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风险管理整合框架施工工程建筑施工企业内部控制制度有效性分析

段广峰


《企业风险管理—整合框架》一书虽在国内2004年才出版,但纵览全书,至今仍然具有很高的指导意义和可操作性。本书呈现了企业风险管理的内容摘要和基本框架,建立了一个对管理层评价和改进他们所在组织的企业风险管理的简便易行的框架,提供了权威的关键原则和概念、共同的语言以及明晰的方向和指南。结合本人所在行业和单位,着重从内部控制的角度对于建筑施工行业的健康平稳发展提出自己的研判观点,供老师们和同学们参考。
企业在日益发展和壮大的过程中,不仅仅要求其关注自身规模的扩展,更要求有一套合理且科学的内部管理控制制度。内部控制是管理现代企业的重要手段,也是提高企业整体水平、建立企业文化和提升综合实力的有效方法。尤其对于建筑施工这样一个特殊的企业,更需要完善和行之有效的内部控制制度作为企业健康平稳发展的保障。建筑施工企业是国民经济发展的支柱产业之一,拥有举足轻重的地位;同时其产品也存在周期长、一次性投资额度大、涉及员工人数多、牵动相关产业范围广、质量验收时间长等特点。因此,这必然需要有良好的企业内部控制制度来确保。
一、建筑施工企业内部控制制度的建立
(一)企业内部控制的意义。内部控制不是简单的制定一个规章制度去执行,而是需要在漫长的管理过程中形成各种相互关联和作用的因素,静态上表现为罗列的规则条例,动态上体现为企业文化和综合系统。其建立目的是为了确保业务活动的有效性,涉及防范、发现各种错误和舞弊现象,确保企业资产的安全,能够合理且科学规范得利用企业资源以实现既定目标,保证企业会计资料的真实性等等。内部控制随着企业的壮大而不断完善、不断加深,也随着企业定向得发展而带有不同的性质和特点,最终成为企业文化的组成元素。
(二)建筑施工企业的内部控制制度。在基于我国出台的各项相关法律政策的基础上,建筑施工企业相对制定了较为完善的内部控制制度,尤其是大型企业已经建立了适于自身发展的制度。例如,制度一般包括日常管理、岗位职责、安全生产与文明施工的具体细则及违反制度应采取的相应处罚措施。详细涉及到了工作人员的行为守则、办公管理、考勤制度、各个岗位人员不同的职责明确、安全生产包括内容和防范措施等。其应当全面包括企业工人的工作规范、产品的质量规范、企业发展规范等方面。保证国家法律方针的贯彻落实、严格遵守国家环境、规划、水利交通等各部门的政策,在合法经营的前提下科学得监督与制约财产物资的使用,杜绝浪费现象。另外,确保会计信息的真实性、完善性与准确性。
二、建筑施工企业内部控制制度的有效性分析
(一)企业内部控制有效性的含义。有效性是指企业建立的内部控制制度是否符合社会发展要求、是否遵守国家法规、是否能够帮助企业成长。这是内部控制为实现相关目标而提供的一种综合评价过程。判定有效性可以以1992年内部控制的五要素和2004年企业风险管理整体框架八要素作为判断依据,涉及四大方面即:财务报告的真实准确性、经济产品的质量与经济效率、适用且遵守国家的法律法规以及企业战略目标四类。但需要明确的是,一个制度的有效与否还在于执行的程度,而这一方面存在很多人为的、不可测量的因素;因此讨论内部控制的有效性,要从制度设计和制度执行两方面去考虑。
(二)企业内部控制制度有效性的评价标准。内部控制制度虽然是在单位内部执行的,却关乎整个企业的发展,也关系到经济产品的质量和社会经济的效率问题。因此,制度的设定必须从整体出发,确保企业内部控制的完整性。其主要包括:在应当设立控制的部门都制定了详细的制度规章,要对企业的整个生产经营活动做出监控。第二,制度的设立需要贯彻落实,因此要强调其可操作性。不得与国家的法律法规相抵触是企业生存的前提,在国家法律的指导下制定细致、分步、易懂易行的内部控制制度,能够保证期在生产经营过程中得到充分发挥。第三,企业的内部控制在设计和执行中应当确保合理性,这要求企业要结合自身的实际情况,不能超出企业所承担的范围,也不能由此成为企业发展的负担。
(三)建筑施工企业内部控制有效性分析。从目前所了解到的建筑施工企业情况,以及社会频频曝光的豆腐渣工程事件综合而看,其内部控制制度并没有起到预期的良好效果。根据上述三条有效性的基本评价标准,可以对企业内部控制是否合理做出初步的诊断和分析。
