文 ／ 临安市财政局会计管理课题组


会计电算化改变了原会计核算方式、数据储存形式、数据处理程序和方法，扩大了会计数据领域，提高了会计信息质量，是整个会计领域的一次根本性变革。电算化不仅将广大财会人员从繁重的手工操作中解脱了出来，更重要的是提高了会计信息搜集、整理、反馈的灵敏度和正确度，提高会计的分析能力，从而为提高会计管理水平和会计信息质量提供了有效的途径。
一、临安市会计电算化工作的现状
近年来，临安市企业会计电算化普及工作推行较快，许多企业在账务处理、应收应付款核算、固定资产核算、材料核算、销售核算、工资核算、成本核算、会计报表生成与汇总等基本会计核算业务方面纷纷实现了会计电算化。据调查，截至2007年12月底，临安市大型集团公司及下属企业会计电算化已全部普及；资产总额5000万元以上的企业会计电算化普及率已达80%以上；资产总额在5000万元以下的企业会计电算化的应用面也达到了50%～70%。从调查数据看，临安市将提前达到财政部在“2010年力争80% 以上的基层单位基本实现会计电算化”的要求。
会计电算化的普及从根本上扭转了临安市基层单位会计信息处理手段落后的状况，但与会计电算化迅速普及不相适应的是，不论是会计业务主管部门的管理工作，还是企业电算化核算工作都存在许多不尽人意的地方。

二、会计电算化工作存在的问题
1.会计人员整体素质较差，计算机专业知识匮乏。
据统计，临安市电算化操作人员大都是财务人员经过财务软件公司的短期培训而来，知识掌握不全面，很少有既熟悉计算机知识又精通会计业务的人员。大多数会计人员计算机专业知识匮乏，对财务软件的认识存有局限性，一般只能按照固定的模式机械的操作财务软件，不能灵活运用软件所提供的各项功能，特别是一些辅助核算功能的运用。一旦软件运行过程中出现故障或与平常见到的界面不相同时，就会束手无策，这个问题也成为快速有效实现会计电算化的障碍。
2.电算化培训内容单一、教学器材落后、师资力量有限。
目前临安市有组织的电算化培训仅限于为期一周的会计从业人员资格考试培训，培训时间短、内容少，而培训点教学用教材和软件版本又未能及时更新或升级，明显落后于企业外购的商品化财务软件版本，加上大多数学员的学习目的仅仅是为了应试，所以往往不能学以致用。由于目前的电算化培训均是阶段性的，培训点考虑到成本原因，未能配备专职电算化教师，每次开班都临时聘请兼职教师授课，一定程度上也影响了教学质量。
3.初始设置工作不够细致、详尽，初始化时间确定不够合理。
不论是从手工核算过渡到电算化处理，还是更换会计电算化软件，都需要进行初始化工作。初始化工作包括设置系统参数、设置会计科目、建立各种账簿文件、定义各种辅助核算、定义报表以及录入各种余额数据或者是发生额数据等。许多企业对初始化工作不重视，仓促上阵，明细科目、口令、余额初始化及各种参数和文件的设置等考虑不够周详，特别是一些辅助核算在初始化时缺乏仔细考虑，致使之后的部分核算数据无法有效的归集。同时初始化的时间未进行有效的筹划，有些企业年初初始化后，为了减轻工作量，在年度半途甩账，造成同一年度的会计账一部分是手工账而另一部分是电脑账，各缺少一部分内容，不利于今后的查账和管理工作；有些企业为便于今后的查账延长二套账的并行时间，加大了会计人员的工作量；有些企业为减轻工作量，干脆初始化后不久立即甩账，未能达到财政部门要求手工并行运行三个月以上的规定。
4.内控制度不健全或流于形式。主要表现在：
（1）人员分工不合理。单位开展会计电算化工作提高了工作效率，传统的会计分工模式被打破，会计人员抄写、计算等手工劳动大大减少，会计人员的工作职责、操作规程也都将发生很大变化。各岗位的工作量往往不同于手工记账，需要重新分工，并符合内部控制制度要求，有些企业未及时、有效地进行岗位调整造成人力资源的浪费或岗位设置不符合要求。
（2）监管制度缺失或未有效执行。有些企业会计电算化后未建立、健全相关的管理制度或制度缺乏针对性，且系统在运行过程中也没有严格执行制度要求，造成内控缺失，如：会计人员间互相知道密码，有些干脆不设置进入密码，账套间互相可随意进入操作使用、稽核流于形式。内部管理仍是采取模仿手工的管理办法，没有实现重整，权限设置缺乏牵制，计算机系统的安全性和保密性及会计档案保管、数据备份等都存在安全隐患。
