一、以全面预算管理为龙头
预算是公司经营思想的具体体现,在生产经营的各个方面发挥着重要作用,公司已经形成了以发展规划为导向,年度预算为控制目标,滚动执行预算为控制手段,覆盖公司市场开发的全面预算管理体系。公司预算编制采取“自上而下”和“自下而上”相结合的方式。“自上而下”是指公司在确定了生产经营总目标后,预算管理部门根据生产经营总目标,制定目标分解方案,并将此目标层层分解到各个预算责任单位。它实质上是公司经营者的思想和公司经营总目标层层贯彻落实的过程。“自下而上”是指在预算编制时,各预算责任单位根据分解目标,结合本单位的实际情况,编制部门预算报归口管理部门审核,编制分预算报预算综合管理部门审核,进行现金流量、损益和资产负债的综合平衡,最终编制总预算报公司审批。它实质上是各个预算责任单位落实公司目标、确保公司经营目标实现的过程。每年一月上旬,公司通过签订经济责任书的方式来各责任单位的目标任务。公司在推进预算管理的过程中,注重预算管理的改进与创新,这主要表现在:
(一)预算的全面性。公司的每一位员工都是预算的执行者;公司所有涉及现金和财务的活动都纳入预算管理;公司从投资、物资采购、市场开发等每一环节都处于预算控制之中。
(二)充分体现与战略、规划的结合。战略和规划确定的方向和目标需要通过预算来加以实施。公司目前在预算管理中充分体现战略和规划的内容,同时根据实际情况提出更加明确、具体的努力方向。
(三)月度执行预算。近年来,公司经历了年度预算、季度执行预算、月度执行预算过程。现在以月度执行预算作为每月的控制预算,是保证年度目标完成的有效手段。
(四)体现柔性控制与刚性控制相结合。公司整个预算管理体系而言,以“柔性控制”为主体,但就预算管理分解、落实责任指标而言,又强调“刚性控制”,特别是月度执行预算,更是以刚性控制为主,预算的柔性控制和刚性控制从不同的方面对预算执行过程实施控制,保证公司生产经营过程向既定的生产经营目标发展。
(五)预算与标准结合,全面提升预算管理水平。预算与标准的结合,使公司高层管理人员把主要精力用于管理和企业生产经营过程中各种不能标准化的“例外事项”,从而使预算管理工作重点更为突出。随着标准逐步完善,公司生产经营的方方面面均有相应的“标尺”,预算管理真正成为全员参与、全面履盖和全过程控制的全面预算,并达到“无为而治”的境界。
二、以项目管理为要素,参与事前管理和事后分析
公司的收入按业务性质的不同,划分为多个业务部门,每个业务部门就是一个独立的利润中心。对每个利润中心的业务收入,分合同进行管理。在业务开展过程中,财务部门积极参与业务过程的事前管理,由该利润中心拟合同初稿,执行部门、综合管理部门、财务部门对合同的内容进行评审,评审合格后的合同才能进入执行程序。财务部门主要针对资金收支、涉税事项及合同毛利进行评审,使公司每个项目在正常运作的情况下都有可靠收益,资金收付能提供相应的保障。每个合同执行完毕后,一般在合同执行三个月内,就要对此客户进行一次综合评审,对于一些毛利不理想的客户,在查找自我成本控制的问题的同时,也得对确实没有合理利润的客户中止合同。财务部根据客户的业务量缩小或是扩大客户的信用额度,并随时对客户信用情况给予监控。慎重选择客户,只做有把握的生意,是物流企业长期优良发展的前提。
三、以标准成本管理为基础
公司成本管理体系概括来说,就是“以标准成本制度为基础,并通过成本对比,挖推进成本的持续改良,对成本实行全过程控制,提升运营成本竞争力”。在这一体系中,建立公司内部严密、科学的标准成本制度是关键。所谓标准成本制度就是通过对成本中心各项成本指标及其成本动因的细化分析,找寻规律并设定相应的成本标准,运用标准与实际对比揭示分析差异,实施对成本事前、事中和事后的全过程控制,通过成本中心成本绩效衡量,着力于成本改善,并运用成本标准服务于经营决策的成本管理体系。对自有车辆,公司通过对不同轴型车辆、不同线路的运营成本对行单项进行统计,形成成本资料库。以此为基础确定该线路的各单项标准成本。对征调的异地返程车辆,按不同线路形成以元.吨.公里的单位标准成本。标准成本提供了成本中心绩效衡量的手段,通过差异分析找到成本变动的直接原因和改善差异的有效方法,达到了有效控制成本的目的。标准成本是公司在参与社会运输招标项目的重要依据,同时参与招投标项目也是检验标准成本恰当与否的标尺。四、以资金管理为核心以“以收定支、合理利用、统筹兼顾、确保重点”为原则,做好资金管理过程的计划、控制、分析、考核等基础工作,合理使用资金,最大限度满足公司生产经营的需要,不断提高资金使用效益。
