湖南省建筑设计院有限公司财务部部长/王斗意

勘察设计企业——湖南院利用金蝶产品K/3　Cloud　V5.1，量身定制开发财务管理ERP系统。ERP系统的财务会计和管理会计是财务管理的核心，将是财务管理模块作为正在实施的整个企业管理的中枢系统，与人力系统、后勤管理系统有相应的接口，并且能够在财务中枢将信息相互集成。它不仅仅是总账核算、预算管理、费用报销、集团的合并报表的全过程，还包括资产管理、银企直联的管理、税务对接的管理、业财一体化的管理及其他一系列所包括的相应内容，范围扩大到综合管理系统的整个领域，从而使得财务管理在ERP系统环境下的打破了传统模式，展现出新的变化，并带动财务管理不断开拓出新的发展空间。它为勘察设计企业财务管理提出了一个崭新的管理理念，在整合勘察设计企业一切资源的基础上，给出勘察设计企业管理的决策，以最快速度全面提高企业竞争能力。

一、ERP系统总体框架（图一）及功能介绍

财务会计和管理会计分为二个大的实施模块财务会计模块包含总账、报表、会计核算、出纳/银企直联管理、应收/应付/税企直联管理、资金管理、合并报表等7个模块；管理会计模块包含预算管理、费用报销、项目核算、经营分析平台等4个模块，该框架中的每个功能都基于统一的数据结构，每项业务交易的处理都体现高度的系统集成性，从而保证了总分类账与子分类账等会计账目的自动更新。数据一旦输入，系统就能显示给用户一系列信息，包括更新过的账户、账户汇总、余额表等，并且还能及时进行经营分析，随时了解各个生产板块和部门的到账情况、国资委的业绩考核指标分析和集团财务指标分析情况。每次操作都使费用报销模块中的所有数据同时得到更新。

（一）财务会计的核算模块。

1.总分类账模块。为了规范会计科目表主数据，会计科目表实行统一管理。最初定制开发时，依据《企业会计准则》和《勘察设计行业会计制度》制订湖南院会计科目表，使会计科目具有合法性、相关性、实用性、统一性、灵活性的原则。再根据具体情况、行业特征和业务特点，对统一规定的会计科目作必要的增设、删减或合并，并考虑各分、子公司特点和实际情况，将会计科目表中的会计科目分配给各分、子公司。上线后，各单位要新增科目时，须填写“会计科目维护申请表”提交给负责ERP系统维护人员初审，经财务部负责人审批后，给予添加。这一管理流程保证了会计科目的统一、不重复交叉。

2.报表模块。该功能用于符合新会计准则的报表，进行多组织报表模板平台管理。允许将模板主动向其他组织共享，一次性完成报表样式、报表取数函数、项目公式的设置。快速手工或者系统自动定期出具各期报表，提供表内勾稽关系的设置与检查，表间勾稽关系的检查。自动出具当期报表或者上期报表。快速自动生成“千元”“万元”报表；保证了报表数据的结构化数据库存储。为了保证数据检查的灵活性，系统提供表间勾稽关系的定义与分配；表间勾稽关系，通过设置报表项目间的比较公式，来核对结构化存储的报表项目数据的正确性。由于报表项目可被多个报表所引用，所以，更多应用在跨报表的勾稽检查。满足了湖南院临时性报表分析需求。提供了ACCT、ACCTCASH等取数函数，可从财务核算系统、财务报表系统、合并报表系统中获取数据。无需打开报表，即可快速查询过滤，进行简单报表数据分析。

3.会计核算模块。自动生成凭证、凭证生成查询、业务凭证查询、总账凭证查询、多级核算：凭证生成是智能会计平台的核心功能。支持批量操作，能同时对多个账簿、多个会计期间、多种单据生成凭证。生成的凭证包括业务凭证和总账凭证，业务单据与业务凭证是一对一的关系，方便用户查询、对账。业务凭证与总账凭证既可以同步生成也可以分步生成，任何业务单据都能通过本系统生成凭证；提供凭证生成情况查询，用户可从中获取单据生成凭证的详细信息，包括是否生成凭证、对应的凭证字号、未生成原因等；支持凭证与业务单据的联查，做到财务分析可追溯；支持多项目，对部门，多费用种类核算。

