应付账款是营运资金的一个组成部 分，涉及到发票、验收单、付款申请单、审 批、资金安排等内部管控流程。如果认 为应付账款管控只是付款而已、或对整 个流程重视不够，就有可能会导致多付 款、存货等资产流失、舞弊等行为发生。 因此要拓展一下财会视野，不仅要 从财务角度看问题，还要从公司业务的 角度充分认识到整个流程包括从采购到 支付款项的重要性，可以从以下几个方 面来予以考虑完善。
货物及服务采购
要付款就先有采购，有采购就要考 虑由谁做的问题。在包括原材料、备品 配件及服务类的采购中要”桥归桥，路归 路”，尽量避免资产或服务使用单位既是 使用人又是采购人，如生产设备由维护 部、研发材料由研发部、办公用品由行管 部、服务类项目由各自使用部门来全权 跟进采购，所有采购要归口管理到采购 部门负责并由各使用部门协助。 通过不相容职务的相互分离，一方 面可以由采购部门来履行专业职能，做 好供应商的选择及维护、议价、采购工 作；另一方面利用制度控制人性的弱点， 减少相关人员利用失控的漏洞而发生徇 私舞弊的机会。
货物及服务验收
采购的货物到达工厂后要考虑4个 方面的问题： 一是针对未验收的，要置放在仓库 及ERP系统的已到货未验收库区； 二是验收手续完成后，仓管凭验收单 将合格的材料转入正品仓库，将不合格的 材料转入拒收仓库进行后续退货处理； 三是涉及到保税进口的材料还要设 置专门的隔离仓库； 四是待收到发票后财务部门应付账 款会计再在ERP系统冲销暂估的应付账 款，转入确认对应供应商的应付账款。 对于服务类合同的采购及验收，虽 然没有货物验收流程多，但也要待服务 商服务提供完成之后经服务接受部门签 字确认是否接受。
付款申请
付款申请归口到采购部门统一提 出。采购部门负责人要履行第一关口的 管控作用，而不能只当“甩手掌柜”，只是 签名而已。需要对付款申请单在大体上
有知晓，不符合要求的申请要在这个环 节就先扣下不予转到下个环节。比如 货款还没有到期就提前提付款申请，这 会让人怀疑你是供应商的“卧底”。 履约付款中尤其要关注关键供应商 或重要供应商的付款申请，需要“另眼看 待”，不能拖延。站在公司的角度要有相 应的管理制度来约束，如果是采购部门 无意拖延，或带有不纯目的有意拖延，对 到期的货款不予申请付款，对企业来说 可能面临短料的风险，损失将会更大。
财务审核
一是要用“火眼金睛”来识别发票的 真伪及合理性。在我国，业务交易主要 是通过发票来证明的，税局实行的是“以 票管税“。随着防伪税控开具增值税发 票的普遍推行，查验发票真伪的方法有 多种，但快速的方法就是登陆国家税务 总局全国增值税发票查验平台网站查询 发票的信息，对增值税专用发票、增值税 普通发票、机动车销售统一发票和增值 税电子普通发票的发票信息进行查验， 若是假发票便会无处遁形。此外，审核 时要注意发票的类型与发生业务匹配， 要“表里如一”。 二是除了发票之外，对其他类型票 证的审核也要“多加留意”。如货物报 关的商检费等，是政府行政收费票 据。要有详细的标准来予以核对其合 理性。委托货代支付的境内、境外的 货代费用，只有一张形式发票，因为 在境外没有像在国内使用的增值税发 票一说，就要小心判定费用发生的合 理性。 三是为了更好地收集增值税专用发 票予以抵扣，可以规定供应商开具的发 票统一由采购部门签收，将发票联与抵 扣联一并与采购申请递交给财会部门并 在交接本上签名明确责任，财会部门分 别在会计上与税务上做进项税额抵扣之 用。最大限度地避免增值税专用发票遗 失而造成采购成本增加及纳税等级降级 的不利局面。 四是付款支持资料要“充分合理”。 付款申请不仅是一张申请表，要有一套 资料来相互印证需要付款的真实性：采 购申请、验收单、发票金额需要匹配。若 有超过验收的金额需要追查原因；采购 单价是否与法务部审查的合同单价一 致，实际验收数量是否超过采购订单数 量。对于授权签字人，在验收单上要注 意是否在签字权限之内，如本来应有质 检部的A签收质量报告的，如果由没有 权限的 B 来签收，则是不符合相应规 定。对于付款审批环节，同样需要按照
