机场地面服务收入内控体系探析
机场收费项目分为三大类:
(一)航空性业务收费。航空性业务收费包括:起降费、停场费、客桥费、旅客服务费及安检费。
(二)非航空性业务重要收费。非航空性业务重要收费包括:头等舱和公务舱休息室出租、办公室出租、售补票柜台出租、值机柜台出租及地面服务收费。
(三)非航空性业务其他收费非航空性业务其他收费项目由机场管理机构或服务提供方遵照国家有关法律法规执行。
地面服务收费属于非航空性重要收费项目之一,主要指机场管理机构或地面服务提供方向航空公司提供包括一般代理服务、配载和通信、集装设备管理、旅客与行李服务、货物和邮件服务、客梯、装卸和地面运输服务、飞机服务、维修服务等服务所收取的费用。现今,因为机场地面服务业务收入项目多,且收入占比较大,所以对地面服务收入进行有效的内部控制势在必行。例如湖南空港实业股份有限公司2015年实现总收入6.1亿元,地面服务收入1.3亿,占比22%。
一、确定地面服务收入管理目标,建立内部控制体系
基于投资者的委托责任和国家有关法律法规的要求,地面服务收入管理至少应达到以下五个管理目标: ①地面服务收入都是真实的、合法的;②地面服务收入计算正确;③地面服务收人的会计科目分类准确;④地面服务收人都已完整登记入账;⑤地面服务收入入账及时, 符合权责发生制。内部控制作为一种先进的单位内部管理制度,已被很多企业所采用,能将内部控制融入到地面服务收入管理中很有必要。
本文将围绕地面服务收入管理目标,基于内部控制的要素,建立起地面服务收人内部控制的体系。
(一)控制环境
近几年,机场行业的内部控制环境有了很大的进步,但由于近年来各地机场不断扩大规模,加大发展非航空性业务及临空经济业务,所以内部控制仍需要不断完善。在地面服务收入管理方面,当前许多机场普遍存在内部组织机构授权不清、责任不明、权责脱节的现象,因控制环境不好大大削弱了地面服务收入的管理。因此,适时适度地进行组织机构变革,是当前许多机场完善地面服务收入管理控制环境最为迫切的需求。组织机构的建立和职责分工必须围绕地面服务收入管理目标进行,并重点做好地面服务资源管理、客户管理、合同管理、财务管理四项管理,同时要全程强化内部监督管理模式。
以湖南空港实业股份有限公司为例,实业公司通过《机场地面服务系统操作手册》对相关组织或岗位的职责进行界定,按地面服务收入管理模式进行设置,并将地面服务收入管理的计划、执行协调、控制、核算和监督等活动较合理地分配到了相关组织机构中,为实现内部控制提供了基础。
(二)风险管理。
根据地面服务收入的管理目标,建立“5种风险+3个等级”的风险评估方法。5种风险是指“真实性、合法性”、“定价”、“分类”、“完整性”、“及时性”等五种风险。“3个等级”是指可将风险程度分为低、中、高三个等级。风险等级评为高,表明该项收入在通常情况下容易发生错误或舞弊等偏离管理目标的行为。如果评为中等,则表明通常情况下不太容易发生错误或舞弊等偏离管理目标的行为。如果评为低,则表明通常情况下不会发生错误或舞弊等偏离管理目标的行为。
以湖南空港实业股份有限公司为例,对地面服务收入项目进行风险评估。湖南空港实业公司地面服务收入主要有6项。具体评定结果见表一。
对地面服务收入项目的控制风险评定后,就应当针对各项地面服务收入风险等级采取不同的控制方法,进而有效控制、规避和转移地面服务收入管理的各项风险。
(三)控制活动。
