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开展增值型审计服务企业转型升级创新环境下证券公司内部审计实践

财通证券股份有限公司
  财通证券股份有限公司(以下简称“公司”)前身是成立于1993年5月的浙江财政证券公司。2013年10月,公司整体变更设立股份有限公司,由浙江省政府授权浙江省财政厅监管。公司控股永安期货股份有限公司、财通基金管理有限公司和财通证券(香港)有限公司,参股浙江股权交易中心有限公司。截至2013年底,公司总资产129.83亿元,在全国115家券商中位列39位。
  一、证券公司内部审计面临的新形势
  随着证券行业进入创新发展的新阶段,股权质押、资产证券化、国债期货、新三板、互联网金融等创新产品及业务相继随着推出。新业务带来的风险往往更具隐蔽性、专业性和多样性,这就对证券公司风险管理能力提出了更高层次的要求。内部审计作为公司运营发展的医师、卫士和谋士,在工作中如何提高公司风险识别能力,完善内部控制机制,及时发现各种潜在重大风险隐患,充分发挥审计结果的运用,从内部控制的专业角度为业务的顺利推进出谋划策,是对证券公司内审人员提出的新命题和新挑战。
  为满足新形势下风险管理的需要,公司内部审计职能由风险管理部承担,公司内审工作理念也在不断调整和转变。一是强调审计理念由“纠错审计”向“管理审计”转变,纠错审计是基础,管理审计是重点;二是推进内审工作由“以查为主”向“查纠结合”、“查控结合”转变,强调审计结果的运用和风险防范;三是推进审计重点由“查漏纠弊”向“管理咨询”及“专业评价”转变,推动内审工作由“监督为主”向“监督、服务、评价并重”转变。
  二、建设以增值型审计为目标的内部审计体系
  一是加强制度体系建设。为实现内部审计的价值增值作用,公司先后制定或修订了《内部审计工作基本制度》、《任期经济责任审计管理办法》、《内部审计工作流程》、《内部控制审计暂行办法》、《证券营业部内部控制自我评估暂行办法》、《营业部审计评价暂行办法》等制度,进一步明确了岗位职责,规范了审计流程,强化了监督复核机制,提升了内部审计的制度化和科学化水平。
  二是重视人员培养。公司不断加强内审人员的专业水平和道德素质建设,积极派员参加内审协会和行业监管部门组织的各类内部审计及风险管理相关培训,在新入职员工的筛选中逐步多元化,更加重视法律、计算机、金融经济等专业背景的复合型人才的选拔,并要求在职员工通过注册会计师(CPA)和国际注册内部审计师(CIA)等专业考试,提升内审人员专业胜任能力。此外,公司在业务部门与内审部门之间建立了人才双向交流机制,平衡业务条线和风控条线的薪酬水平,培养和留住一流的内审人才。目前部门共有专职内部审计人员6人,其中有CPA资格员工2人,CIA资格员工4人。
  三是创新审计方式。一方面积极开展非现场审计,在没有非现场审计系统的情况下,审计人员充分利用公司风险管理、集中交易、账户管理、财务核算和CRM等业务系统,通过自建审计模型,利用EXCEL和数据库查询功能等计算机辅助审计工具,对分支机构的账户管理、营销行为、财务管理和反洗钱等方面进行了数据挖掘和系统监测,并结合运用文件查阅、影像资料抽样、电话访谈等方法对其经营业绩、内部控制、绩效考核等方面进行对比和评价,查找分支机构存在的一些共性和突出问题。非现场审计手段和技术的运用,大大提高了公司内部审计的覆盖面和精准度,节约了审计资源,大大增强了审计的时效性。另一方面,内审部门积极开展量化评估,实施审计专业评价。2011年来,内审工作将公司年度合规有效性评估纳入常规性工作范畴,该评估由内审部门制定评估方案并设计评估底稿,在各部门自查的基础上,对公司的合规管理体系建设、实施及运行效果展开调查、测试、分析,最终对合规管理有效性进行鉴定和评价。对评估过程中发现的问题和不足提出建议,相关建议均得到管理层高度重视,公司各部门也针对具体问题采取了积极有效的措施加以整改,大大提高了公司合规管理的有效性。
  四是严格控制审计工作质量。公司建立了完善的法人治理结构,制定了规范的内部审计制度,形成了董事会领导下的内部审计机制,保证了内审人员的独立性与权威性。内审部门重视审计过程管理,制定了严格的内部审计流程和业务操作规范,在制定审计方案时,坚持以风险管理为导向的审计思路,将风险易发点作为审计重点,从内部控制审计切入,根据审前调查结果制定有针对性的审计方案,合理分配审计资源;审计过程中严格执行审计程序,建立了分级复核和相互鉴证的审计质量管控机制,在确保审计工作质量的基础上,通过优化审计方法,突出审计重点,提高审计效率,使内部审计成果可以更好地服务于管理层决策。
