实时凭证在核算原则、统计口径、展现方式上满足财务管理的具体要求。同时，为了保证基础数据的统一，应该建立基础数据的编码手册，内含仓库目录、业务部门目录、采购/销售人员目录、往来单位类别、地区目录、往来单位目录、商品类别目录、商品目录、入出库业务类别目录等内容，以此保证财务系统和业务系统在公共基础信息上能够实现实时更新和同步维护。除此之外，可扩展性也是财物系统和业务系统一体化建设时需要考虑的，以满足企业业务拓展和延伸的需求。（作者单位：湖南省烟草公司）



徐智/文