4.应收、应付、税企直联管理模块。该功能用于对客户进行管理控制。应收/应付账款功能设置统驭科目和明细分类账，统驭科目为应收/应付账款，主数据为客户名称等信息资料。将每笔应收款与收款相匹配是准确提供应收款账龄、到期债权等报表的基础，所以系统提供了应收收款核销功能；系统可以自动处理收款单和与其相关联应收单的核销，支持自定义应收收款核销方案，匹配条件核销可以选择多个核销方案，系统按照核销方案的优先级自动执行多次批量核销。支持应收单与应付单核销，其他应收单与其他应付单核销；特殊业务核销支持任意单据的的核销，包括单据尾数的冲销、不同往来单位间往来款项的核销，应收收款核销后，能将收款信息与该被核销发票关联的合同信息相勾稽。即将收款信息返回至合同台账中并登记已到账，支持按照凭证模板生成凭证、支持内部应收清理、支持在任意日期结账、结账后支持反结账，提供应收单跟踪表，用来查询与应收业务有关的各种信息，收款情况、发票情况等等应收账款明细账自动更新，同时统驭账户总账余额也同步更新，并保持数据的一致性。应付账款与应收账款功能相似，设置统驭科目和明细分类账，供应商按类别设置成员工供应商、外部供应商、内部供应商、分包供应商、财务供应商等，统驭科目为应付账款，主数据为供应商名称等信息资料。
5.出纳、银企直联管理模块。该功能是出纳管理工作的平台，出纳人员进行湖南院日常所有涉及现金以及银行存款收、付经济业务的处理，为了满足湖南院资金管控的要求，开通了银企直联系统，打通财务信息平台与银行系统的连接，同时后期可将湖南院所有分、子公司的基本户集中在国内容各地的一个专业银行，强化资金的归集与管理，同时提高财务管理效率和降低资金管理成本。通过模板方式引入银行对账单，使用银行给出的Excel格式的银行对账单文件直接导入。系统预设了国内11家银行的银行对账单文件直接导入方案供用户直接使用。若银行文件格式发生变化，同时也支持用户自定义其他相应的导入方案。具有某银行账号对账权限的用户，支持跨结算组织获取该银行账号的银行存款流水记录进行对账。系统支持多账号多币别全自动批量对账。由系统自动出具银行存款余额调节表，并支持检查湖南院与银行未达账项的具体情况。

6.资产管理模块。该功能实现了财务核算和实物管理（财业）一体化模块，解决了资产管理中账、卡、物不符，资产不明、设备不清，财务对固定资产实物从购置、领用、清理、盘点、借用归还、维修到报废进行全方位准确监管和账务处理，真正实现账物相符。用于对固定资产、在建工程进行管理控制。业务处理包括资产购置、折旧、增减值，转移、报废等，当固定资产模块业务发生时，总账中的固定资产和累计折旧科目同步更新。计提折旧可自定义多种折旧方法。

7.合并报表模块。在进行各期报表编制工作之前，需要完成以下合并准备工作：①股权关系：根据湖南院内投资子公司与被投资子公司的实际持股情况逐一维护。②合并方案：基于会计核算体系，统一会计政策，确定合并报告结构中参加合并的组织以及合并层次，③项目勾稽关系与分配：基于报表项目勾稽检查的公式定义与针对需检查组织的分配。④调整分录模板与抵消分录模板：根据调整类别/抵消类别，内部投资、往来、交易记录用的报表模板；统一维护调整分录、抵消分录模板。⑤下级控股公司个别报表编制模板、集团工作底稿、汇总报表、合并报表模板的管理：才能进行合并报表的编制。⑥同时支持针对用户设置合并范围的数据权限，结合各类报表的功能权限，可控制用户对具体合并范围下的报表的操作权限。

（二）管理会计模块。

1.预算管理。该功能是根据国资委对《××年度全面预算》统一格式来设置的，编制的部门是湖南院各职能部门、各生产业务部门、分、子公司，在系统中支持按部门填写收入指标、影响收入变动指标；支持按部门填写主营业务成本的人工成本及其他业务成本情况，具体包括：预算年度内部门人工成本、其他业务成本情况、人工成本占营业收入及成本费用比重变动情况、职工数量变化情况等。如果人工成本总额、人均人工成本或工资增幅超过收入及利润增幅，应详细说明原因。预算年度期间费用发生情况，具体说明销售费用、管理费用和财务费用的预计发生金额、年度增减变动情况，以及本年度拟采取的费用增长控制措施及落实方法。对期间费用中前十项费用的名称、金额、与上年增减变动情况、变动原因等，应进行逐项说明。允许按自定义板块进行汇总。可能影响预算指标的事项说明；能够对费用种类，部门，进行预算实时控制；通过对国内外宏观经济形势的研究与预测，说明宏观经济形势对湖南院生产经营和经济效益的影响；从行业发展阶段与趋势、能源、原材料及主要产品价格、市场供求关系、行业监管政策等方面，说明行业经济形势变化对本湖南院的影响；结合本湖南院整体战略规划、所处行业地位、市场供求关系及价格变动等情况，按主要业务板块说明生产经营指标增减变动情况和收入、成本等变动情况，以及指标变动对湖南院效益的影响程度等。