(一)应收款项催收管理1.客户信用政策。信用管理体系的核心就是客户评审制度。只有建立起完善的客户评审制度,有效考核客户的信用,才能真正地减少企业的呆坏账。将公司客户根据业务量和重要程度划分为“大客户”和“一般客户”,确定不同的信用期,采用不同的信用政策。业务量标准公司一般按年业务量达到﹡﹡万元(含)以上的为重点客户,可享受开票后次月起三个月内收款的信用政策;不足﹡﹡万元的为一般客户,可享受开票后次月起两个月内收款的信用政策。2.欠款催款管理采用按月编制催款计划并考核其完成效果的方式进行。催款计划表由财务部编制,经财务负责人审批后生效,根据下达的催收计划指标组织实施,责任落实到人。3.高度重视应收账款的坏账风险。财务部在编制催款计划时,对欠款时间超过5个月的,自第6个月起在催款计划表中进行坏账风险提示,直至款项全部收回。对超过信用期的欠款项目,督促相关责任部门高度重视,相关责任部门应会同财务部提出处理意见,积极组织催收。对欠款时间超过10个月的,财务部在进行风险提示的同时应向客户发出“单位往来询证函”,对欠款情况进行核实。并报经分管领导决定继续催收或通过公司法律顾问采取相应的催收措施。公司高度重视控制应收账款风险,为此采取了预收货款、定期对账、密切跟踪客户财务状况变化、货款互抵等多种措施清理历史欠款,强化货款回笼。公司的货款回笼率一直保持在100%左右,保证了充足的现金流量,夯实了效益基础。
(二)个人借款管理差旅费借款应于出差回公司后15日内到财务部办理报销或退款手续,逾期按公司《关于差旅费报销的规定》加收滞纳金。个人业务借款按季清理,备用金借款年末结清余额。通过这些管理措施,能及时发现问题并得到纠正,使公司的个人借款一直处于良性状态,杜绝了个人违规占用资金的情形。
(三)资金使用计划每月末各单位应根据本单位生产经营状况,预计本单位下月资金使用情况,对单笔支出超过﹡﹡元的应提出计划用款申请,于当月25日前交财务部审核后报公司财务负责人,由公司财务负责人确定下月资金使用指标。
(四)用款审批管理制度总经理、财务负责人对公司资金管理全面负责;各资金使用部门负责人及其分管领导对资金使用的合法性、合理性以及原始票据的有效性具体负责。对购置固定资产的金额在﹡﹡万元以上,报经公司董事长审批。对与生产经营无直接关系的单位或个人向公司借款,报经公司董事长审批。
五、以制度建设为保证
(一)以会计法规为准绳,持续进行财务会计管理制度建设。公司坚持以国家会计法规为准绳,强化会计政策的研究运用,力求及时准确地做好各项会计政策制度的转换衔接。2006年,根据财政部发布的《内部会计控制规范》,相应地制定了物流公司内部公司级的内部会计控制规范,进一步强化了内部管理,使各环节的经济活动更加规范。2007年共完成对财务管理和会计核算制度的对照检查和修订完善工作。以保证公司财务会计管理制度与国家的法律法规以及公司的实际情况保持一致。
(二)积极参与业务管理制度制定,从源头上发挥财务部门的监督作用。财务部门积极参与业务部门业务流程及制度的制定,不仅使业务与财务流程能有机结合,使制度具有可操作性,而且从制定制度开始就充分发挥了财务部门的监督作用。
(三)、制度执行中的定期检查制度。公司一方面努力优化制度设计,确保制度具有较强的可操作性,另一方面通过定期检查制度确保各项财务管理工作能严格按照财会制度进行。 多年来,该公司从增强核心竞争力及实现做专做精做强做大的战略目标出发,逐步建立起一套具有公司特色的、适应企业生产经营管理需要的财务管理体系。这一体系使公司的收入、成本、费用、利润、企业价值等都处于严密的财务管理之下,从根本上保证了企业经营质量,企业财务管理的价值创造能力得到了显着提升。