内部审计在汽车4S店现状与对策
汽车4s店公司治理中内部审计是重要措施,现在内部审计在汽车4s店存在如下问题:机构设置与职能不完善等,因此,应创新内部审计工作。
(一)内部审计在公司治理中的重要性
集汽车销售、维修服务、备件销售、代办保险等业务为一体的汽车4S店经营模式已广泛存在,在市场经济下企业规模扩展使汽车4S店面临激烈的竞争压力,亟需从公司治理、内部管理等方面挖掘内部潜力。
内部审计与公司治理有着密切的联系。审计是公司治理机制和资本市场机制正常运行必不可少的制度安排,如果没有审计的保障,资本市场的秩序将难以维护,投资者的利益将受到侵害。可见,内部审计职能的发挥是公司治理所赋予的特有功能,内部审计机构的设置是公司治理结构的重要组成部分,内部审计的目标与公司治理的目标相协调。《中华人民共和国内部审计基本准则》将内部审计的界定为:内部审计是组织内部的一种独立客观的监督和评价活动,它通过审查和评价经营活动及内部控制的适当性、合法性和有效性来促进组织目标的实现。
从有关内部审计准则中也能看到内部审计在公司治理中的重要地位。如国际内部审计师协会理事会2000年6月17日通过的《内部审计职业实务准则》中有关内容为:“执行准则2100——工作性质:内部审计活动应评价和帮助改进风险管理、控制和管理过程。”“执行准则2110——风险管理:内部审计活动应帮助组织识别和评价重要的风险暴露,并帮助组织改进风险管理和控制系统。”“执行准则2110.A1——内部审计活动应监控和评价组织风险管理系统的有效性。”“执行准则2110.A2——内部审计活动应评价与组织有关的管理、经营和信息系统的风险暴露”。应注意的是:财务和经营信息的可靠和完整;经营的有效性和效率;资产的保护;对法律、规章和合同的遵循,这些内容都反映了内部审计是公司治理监控系统的重要组成部分,内部审计职能的发挥具有促进公司治理的作用。
(二)汽车4S店内部审计的具体作用
1.控制和监督作用。内部审计人员可以通过对业务循环如内部销售环节的跟踪了解,及时发现销售管理中的问题及内部控制漏洞,识别和评价企业内部经营活动各个环节风险,如及时关注整车销售关键风险点、零部件销售环节容易出错的地方等,对经营活动的合法性和效益性进行实时监督。
2.评价作用。内部审计人员需对企业财务信息质量、战略与风险管理、法律法规的遵循性方面作出评价。如通过对4S店内各种规章制度的执行情况审查分析,能够对企业内部控制执行的有效性进行评价;通过对各部门业务资料和财务资料的审查,能够对企业经济管理所需信息真实性进行监督和评价。
总之,内部审计活动旨在提高企业的管理水平,其审计结果为4S店的经营管理提供科学的决策依据,内部审计可以看作是公司治理的手段之一。
二、 汽车4S店内部审计现状及存在的问题
(一)内部审计机构的职能定位分析
汽车4S店经营模式的产生背景客观上使人们长期以来“重销售、轻管理”。以销售业绩为主导思想根深蒂固,多数经营部门认为只要公司赚钱就行,管理层对内部审计职能认识不足,停留在“内部控制就是内部会计控制,内部审计就是查账”的阶段,监督店内经营状况的职责落在财务人员上,忽视了内部审计为管理带来的隐形收益。
(二)内部审计机构岗位设置与人员素质分析
一般汽车4S店设置了三大岗位群。按业务性质分为汽车销售业务、售后业务、后台业务。1.汽车销售业务。按类型具体细分为批发业务、零售、库存管理。批发业务有销售专员和主管;零售业务细分为前台接待、销售助理、大客户专员销售主管等;库存管理细分为助理、专员、主管等。2.售后业务。主要有零部件管理、汽车维修、前台接待、支持类文员。3.后台业务。主要是保证4S店正常运营的相关支持工作。一般分为财务、市场、人事等,财务组织结构主要岗位设置有收银员、出纳、会计(整车销售会计、售后会计)、会计主管、资金主管、财务经理。可以看出,由于对内部审计认识不足,汽车4S店一般没有专设内部审计机构和岗位,规模性的集团公司才设审计部。缺乏专门从事内部审计的人员,内部审计工作多由会计岗位人员完成。
(三)内部审计方法分析
基于对内部审计职能和岗位设置的分析可知,多数汽车4S店内部审计业务范围单一,审计方法较传统,以审查账项为主阶段,侧重一般性工作的检查,对内部控制的了解和测试、风险的评估较少关注。内部审计认识不足、岗位缺失、内部审计人员非专业素质等现状,制约着汽车4S店管理走上新的高度。汽车4S店业务范围复杂、控制环节较多、资金占用大,从公司治理高度看,专设内部审计机构有利于正确评价与4S店有关的管理、经营合法性、效益性及信息系统的真实性和完整性。
