会计电算化的应用和普及,不单单是会计工作的现代化,同时也是推动会计工作实现制度化、标准化、规模化的进程。会计电算化的发展,有助于提高会计人员的工作效率,降低其劳动强度;促进了会计工作的规范化,提高了其工作的质量;同时,电算化的应用也加快了信息的传递,使管理水平得到很大提高;会计电算化有效促进了管理的信息化,全面提升了会计人员的素质。要充分认识和理解会计电算化对于传统会计职能的影响,必须对传统会计的职能有所了解。

一、传统会计职能的内容

(一)反映职能

反映职能是指运用会计自身特有的方式,通过分析、整理和归集把复杂多变的经济活动转化成为一系列直观有效的数据,向管理者提供相关的财务信息。

(二)监督职能

会计监督是指会计利用资料及信息反馈对于经济活动的整个过程进行指导和控制。当然,会计监督除了对货币监督之外,还包括对实物的监督。这种监督功能必须立足于企业的经济效益,根据企业的预算、计划、定额以及各种制度,通过对业务、经济的分析核算和检查来实现对本企业一切经济活动的合法性、合理性、真实性及有效性的全方面监督。

(三)参与经营决策

决策,就是从所有的备选方案当中选择出最佳的方案,以帮助企业获得最大的经济利益。科学的预测是作出正确决策的基础,然而不管是预测还是决策,其过程都涉及大量的财务方面的信息,这些信息恰巧是由会计来提供的,因而,为实现企业获得最大经济效益,参与经营决策自然也是会计职能的重要组成部分。

当然,对于传统会计职能的认识并非固定不变,随着管理水平的不断提高,生产力不断进步发展,我们不应拘泥于程式化的习惯当中,必须以发展的眼光去看待传统会计职能。那么会计电算化对于传统会计职能的影响具体体现在哪些方面呢?以下针对此问题进行简要论述。

二、会计电算化对传统会计职能的影响

会计电算化能够推动会计的业务处理实现前所未有的飞跃式发展,在会计电算化形成以及发展的过程中,对于传统会计职能的各个方面都产生了重大影响,使各项业务工作的开展发生一系列的变化。

(一)信息系统的组织体系

传统会计的工作组织体制制定的主要依据是会计事务的各种不同性质;而在会计电算化的系统当中,会计的工作组织体制则是以不同形态的数据为制定的依据。很显然,这两种会计的工作组织体制截然不同,会计电算化将会计对于数据进行分散收集、处理以及重复记录的传统操作方式转变成为集中收集、处理,数据共享的操作模式,使会计信息从提取到利用都更适应现代化的管理要求。

(二)簿记规则

传统中,会计的规则规定总账、日记账都要使用订本的账册,而明细账则要使用活页的账册,用这样的几个套账进行互相之间的核对和牵制;账目记录出现的错误之处则要使用红字和划线法进行更正。

而电算化打印输出的账页却是卷带状的,能够装订成为活页的形式,却不能是订本形式;另外电算化打印输出的是总账、日记账以及一些报表,因明细账涉及太多二、三级科目,打印的数量较大,因而一般采用磁盘的形式输出;账册的核对工作是依靠相关软件来完成,只要所输入的原始凭证正确,计算机便可以迅速地完成手工条件之下的各种账务的处理工作;而对于账簿记录中的错误部分的处理,已然不可能采用原始的手工方式进行修改,但是为了确保审计追踪的线索不中断,所以规定所有已经通过校验的数据都不得更改,如若出现了错误,则可理解为合法性的问题,用输入“更正凭证”的方式进行更正,类似于传统的红字更改法。

(三)账务的处理程序

传统形式下,会计对于账务的处理程序大致包括记账凭证账务的处理程序、科目汇总表的账务处理程序、多栏式的日记账的账务处理程序等,在组织会计进行核对的时候,可以根据企业对于会计业务管理以及繁简的需要,任选其中的一种处理程序进行核对即可。但不管采用的是哪一种,其共同的特点都是“平等登记”,也就是说所有记账凭证的会计信息要以平行、等量、同向的方式记录在总的分类账目和明细账当中。这样就可以各有侧重地去反映相关的会计信息,同时也能够发挥出总的分类账目所具有的统辖作用,通过对账,发现人工记账可能出现的部分错误,并及时地加以纠正。

而电算化的账务处理程序当中,所考虑到的是会计数据的处理目标,也就是获得管理中所需要的各种会计信息。其中间数据的处理可以认为是源于最原始数据的处理加工,因而,从输入凭证到输出报表,所有中间过程都交由计算机来控制。这种数据的处理方式和模式具有集中化、自动化的特点。事实上,存储在数据库当中的所有会计信息没有所谓的总账和明细账的区别,但可以按照总账或者是明细账的格式来输出,所以在会计电算化的系统当中,打印所输出的总账
(四)内部控制

在传统的手工操作当中,设有岗位责任制度和各种内部牵制制度,有效保证了手工核算的情况下会计信息的准确性、企业资产的完整性和安全性。但计算机的引入、电算化的应用却使企业内部的控制制度在重点、内容以及形式上发生了很大改变。

首先,内部控制的形式发生改变,原本手工操作中的一些内部控制措施在实现电算化之后就没有了其存在的意义或是转移到了计算机当中;其次,内部控制制度在内容上发生了变化,计算机技术的应用,为会计工作增加了很多全新的工作内容,同时也相应增加了新的控制措施和制度,如计算机软硬件的编程、分析,计算机操作人员与维护人员之间的牵制、计算机病毒的防治等等;另外,内部控制的侧重点发生了相应的改变,实现电算化之后,内部控制的重点转移到对原始数据的输入控制上,主要表现为会计信息输入控制、人机交互处理控制等几个方面。

(五)会计信息质量

会计信息质量主要通过时效性、重要性、相关性以及可靠性等指标来体现,实现电算化之后,这些指标的质量都大幅提高,同时还可以充分地利用计算机的优势,增强了会计在核算方面的深度及广度,使得会计向着多种量度去发展。

(六)会计档案保管的形式

会计实现电算化之后,多数的档案在物理性质上发生了改变,各种凭证和账目及报表等会计资料都存储于磁盘介质之上,备份或是删除都是很容易的事情,所以要采用科学的管理方式,加强对于会计资料档案的管理,以防止会计资料档案的流失。

(七)人员机构

在传统手工的会计工作中,参与工作的都是会计人员,他们保障是组织会计工作正常运转的主体;但实现电算化之后,除了原有的会计人员之外,还需要配有相应的系统管理人员和操作人员。

三、小 结

会计电算化的应用对于传统的会计职能的影响是多方面的,电算化将是未来会计工作的普遍形式,因而我们必须不断地提高会计人员的自身素质,加快相关软件的开发进度,为推动我国企业的现代化管理打下坚实的基础。