（3）网络安全管理制度缺乏。当前电脑病毒和网络黑客非常猖獗，而企业财务使用的电脑均需要有上网交易功能，如进行网上银行支付、网上纳税申报等，网络下的会计信息系统很有可能遭受黑客或病毒的侵扰。部分企业未能针对网络环境来建立和完善相应的会计电算化安全防范措施，且许多会计人员网络安全知识缺乏，随意利用会计电算化核算用的计算机上网和聊天，电脑未安装病毒防火墙，不经常杀毒等，很可能导致发生电脑瘫痪会计核算数据丢失的事故。
（4）会计档案归档不及时、不完整。有些会计人员往往认为，反正随时打开电脑均可查看到每月以及历年的核算数据，因此未按月进行数据备份。年底未及时按规定打印出纸质档案，有些干脆不予打印，或对部分明细账多的科目如往来账款、存货、固定资产等不予打印，使纸质会计档案不完整，违反了会计档案管理制度规定的纸质档案归档的规定。
5.会计电算化业务处理不规范，造成核算差错。主要表现在：
（1）明细账录入失误，致使明细账核算不准确。由于会计电算化核算方便快捷，凭证的准确录入直接影响账簿记录和会计报表的准确性，有些会计人员在凭证录入时常常粗心疏忽产生差错，常见的错误有明细科目串户。如：同一客户的往来明细账由于前后次录入时户名的选定不一致，出现同一单位多户或误入他户现象。另外还有成本费用类科目的明细串户，如：将“业务招待费”录入“办公费”；会计电算化业务处理问题如不能有效解决，会导致账户的余额和发生额错误，不但会造成会计信息的失真，还容易使管理者做出错误的决策和预算，甚至导致管理上的漏洞，严重制约着会计电算化水平的提高。
（2）科目借贷处理不准确，致使期末损益结转数和报表反映数错误。有些会计人员往往习惯于按原手工账的处理方法来进行冲账和调整错账，如：发生销售退回业务，往往编制分录如下：借：主营业务收入—A产品、应交税金-应交增值税-销项税额，贷：银行存款。由于大部分企业，目前使用的均为商品化财务软件，期末损益类科目结转数和会计报表的产生数，对收入取数一般是取贷方发生额，对成本费用取数一般是取借方发生额，如果在初始化设置时未进行特别调整的话，上述销售退回业务在期末收入的结转数和报表反映的收入数就并未得到冲减，就会产生错误结果，给核算工作带来困难。
（3）同一科目内部明细未进行结转，致使科目余额错误留转。会计电算化不同于手工记账，特别是期末科目的结转必须明细一一对应，而有些企业往往不注意二、三级科目的对应结转，造成二、三级科目的余额反映不够准确。如“应交税金—应交增值税”科目的“销项税额”“进项税额”等三级科目，期末如简单地按制度规定科目结转，按原手工核算办法进行操作，会造成一、二级科目余额正确，但三级科目余额不准确。审计中常发现许多电算化企业“销项税额”“进项税额”等三级科目年末均不正确的保留余额，部分企业甚至保留了多年的累计余额数。
（4）各核算模块缺乏衔接，总账和明细账之间产生尾差。目前大多数中小企业使用的会计软件中总账、固定资产、存货、工资等是分属不同模块，各模块间数据不能顺利地相互传递，以实现自动转账、相关查询等功能，不能做到“无缝连接”，所以明细账与总账数据间往往会产生尾差，如：“固定资产”模块是按折旧计算公式自动核算，核算中电脑自动保留了小数点二位以后的余额，因此，“固定资产”模块反映的累计折旧明细账与总账数据间往往会有分数上的尾差，会计人员不注意定期消除，结果尾差会逐渐增大，造成总账和明细账数据不符。
6.会计电算化重视账务处理却忽视管理应用。
会计电算化的运用可以极大地发挥电子计算机的计算与分析功能，但是，由于受传统的手工会计工作主要是事后核算的影响，实行会计电算化的单位大多存在着重视报账功能忽视管理功能的现象。就目前企业会计电算化的应用现状来看，会计电算化的使用还停留在记账、算账水平上，并没有应用到企业全面管理活动中，也可以说会计软件只是实现了它的会计功能，并没有实现它的管理预测和分析功能。

三、会计电算化管理工作的对策
针对会计电算化工作的现状和存在的问题，作为主管会计工作的财政部门应主要从以下几方面进行指导和管理：
1.加强会计电算化工作的组织领导，加大会计电算化地宣传力度。
财政部门、业务主管部门要把会计电算化管理工作纳入重要议事日程，在摸清会计电算化现状的基础上，结合经济发展对会计电算化工作的需要，制定出相应的会计电算化事业发展规划，设专门负责会计电算化实施的主管领导，加强对会计核算软件应用、推广、服务等环节的管理，同时加大会计电算化宣传力度，推进会计软件咨询、服务的社会化，组织开展一些电算化企业间的总结、交流活动，组织进行会计电算化理论研究，促进会计电算化人员知识结构的改善，全面提升会计电算化人员的业务素质，推动企业电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”的转变，指导和推动基层单位会计电算化工作的健康发展。