2.费用报销。该功能是对湖南院各类业务进行认真的梳理，对业务流程进行整理、变革、优化、部分统一，确认分析经常发生和重要业务的处理流程和审批流。形成管理制度化、流程化、单据化、表单信息化、业务智能化，确定实施方案。对于费用、出差事由的申请，费用、出差借款的申请，与出纳系统无缝集成，借款申请自动生成付款申请单，快速下推费用借款付款单；对项目投标保证金申请，与出纳系统无缝集成，保证申请自动生成付款申请单，快速下推费用借款付款单；并关联应收系统；对分包付款申请发起，采购合同付款申请费用、差旅费的报销，与应付系统无缝集成，报销单同步生成其他付款单
3.项目核算管理。该功能是通过项目管理、预算管控、费用报销模块集成实现完全的自动化记账、算账、报账，其数据结果自动转移到后台形成管理会计数据。难以实现工程预算、工程进度、现金收入、成本支出的实时对比在ERP系统中，提供了支持这项需求的功能，用户利用该功能，可以针对任何项目，及时地进行工程预算、工程进度、现金收入、成本支出的实时对比，从而实现对项目的动态管理，使项目管理始终沿着计划的轨道进行。项目成本核算的滞后湖南院管理层无法及时了解项目盈亏情况。

4.经营分析平台。一个核心功能模块，主要为K/3　Cloud各业务模块提供一个自助式的图形化分析报表平台，同时也是实施、开发人员简易、快速、低成本进行报表开发定制的工具。

二、ERP系统解决存在的问题

（一）勘察设计企业向集团化财务管理的难点。

1.规范湖南院的会计核算质量：解决勘察设计企业面向市场经营，以设计为龙头总承包项目在各地成立分公司，财务人员配备少等特点造成的会计核算规范和会计信息质量不高的问题，满足湖南院作为省国资的一级管理企业，近年来受到的监管及信息披露越来越高的要求，借助ERP系统，随时向省国资委报送湖南院财务快报，真正做到财务管理内控落地，守住合规经营底线、提高会计核算规范及会计信息质量。

2.提高财务共享信息传递效率：做好财务会计系统和管理会计系统的融合，打通资金、核算、预算、费用归集、报表等各自独立的的财务会计系统及湖南院上下的流转环节、实现业财一体化、会计信息集成化，解决业务信息向会计信息传递不及时，防止财务信息在内部传递过程中的丢失、效率低、数据没有及时更新，现在能够快速适应和满足国资委及湖南院经营管理与领导决策的信息及时性、准确性要求。

3.推动财务会计转向管理会计转型，支持湖南院转型发展：勘察设计企业持续快速发展，湖南院的经营模式和业态快速变化、经营范围快速的扩张，经营主体不是单一的设计，而是以设计为龙头向工程总包扩展，这就意味着设计成本单一变为以工程项目总包多样成本，

（二）业务财务一体化项目核算的难点。

1.实施ERP后，从项目的立项开始，通过预算控制合同、合同控制结算、结算控制支出，增强成本管控能力，达到工程总包项目核算的要求，分工程项目单独进行项目核算，按项目归集收入和成本，计算出项目的利润。

2.由于成本数据的实时性可以得到保证，项目的成本盈亏核算由过去的“工程竣工结算”转变为“中间控制管理”。从而克服了以前在了解项目的成本收支时存在的时空障碍和人为因素。

3.湖南院领导和职能部门的管理人员，可以通过网络从ERP系统中实时了解项目的实际成本收支情况。

（三）资产的实物管理和账务管理的难点。

依赖于固定资产资源的合理配置和有效利用，解决了固定资产实物管理和固定资产的账面管理有机的集成，有利于提高固定资产利用率，使价值管理与效益型实物管理密切结合，发挥固定资产效益，明确固定资产归口管理及使用者的责、权、利，规范固定资产的购置、运营、处置等一系列行为准则。

1.提高工作效率：结合条形码技术，赋予每个实物一张唯一的条码资产标签，从资产购入企业开始到资产退出的整个生命周期，能针对固定资产实物进行全程跟踪管理。解决了资产管理中帐、卡、物不符，资产不明、品名不清，闲置浪费、虚增资产和资产流失问题。

2.提升管控：提供全方位、可靠、高效的动态数据与决策依据，实现资产管理工作的信息化、规范化与标准化，全面提升湖南院资产管理工作的工作效率与管理水平。

3.业财管控一体化：财务对固定资产实物从购置、领用、清理、盘点、借用归还、维修到报废进行全方位准确监管和账务处理，真正实现帐物相符。

4.多维度数据查询：结合资产管理部门的需求提供多维度数据查询，从部门，员工等维度能准确定位所属固定资产实物。同时可以查询历年固定资产实物购置，清理，报废等历史数据，给年度固定资产预算编制及决策提供数据基础。