  三、内部审计项目实践
  (一)经济责任审计和离任审计。近年来,内审部门加强对总部部门负责人及分支机构负责人的经济责任审计和离任审计,对拟离任的部门及分支机构负责人实施“先审后离”,并将审计结果归入其个人档案,与人员任用直接挂钩,作为人员晋升、转岗的重要依据。2011年以来,共开展经济责任审计及离任审计项目21个,披露审计发现问题320多项,提出审计建议200余条。
  (二)分支机构常规审计。在对分支机构进行常规审计过程中,内审人员根据证券经纪业务特点,重点对分支机构的营销管理、客户服务、反洗钱工作、客户适当性管理、财务与信息技术、治理商业贿赂、账户及客户档案等工作进行审计,突出对经营管理和风险控制能力的评价。持续追踪监管重点、经营风险点和创新业务,围绕公司的战略意图和经营目标,确定审计目标和审计重点。通过常规审计,能够帮助分支机构及时发现风险,特别是员工的操作风险,有效阻止风险事件发生。近三年,风险管理部累计完成分支机构常规审计项目49个,提交常规审计报告和专项审计报告55份,披露了600余项业务不规范问题,提出500余条审计建议,挽回直接经济损失30多万元。
  (三)专项审计。风险管理部积极开展各类专项审计和核查,加强业务风险管控,确保内部审计能有效覆盖公司经营活动的各个方面。一是针对融资融券、自营业务、投资银行、资产管理和量化投资等业务开展专项审计,重点关注业务创新过程中的各类潜在风险及内部控制的有效性,提出改进建议,规范各业务的运营管理,实现内部审计的价值增值;二是对公司自有资金管理、信息系统运维、客户适当性管理和金融产品销售管理等开展专项稽核审计,查找内部控制缺陷,完善风险防范机制,切实维护公司资产安全。
  (四)加强事前监督,参与采购招标等监督管理工作。将审计关口前移,才能更好地发挥审计事前监督作用。为此,风险管理部作为公司采购工作小组成员,参加公司营业场所装修改造、信息系统及设备等集中采购项目的招标管理工作,对不合规的招标项目提出一票否决并要求重新招标。同时严把工程验收关,通过委托中介机构对10万元以上的工程项目全部进行造价审计,三年来累计核减工程款234.83万元。内审人员还参与公司资产盘盈、盘亏、报废的审核和抽查监督等工作,取得了强化内部控制、降低公司经营成本的良好效果。
  四、突出审计成果转化,实现审计增值功能
  审计成果作为内部审计工作的“产品”,是审计成效的最终反映,我们将审计成果的运用和转化作为内部审计工作的重中之重,加大对审计成果的梳理分析,结合公司经营管理需要,不断丰富审计“产品”线,提升“产品”附加值,以更好地满足“客户”需要。
  (一)对分支机构审计结果进行量化分析,构架审计评价体系。根据分支机构经营管理规范化、业务流程模式化和考核标准统一的特点,我们在对分支机构的审计过程中,不断探索建立基于审计成果基础上的审计评价体系。制定并逐步完善了《营业部审计评价暂行办法》,该评价办法以风险管理能力为基础,结合市场竞争力指标,以营业部在审计期间的合规管理、风险控制、业务管理、信息技术安全、财务管理和持续合规状况为基础,引入收入完成率、市场占有率排名和客户权益增长率等业务竞争力指标,对营业部经营情况进行综合评价,鼓励营业部在规范经营的基础上做大做强,按得分高低将营业部分为A(AAA、AA、A)、B(BBB、BB、B)、C(CCC、CC、C)、D等4大类10个级别。此评价体系与公司经营管理目标实现了良好的对接,既能反映营业部业务发展能力,又能体现出营业部的风险管理水平,还便于不同营业部之间的横向比较,为公司内审资源分配、确定检查频率提供了科学依据,在实行中受到公司管理层和各证券营业部的高度重视,成为重要的综合评价指标。
  (二)建立重大风险事项的即时报告机制。为加强对审计结果利用的及时性,公司建立了重大风险事项的即时报告机制,对内部审计过程中发现的重大风险事项,审计人员及时通过书面或口头方式向分管领导及相关管理部门进行汇报,便于管理层及时采取应对措施,避免风险事件的发生或减少损失的发生。对重大违规及舞弊事项,严格依照法律法规追究相关人员的责任。