2.加强电算化培训点的软硬件设施建设，培养新型复合型人才。
帮助各培训点建立会计电算化专业教师档案库，及时根据培训点的教学反馈状况，定期对入库教师打分评比。端正培训点的办学态度，提高培训质量，督促培训点合理配置教学必需的计算机，保证教学软件的及时升级和更新，保证学员上机操作时间，使学员学到最新的电算化知识。不定期地举办一些分不同对象、不同层次的有针对性的、系统的电算化培训，逐步将电算化培训纳入在职会计人员后续教育培训和会计人员考评中，造就一大批既能透彻和熟练掌握财务软件的应用和维护技术，又熟悉财务基础核算的知识复合型人才，全面提升会计人员的整体素质，迎接会计工作的国际化、信息化。
3.出台指导性规范，帮助企业做好会计电算化环境下的基础管理工作。
2006年财政部成立了企业内部控制委员会，出台了《企业内部控制基本规范》，今年又出台了《企业内部控制评价指引》《企业内部控制应用指引》和《企业内部控制鉴证指引》征求意见稿，希望今后不断完善，出台一些针对会计电算化核算的内部控制指引。作为地方财政部门也可出台一些有利于帮助企业加强会计电算化工作的指导性规范或内部控制规范指引，如：岗位责任管理制度、操作管理制度、维护管理制度、机房管理制度、财务信息档案管理制度、财务管理制度和计算机病毒的防治等制度等规范，以指导企业做好会计电算化环境下的基础管理工作，使基层单位会计电算化工作顺利开展，逐步实现会计电算化管理的法制化。
4.深入基层了解情况，做好会计电算化初始阶段的辅导工作。
在企业从手工核算过渡到电算化处理，以及更换或升级会计电算化软件的初始化工作中，会计管理部门人员要深入基层，鼓励其采用通过评审的商品化会计核算软件和业务主管部门推广的通用会计核算软件；与企业电算化实施项目的主管人员和财务软件公司的安装人员进行有效沟通和协商，在系统参数和科目设置等方面充分考虑企业未来的发展趋势，留有一定的余地，对辅助核算进行周详考虑；同时帮助企业有效筹划会计电算化初始化时间，使其既利于今后的查账和管理工作，又最大程度减轻会计人员工作量，还能达到手工账并行运行的规定时间。
5.开展会计电算化环境下财务信息的安全防范管理教育。
加强会计电算化环境下财务信息的安全防范，避免会计档案无纸化和电脑操作无形化带来的风险，是会计电算化后会计控制系统主要应该解决的问题。会计主管部门要再加强企业会计人员网络安全知识教育，帮助企业增强网络安全防范能力和自然灾害以及突发事件应急处理能力，指导企业完善软件维护控制、硬件管理和维护、用户权限分级授权管理、组织机构和人员的管理、系统操作的管理和控制、计算机病毒的预防和消除等各个方面的工作，及时提供或介绍一些最先进的防火墙技术、信息加密存储技术、身份识别技术等安全措施，以保证企业财务信息的安全。
6.加强会计人员责任意识培养，使会计核算结果更为准确。
会计电算化中，除凭证输入需要由人工完成外，会计凭证制证后明细账的录入和结转均由计算机自动完成，与传统的核算方法和账务处理流程存在很大差异，会计数据的存储介质和形式、会计数据的生成和传递形式都发生了变化，因此，会计主管部门平时要加强会计人员职业道德培养，特别是要培养会计电算化人员的责任意识，教育会计人员遵守职业道德，在录入和采集数据工作中做到规范、精准，防止利用计算机舞弊行为的发生，确保企业计算机系统的安全性、保密性以及原始数据操作的准确度，防止数据泄密、更改或破坏。使会计核算结果更为真实、完整，使会计信息反馈更加及时、通畅、正确，为企业的经营管理和决策服务。
7.掌握电算化检查技术，定期或不定期进行会计电算化执法检查。
在会计电算化的条件下，手工明细账、日记账已不存在，记账凭证数据存储在磁性介质上，核算中计算或过账错误已很少发生，数据的输入、存储和修改都不留痕迹，可视线索明显减少，检查人员无法用传统的方法考查会计档案数据的安全性、完整性和准确性。因此，会计主管部门应及时调整原固有的检查模式，在每年开展的会计信息质量检查中针对会计电算化的要求安排检查工作。同时，全面提升检查人员的业务素质，要求检查人员除具有丰富的财务会计方面的知识和技能，熟悉有关的政策、法规等审计依据外，还应掌握一定的电子计算机知识和应用技术。在检查中关注企业电算化制度的建立和有效执行，注意会计电算化系统的应用程序出错或非法篡改，从而保证会计信息的真实、完整。


课题组组长：罗石荣
课题组成员：黄江华、龚臻文、王正道
执笔人：蔡晓玉