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系统“黑箱”与商业银行会计制度流程再造

信息技术(IT)在商业银行中的广泛运用,应在制度建设中充分考虑制度在系统中的实现问题,将会计制度与IT有机地结合起来。
   商业银行在会计制度建设中最大的难点在于如何处理制度建设与计算机应用系统之间的关系,目前主要问题是制度建设滞后于IT的应用水平和发展速度。在制度建设中,IT应用还是按照手工思维或模拟手工思维去考虑问题,在执行中强调制度的刚性,缺乏会计制度与系统设计之间的互动。
   因此,在实际工作中,计算机往往成为手工的替代品,从而忽视了计算机的智能化特点,极大地浪费了系统资源。解决这个问题的主要途径是要提高会计人员的素质,转变会计人员观念。
  
  制度制定者要熟悉IT
   制度的制定者不仅要熟知国家的会计制度和商业银行的业务管理方法,而且要对IT的实现方式和系统设计有充分的认识,要从IT的角度去考虑制度建设的问题,从IT的视角去进行制度建设,只有这样才 会提高制度的适用性和执行效果。
   如通过系统自动对账,会大大提高对账的效率和效果等。
   同时,当前监管部门的规定也大大限制了商业银行IT应用水平的提高。目前,国家在会计制度建设方面,尤其是在会计基础管理方面的规定已经明显不适应IT的发展需要,在很大程度上限制了制度制定的空间,使商业银行制度建设处于两难境地,存在一定的政策风险。
   在商业银行会计制度建设中,如何树立和体现以“效益为中心”的经营目标?如何充分利用IT的优势创新会计工作?如何将会计人员从繁重的具体操作中解放出来?如何体现以“客户为中心”的经营理念?这些都是中国加入WTO和IT条件下会计工作面临的重大课题。
   会计工作如何紧扣商业银行的整体战略和改革思路,充分利用IT优势,达到严格管理、规范操作、控制风险、降低成本、提高效益和服务水平的目的,这实际上涉及到流程再造和制度创新的问题。
  
  利用IT有先例可效法
   上世纪90年代以后,在企业再造浪潮的推动下,美国商业银行纷 纷利用IT改造业务流程,以降低成本,提高效率。美国《萨班斯—— —奥克斯法》颁布以后,需要对内部控制进行审阅和完善,以建立和维护信息披露控制程序,保证会计报表的准确性。
   随着商业银行新一轮改革的推进实施,流程再造必将成为关注的重点。对新的计算机应用系统的推行,也将不可避免地涉及流程再造的问题。
   作为商业银行的主要流程部门,会计流程再造工作必然会受到日渐广泛的关注,尤其是对于准备在美国上市的商业银行而言。
   流程再造应当以效率和效益为根本目标(当然也包含风险控制的因素),通过流程再造,简化操作,提高效率,降低成本,不仅直接体现了以效益为中心的经营目标,有助于保证会计报表的准确、真实和完整。
   同时,通过解放操作人员,又可以为精简人员和实现经营重心向前台倾斜创造条件。流程再造必须以IT为基础和手段,商业银行IT的运用,目前正处在向计算机智能核算的过渡阶段。因此,流程再造已经具备了良好的技术条件。
   流程是制度安排的结果,流程再造,必须首先实现制度创新;反过 来,流程再造也必然会推动制度创新的步伐。流程再造是制度创新的原动力,而制度创新是流程再造的前提,是规范流程和控制风险的必要条件。二者相互制约、相互促进。
  
  业务流程再造涉及方面
   会计业务流程再造包括多方面的内容,但当前比较突出的问题主要包括:(1)稽核。包括稽核工作的定位、稽核的对象和内容、稽核的手段和方法、稽核的组织形式等。(2)复核。包括能否取消复核、储蓄和对公的复核模式可否保持一致、可否实行有条件、有重点的复核等。(3)凭证账簿的打印和保管,主要是如何借助技术手段实现凭证账簿打印和保管方法的革新。(4)凭证的装订。包括能否采用技术手段加以替代,取消手工装订;或者如何完善凭证装订的顺序和方法,可否实行集中装订等。(5)会计科目章的加盖。
   包括如何定义会计凭证的范围,可否取消在凭证上加盖会计科目章的做法;或采取更为简化的方法加以替代等。(6)凭证的个人名章。即确定哪些凭证上无须加盖个人名章,如利息凭证。(7)账号统一。账号的统一实际上涉及到业务标准和数据 标准的统一问题,账号统一,对于提高资金清算、账务查询的效率具有重要意义,因此,也属于流程再造的范畴。(8)柜员制。如能否实行统一的柜员制模式,能否将柜员制与创建精品综合性营业网点结合起来等。(9)对公通存通兑问题。(10)其他具体操作流程问题,如一些具体内部控制方式和环节问题等。以上几个方面的问题,既是IT应用对会计工作形成的重大挑战,也是会计工作适应加入WTO后新形势要求的必然选择。
  
  制度贯彻在“黑箱”定义上
   充分利用IT,实现商业银行核心业务流程的再造,不仅从根本上提高商业银行的业务处理效率,降低运作成本,提高风险控制能力,而且将通过建立分区域的专业处理中心,将传统的业务处理进行集中,平行作业,也将实现土地、人力等生产要素在全国范围内的重新配置,实现区域资源整合,也是落实加快转变经济发展方式,推动产业结构优化升级的具体举措。
   在IT条件下,会计制度的贯彻落实方式与手工条件下也具有本质的区别。在手工核算条件下, 每个操作员必须全面掌握各项会计制度的要求,以决定具体的账务处理方法;而在IT条件下,绝大多数记录和报告工作都由系统自动完成。会计制度的有关规定,尤其是记录和报告的方法直接被固化在系统中,记录由系统根据柜员人员录入的信息自动判定,人工参与的成分很少。
   会计报表也根据所定义的程序由系统自动生成。对柜台人员而言,系统完全是一个“黑箱”,只要按照既定的要求进行机械化操作即可,无须掌握过多的会计知识,更不需要了解具体的记录和报告方法。
   在整个过程中,制度的贯彻主要体现在系统的定义上,而不再是具体的操作环节。管理层的主要责任是制定会计制度并将其内容定义在计算机系统中。但需要说明的是,系统的设计只是简化了操作,并没有减少制度制定的工作。
   相反,制度制定的工作更加重要,因为其直接关系到记录和报告的准确性。会计政策和会计处理方法主要借助于会计科目,并通过会计科目统驭明细账户从而决定各项业务的核算方法。对系统设计的合规性和符合性检查,将成为内部审计的重点。