1、粗放式的内部控制环境不利于建立完善的内部控制制度。建筑施工企业结构复杂而庞大,内部控制制度应当统筹全局并针对每个部门的不同职能而制定行之有效的制度。但目前多数建筑施工企业并没有形成精细科学的内部控制制度,首要原因在于我国的建筑施工企业没有健全的、合理的内部控制环境。因为建筑施工周期每一个项目的周期时间长,且施工地点经常远离企业所在地,故内部控制和管理一直呈现出“松散型”和“粗放型”态势。虽然形成了一定的控制制度,但无法渗入到每个部门,也无法真正推行和实施,内容也缺乏合理性;从而导致建筑施工企业的经济产品质量和效率并不理想,内部控制无法发挥作用,无法满足企业的整体需求。
2、尚未建立成熟可行的风险评估系统。建筑施工环节复杂,涉及人员多范围广,存在很多不确定风险,随着社会经济飞速发展,风险管理的建立日趋成熟和稳定,但在建筑施工企业并没有很好的进展。由于风险的不可测和不可控,导致企业经济效率底下,甚至会发生严重威胁企业生存的事件。因此,在风险控制上,建筑施工企业的内部控制体系并不完善,也不尽科学。需要更进一步的发展,结合每个企业不同情况制定不同的风险应对措施。
3、内部控制活动开展不尽理想,影响了制度的可操作性。因为建筑施工企业在不同层次上差异较大,人员素质和信息获取程度有别,因此出现较多漏洞和相对薄弱的环节,影响了管理人员执行指令。例如,绩效考评上,不同的施工项目考评标准应当有所区别,但运行起来需要考虑更多的综合因素。总体来说,目前建筑施工企业的内部控制活动不能与生产管理的现实需要相符合。
4、信息化水平受限导致内部控制不能贯彻落实。建筑施工企业的一大特点就是项目不集中,流动性非常强,有时需要到偏僻的地区、国家作业,这样对于项目组反馈信息和接受信息都造成了地域、时间和各种因素的阻碍。较低的信息化水平无法及时准确得将情况提供,在长期项目中又存在信息失真等问题,都导致了企业内部控制的失效,有时会带来较大的企业损失。因此,在这方面建筑施工企业的内部控制制度是效率低下甚至是无效的。
5、内部控制没有形成强有力的监督部门。内部控制的实施和执行效果需要企业设立独立的内部监控部门进行审训,对内部控制制度的发挥提供保障,也要对存在问题及时纠正,防止可控风险的发生。但事实来看,内部审训工作存在很大的缺失和漏洞。尤其在建筑施工企业,受到国家多个部门的审查,因此其工作重点放在了如何应对检查,内部审训部门已经失去其原有的职能。当需要对重大事件进行决策时,往往出现主要负责人独断的情况,这必然无法使内部控制制度自主有效得发挥。
三、对建筑施工企业内部控制制度改进的相关意见
(一)强化部门间合作。虽然企业中每个部门的工作是独立开展的,但要实现内部控制制度的有效发挥,需要加强部门间的合作与沟通,尤其在建筑施工企业中,项目部是核心部门,更需要与其他部门协调工作,保障制度的顺利推行。
(二)重视人力资源的发展与建设。建筑施工企业属于劳动密集型企业,但其中高层领导的素质决定了企业发展的未来,也决定了内部控制制度是否可以有效进行。在高素质人力资源稀缺的今天,关键人才成为企业立足市场的重要因素。但目前很多身居要职的管理者并不能与时俱进,学习新的知识,其理念也未必与社会同步发展。另一方面,企业要注重员工素质发展问题,细化员工考核制度,能够挖掘每个员工潜在的能力,激发其创造力。第三,人员招聘需要把关。建筑施工企业下设众多子系统,各个工序和部门之间交叉和重叠;因此在人力资源的招聘中,应考虑企业整体的综合情况,而不是针对某个部门的发展挑兵选将。只有在系统中实现协调,才能避免部门间出现相互阻碍的现象。
(三)提高企业的信息化管理水平。现代企业的管理已经逐步实现全程数字化,但考虑到每个部门都有自己的软件平台,且各个平台间的联系并不多,沟通不同步;这就极易造成信息时滞导致信息失真,从而造成内部控制制度失效。因此,企业需要创新信息化管理模式,确保信息系统受到独立、安全的保护和监督。
企业内部控制是一个过程,在人力资源、风险控制与防范、财产安全、内部审计等方面都需要日臻完善。建筑施工企业因其特殊性而要求内部控制制度必须灵活、科学,能够适应不同环境下的不同需求,应对多变的自然环境、政治经济变动和人文环境。因此,确保建筑施工企业的内部控制制度有效发挥,还需要更多创新措施予以保障。
当然,企业风险管理不完全等同于企业内部控制,前者很好的涵盖了后者,风险管理相比内部控制更为广泛,拓展和细化了内部控制,尤其站在战略的角度,增加了战略管理的风险目标设定与管理,引入了风险容量和风险容限的概念,创造了四个构成要素—目标设定、事项识别、风险评估和风险应对,突出了主体的风险管理理念,描述了风险官员的职能与责任,并扩充了主体的董事会的职能。