张国栋/文


河北亿利集团自企业资源计划 （ERP）系统使用5个年度以来，公司财 务对各项数据的分析提高了效率，对 公司领导决策提供了有利保障。企业 于去年对ERP再次升级，增加模块管 理，顺应了时代潮流，同时也顺应了主 机车厂的审核要求，比如质量管理、设 备管理、合同管理等等。结合近年的 实践，笔者认为，ERP系统合同管理对 公司业务方面有五大好处。 依据合同类别随时跟踪 就河北亿利来说，合同包括材料 采购合同、产品销售合同、价格合同、 模具合同、设备合同、工程合同、仓储 配送合同、运输合同等八大类别。ERP 系统管理的主要功能体现：在合同登 记查询环节，方便查看合同签订情况； 在执行环节，可随时跟踪合同的实施 执行情况；可利用工程、设备、模具合 同等有合同总金额的登记结算单，跟 踪合同的付款情况。 合同工作台实现共享 合同签订后就具有法律效力，如 果没有专人专管合同，会给公司办理 开据发票、结算货款、办理银行贴息等 业务造成不必要的麻烦。原来公司合 同这块都是由财务部门保管，业务部 门从不做关注，这就给下一年的合同 签订造成困扰，不知道上一年的条款 如何签订。现在ERP系统合同管理模 块正好解决了这一难题，各业务部门 的合同由业务部门负责，在ERP系统 中进行录入，这既达到了保存的效果， 又实现共享的作用。 合同执行单有利于监督 合同在登记完后，在合同的履行 中可以参看“执行单”。按合同要求项 目完成进度输入ERP系统，合同执行 单参照合同内容进行填写，执行单与 合同实现了绑定，不用单独账外记录 合同的完成程度，不用去现场就可以 知晓项目的进度，这少了汇报工作的 时间，更有利于领导及时地进行监督。 合同结算单有利于资金编排 在合同的结算模块，企业借助ERP 系统合同管理模块，可根据合同的执 行情况，对该项目进行结算。这有利 于公司资金计划的编排，也有利于项 目进度更加完善。参照合同或是合同 执行单生成合同结算单，使整个合同 签订与付款能够串成一条线，达到环 环相扣、融会贯通得效果。 合同模块流程管理 在河北亿利集团，公司分业务部 门对合同进行分别管理，财务部相关 会计对所负责业务的各项合同进行审 核。采购合同全部有采购部门负责， 包括材料采购合同、价格合同、模具合 同、设备合同、工程合同；销售合同有 销售部门负责，包括销售合同、仓储配 送合同，包括主机厂的第三方物流公 司；物流合同由公司物流部负责，包括 公司发出商品时的运输合同。 公司在启用ERP系统管理后，业务 操作流程为：合同责任人在ERP系统合 同管理模块录入合同文件，相关会计负 责审核合同录入情况。付款时由合同责 任人填制 “合同结算单” ， 参照 “合同” 生 成，并审核模具、设备和工程合同，生效 后会自动生成 “执行单” 。责任人把审批 单据打印后，交财务会计制作凭证。财 务会计审核审批单，并审核ERP结算单， 无误后制作凭证。最后由出纳付款。