  (三)建立审计结果通报机制。为促进审计监督职能的有效发挥、增强审计透明度,公司建立了审计结果通报机制。一是将审计结果以发文方式及时通报被审计单位或部门,对分支机构的常规审计报告还会通过公司OA系统进行公示,接受全体员工的监督,促进审计问题的整改落实和各相关部门的自查自纠。二是对审计中发现的有代表性的问题,通过《审计业务联系单》的形式向公司相关部门通报,要求完善业务流程、加强业务监督,防止问题重复发生。三是对审计中发现的重大风险事件及问题,通过审计专报的方式报送公司决策层,为领导经营管理提供参考。公司领导非常重视和支持内审工作,对各类审计报告都会作出明确批示,要求相关部门整改落实并完善管理。在自律与强制要求的双重作用下,近几年审计中发现的绝大部分问题都到了及时整改。
  (四)强化后续审计,抓问题整改落实。内审部门安排专人对审计项目进行后续跟踪审计,依据审计报告和整改报告,通过现场或非现场检查等形式予以回访,确保整改到位,杜绝前审后犯、屡审屡犯,真正起到“审而要改”的目的。近年来,风险管理部对公司所有内审项目进行了跟踪与回访,审计意见或建议大部分被采纳,各部采取了积极的整改措施。
  (五)编制内部审计案例库。在对分支机构的审计中我们发现,部分问题在一段时期内具有普遍性,或虽属个别现象,但对其他同类营业部具有较强的借鉴意义,为此,我们对该类问题进行分类汇总,定期编制“审计案例库”,并在公司内部进行通报。为加强风险管理宣导,我们还利用各类员工培训,将审计案例与分支机构风险管理人员、业务骨干进行分享,通过监管法规的解读、问题根源的剖析和风险防范措施的建立,帮助业务部门提升风险识别和应对能力。
  (六)编写年度审计工作报告与管理建议书。内审部门每年对全年审计成果进行汇总分析,起草年度审计报告及管理建议书,提交公司年度董事会、监事会审议。在审计报告的编制过程中,以实质重于形式为核心,摆脱审计报告冗杂形式的限制,在结构完整的前提下,通过简洁明了的语言阐述创新业务发展、重大事项和问题核心,并有针对性地提出审计建议,服务于管理层的战略制定与经营决策。
  五、深入贯彻公司“三服务”理念,切实服务公司业务发展。
  (一)树立服务理念,提供增值服务。风险管理部认真贯彻公司沈继宁董事长提出的“总部服务网点、中后台服务前台、所有员工服务客户”的“三服务”理念,积极发挥内部审计的“咨询服务”职能,为审计对象提供咨询、培训与指导服务。公司内部审计努力向“谋士”方向发展,强调不能只为“挑毛病”,还要送经验,更要促进被审计部门加强管理、规范运作和创新发展,以达到增加企业价值的目的。日常工作中,公司内审人员经常接受一线员工的电话咨询,担任内部咨询师职能。近年来,公司内审人员在分支机构越来越受欢迎,不少营业部负责人主动要求风险管理部对其进行“体检”。
  (二)开展内部培训,倡导风险管理文化。风险管理部积极组织各类风险管理实务培训,在公司组织的新员工、业务骨干及风险管理人员的培训中,内审人员经常参与授课,通过内部控制理论培训、审计案例分析和监管法规解读,帮助参会人员提升风险识别、应对和管理的能力。风险管理部编写了《风险管理部月报》,进行风险事件提醒、监管政策解读和风险管理宣导。风险管理部门员工还经常在公司内部刊物《财通证券》、《财运亨通》上发表风险管理方面文章,为风险管理文化建设添砖加瓦。
  (三)建立有效沟通机制,发挥
内部审计纽带和桥梁作用。
一是加强与被审计单位的沟通。在现场审计过程中,审计人员通过审计进场会、离场会、人员访谈和调查问卷等多种方式与业务人员深入交流,从审计中发现问题的根源和关键点并进行剖析,帮助其理解制度要求,提高业务技能,让简单的错误不会犯、重复的错误不再犯。
  二是加强与总部职能部门之间的沟通。内审人员保持着与总部各职能部门的紧密联系,及时将审计发现通报相关管理部门,加强审计报告发文前的意见征询工作,方便职能部门了解一线业务动态,及时开展自查自纠。根据审计对象的不同,与各职能部门共同组建跨部门小组,开展联合审计,以增进部门间的交流沟通与优势互补,形成审计合力,提高审计效率和质量。
  三是做好与外部监管机构的沟通联络。内审人员加强与证监会、证券业协会、交易所市场监察部、会员部等监管部门的沟通,积极配合交易所做好自律监管协同工作,对工作中涉及的重大或疑难问题积极寻求监管意见,以实现法令约束下的合规运作;日常工作中,及时了解监管动态,对法律制度变化的信息进行跟踪并收集整理,结合现有业务和产品进行分析比对,查找公司当下经营中存在的问题;从公司发展和监管原则两个角度审视公司业务,向管理层提供新规则覆盖下传统及创新产品、业务运营的执行意见和建议。
公司近年来的内部审计实践表明,开展增值服务在完善公司治理机制、提升风险管理水平和促进业务发展等方面都发挥了积极的作用,公司也连续多年未出现重大风险事件、未受到监管部门处罚。因此,开展增值型内部审计已成为公司在创新发展环境下应对各类风险,实现业务转型升级和跨越式发展的必然选择。