机场应当结合对地面服务收入控制风险评估的结果,运用相应的控制措施,将风险控制在可承受的范围之内。针对地面服务收入的控制措施主要包括:①不相容职务相分离控制。地面服务收入管理要求合理设置资源管理、合同签订、价格确定、内部监督等工作岗位,明确职责权限,形成相互制约的机制。财务部门开票、出纳、记账的岗位要分离; 收款员、应收账款管理员的职责也要分离。②授权批准控制。地面服务收入管理要求对地面服务业务的资源规划、分配、签单、拒付处理、定价等工作建立严格的授权批准制度。还应建立健全合同审批制度,涉及到地面服务收入的重大合同,有关条款要进行集体决策。③会计系统控制。地面服务收入管理要求财务部门严格依据《会计法》和会计准则进行会计核算和会计监督。要配置专人负责地面服务收入的管理,加强会计基础工作,保证地面服务收入相关会计资料的真实、完整。同时加强对收入凭证和会计账簿的稽核和审查。④电子信息技术控制。该控制方法要求机场运用电子信息技术手段对地面服务业务生产数据的归集,航班数量的配对和校验等进行实时动态管理和控制。2016年下半年湖南空港实业股份有限公司全面实现地面服务收入信息化,正式通过机场前端数据采集系统(ADMS)对湖南机场航班数据和生产数据进行采集,通过机场收入结算系统(ACMS)系统把ADMS系统的数据与各航空公司协议收费标准进行匹配和校验,最终生成地面服务收入报表。⑤内部审计控制。该控制方法要求机场内部审计机构和人员对地面服务收入的真实性、合法性、完整性、及时性等进行审查和评价,借以揭露差错和舞弊行为。
(四)信息与沟通。
地面服务收入管理应当建立信息与沟通制度,明确内部控制相关信息的收集、处理和传递程序,确保信息及时沟通,促进地面服务收入管理内部控制系统的有效运行。涉及机场地面服务收入管理的相关组织应充分、及时地了解各航空公司的需求,及时对自身的决策进行调整。机场应当与航空公司之间建立信息交流制度,有些关键信息甚至应当与航空公司通过合同条款明确信息交流的责任,以便为地面服务收入的管理和决策提供应有信息。
(五)内部监督。
地面服务收入应成为机场收入管理的重点,在确定其管理目标和建立内部控制之后,相关管理活动能否执行、执行效果如何、能否适应新情况、需要做哪些改进等,都需要进行跟踪监督。由于内部审计人员对企业的业务活动和内部控制制度都比较熟悉,较之于外部审计人员具有得天独厚的优势,内部审计人员能够掌握更多违法违纪行为的线索,也能较早察觉内部控制的缺陷。因此,强化内部监督对于地面服务收入管理而言是非常必要的。
二、加强地面服务收入管理的几点建议
(一)强化会计监替和财务管理,提高财务人员地面服务收入管理水平。
现行的财务人员实际上承担着两个方面的工作,一是会计工作,二是财务管理工作。对照地面服务收入,财务人员也应承担会计核算、会计监督和财务管理的职能。现实中,普遍存在“重会计、轻财务”,“重核算、轻管理”的现状,这也是造成地面服务收入管理水平不高的一个重要原因。因此,强化地面服务收入的会计监督和财务管理,做到会计与财务并重,核算与监督并行,是提高地面服务收入管理水平的一项重要举措。
(二)加强合同管理,从源头上管好地面服务收入。
合同是企业业务流程的源头,加强地面服务收入的合同管理,就是从源头上抓地面服务业务收入管理。机场应建立严格的合同管理制度和审批流程。主要措施:一是所有涉及到地面服务收入的,能够通过合同明确双方权利和义务的,一定要签订合同,这既是内部控制的要求,也是对公司利益的一种保护;二是要对合同实行统一编号,以便管理和查询;三是建立合同审批表,要求相关人员在其职责和授权下行使审批的权力;四是内部审计部门要定期对涉及地面服务收入的合同进行检查,加强内部监督。此外,签订合同时还要注意合同的主体与经济权利和义务的享有者或承担者一致,否则将产生税务风险。(三)加强地面服务知识培训,提高财务人员综合业务素质。
目前,国内介绍收入管理的文献很少,财务管理学的教材也只重点论述了成本控制,而收入管理基本没有涉及。对于企业而言,收入是企业生命之源,收入管理与成本控制同等重要。地面服务收入的会计核算并不难,而难在会计监督和财务管理。因此,对财务人员的培训应当以学习地面服务业务知识,熟悉地面服务业务运营流程为重点,提高其在地面服务收入管理中分析问题和解决问题的能力,以便更好地发挥会计监督和财务管理的职能。
湖南空港实业股份有限公司 林 希