三、加强内部审计的策略和建议
(一)更新理念,从公司战略高度定位审计
内部审计必须以“强管理、防风险、促发展”为己任,积极探索以“风险为导向、控制为主线、治理为核心、发展为目标”的管理审计和绩效审计,积极探索以“事前审计为基础、事中审计为重点、事后审计为保障”的审计模式。现代环境下,内部审计对象不断拓展,应重新认识内部审计的职能,从战略高度定位内部审计在公司治理中的重要作用。重新定位审计的职能,需要设置独立的内部审计岗位,拓宽审计业务范围,提升审计人员的专业素质,改变审计工作方式、营造良好审计环境和有效的沟通渠道。建立有效的治理机制,完善内部审计制度,使内部审计发挥监督和评价财务信息真实可靠、经营管理合法、高效等职能,通过合理安排内部审计提高公司的治理效率。
(二)转变观念,用整合框架指导内部审计工作思路
1.整合框架的基本思路。整合审计是指将财务报表审计与内部控制审计进行整合。整合审计可以降低审计成本、提高审计质量、控制审计风险,是当前内部控制审计的主要方式。内部控制制度是公司治理的基础,内部控制审计作为审计业务的一个环节。从这个意义讲,内部控制成为审计和公司治理的纽带。整合框架下,以防为主的内部控制系统和以监督为主的内部审计有机结合,可以充分发挥内部审计的监督、评价职能。
2.汽车4S店内部审计的工作重点。整合框架下内部审计工作重点转向对4S店相关业务的内部控制关注。考虑内部控制建立是否合理健全,内部控制是否得到有效执行。整合框架下不仅从财务报表信息相关的内部控制,还要从公司战略和公司治理层面评价内部控制,考虑内部控制在公司风险管理中的作用。通过内部审计对内部控制的审查,发现管理中存在的问题和不足,揭示潜在的风险,使企业形成一个自我防范的预警系统。审计工作重点从查错防弊转向为内部管理服务。
(三)创新方法,用风险导向审计指导内部审计实践
首先,按照风险导向审计原则自上而下进行风险评估,识别和评价企业内部重大错报高风险领域,将审计重点放在重大内部控制事项上。为使内部审计更好地发挥作用,内部审计领域要深入到汽车4S店的采购、销售、库存、售后服务等各个环节的营运过程中。评价店内运营中相互制约和牵制的制度是否有效执行。如整车销售重点关注厂家返利控制制度,评价返利的流程是否合理,凭证手续的传递是否及时,审核权限、资金的调度、返利的账务处理等方面是否存在缺陷。备件管理较繁琐,环节多漏洞多,重点关注账实是否相符,存货结构是否合理、是否积压等。
然后,针对不同业务类型进一步设计审计程序。(1)运用分析程序识别具体业务流程层面是否存在信息失真和管理缺陷。如整车销售重点关注厂家返利的真实性和准确性。厂家返利是否及时入账,有无挤占资金的情形,账务处理是否正确。如备件管理方面,分析库存备件结构、数量是否合理、实物盘点记录及账实差异处理流程与审批制度分析。维修与服务方面要分析收入的完整性、各项服务的真实性等。运用比率分析法如分车型计算毛利率、分类型计算备件存货周转率等手段发现是否存在异常波动等现象。(2)恰当运用审计具体程序,提高审计专业技能。通过获取不同的审计证据相互印证,增强审计意见的可信度。如对存货管理方面审查,计算出存货周转率与行业平均水平比较,结合存货盘点分析存货结构、资金占用和流动情况,与厂家订货系统查询核对情况综合判断。
(四)构建企业文化,强化监督机制
良好的企业文化为内部控制的执行营造了控制环境,各岗位员工的专业胜任能力是提高内部控制执行力的基础,内部审计的实施离不开良好的企业文化,内部审计是公司治理的保障机制,强化监督职能,促进与提高公司治理上一个台阶。
综上所述,随着汽车4S店经营规模的扩展,对内部审计认识逐渐增强,内部审计已经向控制评审、经营效益审计、经济责任审计、项目审计、风险管理审计、舞弊审计等多领域拓展。内部审计角色和职能正发生着转变,转向为管理提供增值服务。完善公司治理结构离不开内部审计,有效的内部审计能够形成权力制衡机制并使其有效运行。我国汽车4S点的发展应顺应时代的发展,从公司治理高度认识内部审计的作用,从公司治理结构和公司治理模式上合理安排内部审计。