六个转变促进医院内审工作创新转型
摘要:从财务收支审计为主的传统审计到以传统审计为主,以风险导向为辅的现代内部审计的转变,注重审计和提出建议的常规模式到建议提出并持续参与整改的转变。
在卫生经费供求矛盾,及社会迫切要求改善医疗条件的背景下,医院必须更加注重自身建设,加强各方面管理,严格控制支出。作为医院管理的重要环节,医院审计中心从自身角度出发,着重在提高审计执业意愿、转变工作思路、树立新型审计理念等方面入手,积极探索内部控制测评和风险导向审计新思路,工作成效显著,2012年被卫生部评为内审工作“先进集体”称号。
第一个转变:从“疲劳”审计到“意愿”审计的转变
由于工作特点,内审人员经常“得罪人”,导致内审人员工作动力不足,缺少工作激情,甚至产生“审计疲劳”,不敢深入调查和事后追踪,使得内审工作流于形式。在执业意愿不是很强的情况下,势必影响审计质量,导致审计工作公信力下降,进而影响领导对审计工作的支持力度,最终造成恶性循环。为此,我院领导高度重视审计工作,亲自过问,主动出面帮助解决、协调审计过程中存在的问题和困难,使审计人员能够抛开顾虑、放开手脚,大胆开展工作。平时工作中内审人员主动与审计对象沟通,坚持换位思考,不断挖掘深层次问题,并与其共同解决,从不颐指气使,一味指责,深得审计对象信任,逐步营造出“尊重审计、支持审计、自觉接受审计”的良好氛围。
第二个转变:从财务收支审计为主的传统审计到以传统审计为主,以风险导向为辅的现代内部审计的转变
传统的内部审计着眼于财务的“收”和“支”,其重点是审查财务收入入账的完整性;重点关注财务支出范围的合法性和合规性,资产的安全性以及账务处理的正确性等。新形势下,医院的管理控制不能仅限于财务收支审计,审计中心为此积极探索以风险为导向、控制为主线、增值为目的的内部审计新模式,更加关注医院面临的风险和医院未来的发展,更加注重增值功能建设。审计工作以传统的财务收支审计为基础,并开展一系列风险审计。如在工程审计中,我们在立项前就开始介入,对风险进行控制。又如,在大型设备效益审计中,审计中心在设备运行本量利分析、可行性论证执行情况、资金审批制度执行情况和款项支付情况等方面进行监督、评价,对医院投资存在风险的设备提出审计建议。在此基础上,我们还对设备的运行情况进行跟踪监控,对每台大型设备进行保本点测算,坚持每季度对其工作量进行监测,并及时告知科室运行效率情况,为科室和院领导决策下一年的设备采购等提供参考。
第三个转变:从常规核查到内部控制制度执行情况审计的转变
由于大量内审人员的专业背景为会计财务,受知识结构和工作经验影响,内部审计往往带有会计监督的痕迹,审计业务能力和思维高度都有待提高。因此,新形势下,必须以审计人员自身能力为突破点,改变传统财务审计只重微观不重宏观的思维方式。内审人员认真学习专业知识,摆脱会计监督影响,注重内部控制制度与实际操作执行情况的比较。查看制度执行落实情况,实行以制度管理人和行为,建立以“防”、“堵”为主的监控防线。如对收入数据的审查,以往仅核查收入是否全额记入,而现在则注重审查HIS系统在不同的数据出口下,统计数据是否一致,再与财务数据进行比对,实行系统内多角度,以及系统和财务帐等多维度进行比较。这样既保证了收入的完整性和正确性,也对数据统计过程中,各个环节内部控制制度执行情况进行了审查。同时我们更注重制度建设,制定完善恩泽医疗中心(集团)《内部审计工作规定》、《内部审计工作细则》、《零星工程内部审计管理制度》,以及审计人员的岗位职责和工作流程等制度。此外,还对审计过程中发现存在漏洞的制度,进行了重新修改制订,如《医院退费管理制度》对退费流程中几个内控关键点进行重新布控,对授权签字人员权限进行专项规定等,有效防止和堵塞各环节可能产生的漏洞。
第四个转变:从工程付款审核到项目全过程介入的转变