（四）经营分析的层级和维度分析的难点。

1.经营分析平台"简单易学、美观实用"，可提供交叉表、饼图、柱状图、仪表盘、数字指示器等多种图形，仅需简单的拖拉拽即可设计出高颜值的图形化报表，并具备数据联动、多维度组合筛选、钻取等强大的交互式数据分析能力；
2.可自适应手机等多终端，支持K/3　Cloud门户、客户端、云之家、微信等多访问入口；它还提供了多个预置主题分析模型和大量分析报表样例，用户可以直接使用或进行个性化修改，满足湖南院多样、快速变化的需求，是K/3　Cloud标准报表开发及个性化报表定制的必备平台。

3.经营分析是以会计核算和报表资料及其他相关资料为依据，采用一系列专门的分析技术和方法，对湖南院的生产经营状况等进行分析与评价的经济管理活动。大胆走进业务、探究业务，指出问题，找出对策，实现从财务分析到经营分析的转换。

三、ERP系统的维护和完善

（一）ERP系统的维护。

1.ERP系统的全部数据在湖南院中心机房储存，由单一数据服务器、运用服务器、测试服务器组成，并对单一数据服务器实行自动备份在服务器中，同时也实行了异地备份（老院、新院）一旦一个地方其数据丢失将造成不可估量的损失，因此系统数据的备份是非常重要、要求做到万无一失。

2.随着金蝶K/3　Cloud软件的升级、对硬件的要求也不断的提高，包括服务器、网络设备、系统数据的备份维护等设备的更新，因此，配合软件公司对软件新版本升级、补丁等来保持ERP系统的技术先进性。否则系统软件就会落后。

3.为了提高湖南院ERP系统信息化水平，管理人员要踏踏实实的工作，因为员工内部的人员才能很好地把握企业的实际需求。人是最关键的因素，要不断培养人才，只有注意员工素质的不断提高和管理知识的更新。才能够保持ERP系统持续正常运行和水平不断提高。

4.依于勘察设计企业的特点，随时变换组织结构，人员的变动，ERP系统的费用报销和所有付款单的审批权限、各个节点的数据也随着变化，这就需要信息部门人员，运用湖南院的组织结构，人员的变动进行参数调整和管理维护。

5.要持之以恒，各种数据维护要及时和准确，这样才能保证系统数据的实时性、真实性、有效性。

（二）ERP系统的完善在信息化方面需要进行持续不断的改进。

1.为了使湖南院ERP系统信息化带来更好的效果，不踏踏实实去做是不行的。在现实中，根据自己管理的特点，对费用发生的核算单据进行优化，渗透到各业务层面，以便流程优化，规范专业优化会计的服务。

2.任何ERP系统信息化的实施，需要一个逐步适应过程，才能发挥作用，而这个过程不仅要花时间，而且很艰辛。原因很简单，因为ERP系统的使用涉及到管理人员工作模式的改变，这会导致对使用ERP系统的阻力。真正将ERP系统信息使用起来，使ERP系统在工作中真正发挥作用、带来效果，比起表面上将ERP系统用起来要困难得多。因此，有的操作流程还需要根据实际运行效果进行总结修改。

3.档案方面，由于ERP系统集成性高，每发生一笔业务就自动生成一张会计的单据，对于业务量大的会计单据有几万张，因此，打印单据数量非常之多，后台需要开发出往来的行之有效不需打印单据的功能。

4.报表开发及后台系统配置方面，由于社会环境和ERP系统信息需求的不断变化、要求不断提高，原先二次开发的报表和后台系统配置有的方面将不再适用，这就要不断开发更新以适应新的需求。

四、展望未来

（一）实现财务业务移动审批与查询分析：通过财务信息平台与湖南院官微——微信对接，员工可以在手机上发起相关财务业务流程；生产部门领导可以在手机上进行财务业务审批，并且可以随时随地查看最新的部门财务数据汇总，辅助作出分析与决策。（二）对接商旅平台，简化费用报销手续：将来员工到外地出差，只要带出差人员的身份证和手机，无需自行购买机票、高铁票、支付酒店的费用，只需要在ERP系统平台中下单，把出差人员的行程和要求填写清楚，由相关岗位的ERP系统业务平台人员，帮助你进行资金结算与发票传递，免去出差人员打印发票报销、结账等繁琐的手续。（三）充分地利用ERP系统提供的强大功能需要一个过程：随着ERP系统应用的不断深入，会在其中开发出更多有用的功能，并将它们利用起来。总而言之，湖南院ERP系统信息化水平关键需要看财务管理信息化带来的效果；为了提高湖南院信息化水平，并做持续不断的改进，不要做表面文章、也不可能一劳永逸、也不要知难而退。因此从这个意义上讲，湖南院ERP系统信息化只有开始没有结束。