批准权限来看批准付款人的权限是否 “照章行事”，超过权限的，要往上签到有 权人签署为准。
资金安排
资金是企业的“血液”，合理安排好 资金调度就要从编制好年度资金预算抓 起，并每月实时更新资金收支预测表。 采购部门提交资金需求计划包括付款时 间及付款金额，财务部门结合ERP系统 中对应的账期予以编制。有没有资金可 以安排付款，还需要结合销售收款回笼 的进展，量入为出地支付资金，如果涉及 到需要向银行借入资金也要考虑到节约 资金成本的问题。
财务付款
一是现在境内付款比较普遍的是用 网银来支付，最好设置三层付款方式，第 一层权限是录入、第二层是付款审核、第 三层是复核及付款。每个人的用户名及 密码要保密，彼此之间不要泄露，其中的 人员外出需要代理处理业务的，返回后 要记得修改密码。 二是对于开立支票、境外付款采取 电汇方法的，在出纳填写一套单据后，要 由另外一人来确认复核以降低差错率。 三是对于供应商信息资料的变动， 做好“三个注意”：一是要注意只有财务 部门的相关人员有权限在ERP系统中 更改，二是依据是来自于供应商的正式 变更通知，三是要及时处理。这样可 以保证付款给相应的供应商能及时收 到，以防信息错误退回来又要重新走 付款流程，耽误时间而影响到工作效 率，也可以避免把款汇给错误的公司而 造成损失。 四是在有境外付款的时候，先从相 应的外币账户中支付，再考虑用人民币 买汇。在汇率波动频繁的时候，可以在 专业机构的帮助下使用远期汇率的方法 来锁定汇率的波动。
应付账款冲销
一是冲账不要“张冠李戴”。应付账 款会计要细心处理，不要把该冲的没冲， 不该冲的又冲销掉了。 二是如果对于同一个供应商有两个 不同品种材料或服务的采购项目要分开 明细核算，避免大杂烩而无法追踪详细 的付款和余额状况，造成管控的难度。 三是账务处理要有人来复核每笔会 计分录包括冲销应付账款，也是能减少 人为错误带来的风险。
应付账款对账
一是与应收账款对账由销售方要主 动出具对账单相比，应付账款的对账则 是买方根据卖方提供的对账单来核对。 但这不代表不要在ERP 系统中完善账龄 设置与分析，要检查是否有没到期的货 款全部付出的情况。另外，在ERP系统 中已经收货但还没有收到发票的，财会 部门要有专人联系采购部门来向供应商 催收发票。 二是注意不同会计科目之间的挂账 余额的准确性，可能某笔业务先有预付 款项，但之后采购材料时忘记冲销预付 款项，这在对账过程中都要注意甄别，以 防款项的多付。
财务分析
一是控制应收账款周转次数或周转 天数来管控。设定周转次数或周转天数 的预算目标值：应付账款周转率=主营业 务成本净额/平均应付账款余额×100%= 主营业务成本净额/（应付账款期初余 额+应付账款期末余额） /2×100%；应付 账款周转天数=360/应付账款周转率。 这个指标还需要结合现金流循环 周期=库存周转期+应收账款周转期应付账款周转期来考虑，比较理想的情 况是应付账款周转天数长于应收账款 的周转天数，但延长应付账款周转天数 不是简单粗暴地不付供应商的款项，要 尽可能地与供应商达成延长信用期，为 企业的运营资金管控做出更多的现金 流贡献。 二是关注预付账款。预付账款相 对于应付账款，是付款时间提前。对预 付账款的类型分门别类，对其中涉及的 指定供应商、紧急采购、设备采购等分 析原因，逐一找出对策以减少不合理的 现象。 另外，应付账款和采购紧密相连，这 有必要追根溯源。采购计划是否合理、 是否与生产及销售计划相匹配、是否对 合格供应商的选择把好关、是否对供应 商定期评估、是否只是一味地寻求价格 最低，而没有考虑到总成本最低的原则、 是否是先购材料后补办招投标手续，或 化整为零规避招投标、是否是多家供应 商采购无法形成议价优势、是否只是货 比三家而没有拆开成本结构做分析采 购、是否考核准时到货率，对采购量大、 本身价值昂贵的战略性物资，是否与供 应商建立“供应战略联盟”为了共同的利 益与之建立长期合作关系等。 （本版内容仅代表作者个人观点）刘作华/