虽然医院零星工程金额小、工期短,但工程零星分散、面广量大、施工图纸不全,甚至没有施工图,部分工程队缺少必要的技术力量,多算工程量、漏算项目的情况比较突出,潜在风险较大,舞弊发生的可能性较高。为此,审计中心将审计监督渗入到零星工程的预算审核、招标、施工现场、项目验收、付款、竣工决算等每个环节,每项工程结算都经过实地测量、核实工程量、套用定额审核等程序。我们顶住压力并联合基建管理部门,坚决按实际情况对数据不符的项目进行重新测量。此外,在平时工作中细心记录施工内容、材料品牌及规格、隐蔽工程等内容,仅2012年拍摄照片便达1100多张,以此作为审计的有力证据。对工程预算和工程合同的审签,实行“先审定预算,再审签合同”规定,对院内零星工程建设资金使用起到了有效监督作用,保证了项目建设过程合理、真实有效,促进了基建项目管理水平的提高。
第五个转变:从手工取证审计到现代计算机联网审计的转变
在医院高速发展的背景下,各院区工作业务量快速上升,靠传统的审计手工查找问题和取证方式,已不能有效控制财务管理中所隐藏的风险,推进计算机审计势在必行。审计中心在工作理念、思维方式、工作模式上进行深层次的变革尝试,逐步建立审计信息网络中心、数据中心、信息安全保障系统。2012年购买审易软件对审计实施操作流程实行全面的计算机管理,从审计证据的采集、审计工作底稿的编制到审计报告的存储,全部实现了数据化处理。运用软件,在对数据采集后,可以直接根据要求自行设置条件,对所需信息进行收集归类,扩大数据采集面,筛选出可能存在问题的数据,再进行二、三次筛选,不断缩小范围;可以在问题数据上直接编制审计工作底稿,也可以将审计工作底稿直接汇入审计报告。这样,既提高了数据采集能力,又提高了数据分析能力,通过找出其中的共性和个性问题,锁定审计重点,提高审计效率及质量,实现内部审计的制度化、规范化、信息化。加快了传统审计与计算机审计的融合,推进联网审计,全面提高计算机应用水平及审计水平,同时增强了医院信息管控能力,促进医院整体管理水平的快速提升。
第六个转变:从注重审计和提出建议的常规模式到建议提出并持续参与整改的转变
审计质量是审计工作的生命线,如同水桶的容量取决于短板的高度,我们争取让每一个工作环节都达到他的最高点,从开始的计划制定,到落实整改,从点到面处理好每个环节。通过边审边改,把整改落实作为内部审计的“重中之重”任务来抓,把审计意见和建议落实到实处,查到一个问题,落实一个问题,杜绝类似问题的再次发生。为深化审计成效,我们对审计过程中发现的共性问题进行归纳总结,逐一分析,并对它们在业务上进行现场解释、指导。对未整改问题,不但要分析未整改原因,更与管理部门一起协调、解决。通过一系列的措施落实,使内审工作真正达到“一审、二帮、三促进、四提高”的效果。如在对能源消耗情况审计时发现,医院代付出租营业房水电费后没有及时收回。我们不但与管理科室进行沟通,而且和管理人员一起与涉事人员联系,督促其及时整改。由于同审的及时介入,在审计当天下午,物业公司就将部分水电款上交财务科,使医院的资金及时得到回收,也降低了坏账风险。
有效开展内审工作的前提,除了需要领导重视,被审部门的支持配合也是不可或缺的。查出问题并不是内审的最终目的,如何提高审计问题的落实、整改才是内审工作的重点。为提高内部审计的接受度,我们将审计问题转换成另一个角度——从一个财务工作者平时的工作习惯,和对数据的敏感度出发,与财务人员一起展开讨论。首先从相关业务人员所注重的问题和心里所想的问题出发,然后向其剖析审计人员的看法,并分析风险点。从不同角度剖析问题的根源,力求通过沟通消除分歧,化解矛盾,达成共识。在此基础上,建立起一种互溶互信的模式,受到相关人员的好评。
几年来,审计中心在台州市内审协会的支持下,紧紧围绕台州恩泽医疗中心(集团)工作重点,开拓创新,以六大转变促进了内部审计工作向更高层次的发展。
作者单位:台州恩泽医疗中心(集团) 审计中心