会计电算化“三甩”:记忆的迁徙
“80年代之前,当武钢的几千名财会人员还在加班加点伏案拨算盘、复写纸誊写报表、手工算工资的时候,无论如何也想像不到后来在电子计算机的键盘上输数据,荧光屏前人机对话,打印机上输出报表是怎样一种情形。”这是1989年《武钢财务系统全面推行电算化的十年回顾》中的一段话,如今看来,仍有一种时空穿透感。
青涩的电算
党的十一届三中全会以后,工作重心已转向以经济建设为中心的轨道。与此同时,武钢的企业管理也逐渐由生产型向生产经营型转变。随着工作量的日益增大,许多会计人员朦胧地意识到,会计工作再也不单是记账、算账的老一套,而是卷入了生产经营的大潮。这时,单凭算盘已经不够了。
于是,他们之中的一些人开始研究只有少数人才能听得懂的语言—— —计算 机语言。
1980年,在武钢冷轧厂,随着从西德引进的具有当时世界领先水平的全套设备(包括电子计算机)的投入运行,第一个运用于财务方面的工资电算程序问世了。最初的电算过程,是将该厂3000名职工的工资数据写在各自的卡片上,然后以车间为单位建立有关工资文件,同时对工资中固定信息和变动信息分开处理。整个程序只有修改、删除、更新、检索几个简单功能,输出方式也仅限于英文。尽管如此,它的几分钟操作,却实实在在地取代了当时需要十几名会计整整干3天的工作量。
财务电算化从工资管理起步,是武钢财务系统推行电算化的一大特点。财会人员正是在这初试的成果中尝到了甜头,受到了启发,也看到了希望。不久,初轧厂等几个厂也开始试行工资电算化。这股计算机热在公司悄悄兴起的时候,公司已认识到必须迅速建立起一支计算机技术队伍的重要性和紧迫性。
当时,大多数财会人员,除了对计算机本身充满神秘感之外,对掌握计算机技术更有一种高不可攀的畏难情绪。从1982年开始,公司在财务处开办财会人员电子计算机扫盲班,同时在财务短训班增设了电子计算机课程。培训对象大多是财务科长、会计师、助理会计师及业务骨干。从电子计算机的最原始理论二进制讲起,然后讲计算机的构成、讲语言、讲财务的应用程序。领导骨干先受教育,对公司后来的推进工作有很大的促进作用。
甩算盘、甩账、甩人
谢辉1991年从大学毕业分配到武钢,专门从事会计电算化的工作。
曾任计财部会计处处长的他,将武钢会计电算化的过程概括为“三甩”。
第一阶段是“甩算盘”,1985年到1993年,在核算工具上逐渐由计算机取代算盘。“过去,财务人员记账、汇总、报表都靠算盘来完成,在武钢还涌现了一大批算盘能手,如左右开 弓的谭丽丽等。”但由于工作量太大,会计人员常常感到力不从心。通过自主研发,武钢技术人员用Basic语言编制程序,通过计算机实现核算的自动汇总,从而实现了核算工具的升级换代。
第二阶段是“甩账”。从1994年到2001年,构建基于局域网的会计核算信息共享的电算化系统。“随着计算机和网络技术的发展,为局域网的信息共享提供了技术上的支撑。此外,会计电算化标准的不断完善,以及商品化软件的不断发展,才会有甩账的可能。”当时,武钢在计财部等相关单位推广局域网模式的会计核算系统,取得了较大成功。
第三阶段是“甩人”。2002年至今,将财务人员从账海中解放出来。“过去,记账工作要占财务人员90%以上的精力,如今连10%都不到。现在,财务人员可以有更多的精力用于其他方面,如参与企业的管理、决策等。”提起会计电算化的好处,武钢会计学会会长、能源动力公司党委书记谭丽丽深 有感触。“以前,会计人员在年终决算的时候实在太苦了,总是伴随着冬天的寒风、加班的灯光、算盘的噼啪。加班、加班、再加班,我们孩子的寒假永远不要奢望有父母的年休来陪伴,每一年的年终决算都给我们留下刻骨铭心的记忆。”现在,武钢通过ERP系统的应用,不仅提高了财务管理信息的真实性,也规范了财务管理的内控制度。此外,将信息系统与业务流程相对接,业务管理的过程全部在信息系统中体现,提高了会计信息的及时性和准确性。“以前财务报表必须到月底才能编制,如今每天都可以编制。”“过去,集团公司编制合并报表顶多就几张图表,比如资产负债表、利润表、企业费用表等,必须披露的信息,也就五六张。现在我们每个月编制的报表,包括要上报国资委的报表共有55张,而且编制的层次也在不断变化,如果用传统的手工方式去完成,是不可想像的。”谢辉用数据说话,无疑更具说服力。