湖南智超公共服务有限公司/彭 奕

在事业单位日常财务核算工作中,会计档案管理发挥了重要的作用,但会计档案管理工作普遍不够重视,缺乏规范化、制度化,这已成为目前事业单位会计档案管理的主要现状。从事业单位会计档案管理的现状出发，提出要加强单位会计档案管理，应采取有效的措施使会计档案管理制度更完善，会计档案管理工作更规范，会计档案管理人员更专业，从而更有效地提高事业单位财务管理工作质量。

会计档案作为档案的重要组成部分，是对一个单位经济活动的记录和反映，是极为重要的史料和证据，具有较高的准确性和完整性，能够清晰地反映出单位在不同时期的经济状况以及财务情况。新形势下，随着信息化时代的到来，以及“互联网+”的不断实施，社会信息化程度不断加深，事业单位的会计档案工作面临新的压力，对于传统的档案管理模式提出了新的挑战。具体工作中，事业单位会计档案由于受各种因素的影响，存在多种不规范的现象，影响了档案事业管理的科学化、规范化水平。如何加强会计档案管理引起了各方重视，如何适应信息化网络化的档案管理趋势是当前面临的主要问题。

一、新形势下事业单位会计档案管理的重要意义及其发展趋势

（一）新形势下加强机关事业单位会计档案管理的重要意义

会计档案属于国家档案中非常重要的一个部分，对于机关事业单位来说不可或缺。一是强化法制管理的需要。机关事业单位加强会计档案管理是强化法制管理的需要。2016年国家档案局和财政部对《会计档案管理办法》进行了修订，强调了会计档案管理的作用和价值。同时，《档案法》明确提出，对于需要归档立卷的材料，都需交由单位的档案管理人员以及档案机构实施集中的维护和管理。二是单位财政管理的需要。机关事业单位加强会计档案管理是单位财政管理的需要。机关事业单位每年都会使用很多国家财政资金，因此，加强机关事业单位的会计档案管理，将财政收支完整、准确的记录下来，并进行归档，能够为单位制定发展计划打下基础，同时还可以为单位编制预算提供原材料，为财政部门实施行政管理提供便利。三是建设廉政党风的需要。机关事业单位加强会计档案管理是建设廉政党风的需要。当前，国民对于机关事业单位的经费开支十分注重，而这也决定了机关事业单位必须有效开展会计档案管理工作。机关事业单位通过完善会计档案管理，使每笔账都可以顺利找到源头，从而避免乱用、挪用经费情况的发生，为审计部门以及纪检监察部门开展监督检查工作提供有力保障。

（二）新形势下机关事业单位会计档案管理的发展趋势

随着信息化时代的到来，以及“互联网+”的不断实施，对于传统的档案管理模式提出了新的挑战，事业单位的会计档案工作呈现新的发展趋势。一是会计档案管理信息化。随着“互联网+”时代的到来，在会计档案管理方面的应用尤其广泛。信息化的管理方式，能够为会计档案管理带来诸多好处。比如，资料的储存领域和范围进一步扩展了，与传统的档案只能存储于实物中相比，未来的档案存储将更加依赖于光盘、计算机等这类媒介。虽然这样的存储方式能够加大存储量，但是也增加了管理的难度。二是会计档案管理网络化。信息化的到来必然会推动网络化的发展，网络的全覆盖能够打破区域的限制，在未来的发展过程中，有可能会实现全部事业单位档案管理的统一化。这种统一的、完整的网络化体系的形成，有利于提高事业单位档案管理的效率。

二、新形势下事业单位会计档案管理的现状分析

我国的《会计基础工作规范》正式实施之后，各个单位逐渐认识到了会计基础工作的重要性，在具体工作中，事业单位会计档案由于受各种因素的影响，存在多种不规范的现象，影响了档案事业管理的科学化、规范化水平。

(一)　对会计档案管理工作重视不够

在实际的经济活动中，会计档案是其进行经济活动的最原始的记录和最真实的反映。但是，就目前的情况来看，会计档案管理工作已成为事业单位财务管理工作中的薄弱环节，大部分事业单位的领导和管理人员更加重视资金运行、财务报告和其他财务管理工作，反而忽视了会计档案管理工作。具体表现在:有些单位领导只注重财务资金的核算与监管，对会计凭证、会计账簿等这些会计档案资料的保存管理基本没有概念；有些会计主管只注重本单位的财务日常账务处理及报表编制工作，觉得会计凭证、会计账簿、会计报表等资料只要每年装订后放进档案柜保存即可，没有明确会计档案的范围及合理规范会计资料建档造册的相关流程。目前，事业单位会计档案管理工作普遍薄弱，档案管理人员没有责任和保密意识，存在会计资料散落、遗失的风险，导致财务日常工作与档案管理相脱节。

事业单位专业的档案管理人员往往配备太少，会计档案大多由财务人员兼管，没有统一纳入事业单位档案部门管理，会计人员规范化管理会计档案的能力不足，没有清晰了解单位会计档案的归档范围，没有规范化管理会计资料的整理、借阅等工作，这都是缺乏专业的档案规范化管理知识所致。此外，由于会计档案管理的专业培训相对较少，因而不能有效地提高事业单位的会计档案管理人员的专业性水平。

(二)　会计档案管理规范性不强

目前，事业单位普遍没有结合本单位的实际情况，并按照新要求及时修订和完善会计档案管理办法，而一些会计主管对会计资料归档的范围、时间等没有具体的规定，这些都给单位会计资料的查找与管理带来诸多不便。事业单位需要进行保存的会计档案中，很多方面都出现了不规范的问题。比如，在对会计档案进行保存时，装订过程中没有严格按照相关的标准规定来进行，并且在保存以及管理等方面也不符合相关的标准规范要求。这就会在一定程度上增加档案查找的难度，从而对时间和精力造成严重的消耗。另外，在档案转让以及资源共享等方面，会计档案保存的完善性得不到有效的保障，主要是因为在保存过程中存在严重的疏漏现象。会计档案使用时，还存在的问题是各个环节的手续不具备全面性。比如，人员在对档案进行借阅的过程中，存在部分事业单位缺少相关的借阅流程和手续。这种管理方式通常会导致档案出现保存不全或者是资料遗失等现象，从而给事业单位档案资料的安全性带来了非常严重的负面影响。有部分事业单位规模较小，没有独立的档案管理部门，会计档案只能由财务部门自行管理，这也从一定程度上制约了单位会计档案的规范化管理。

(三)　会计岗位设置不合理，会计档案管理人员专业性不强

根据会计基础工作规范中的相关要求，在对会计岗位进行设置的过程中一定要严格遵守相关的基本原则，保证不相容的岗位具备一定的独立性，同时还应该安排相应的人员来担任岗位工作。但是，在事业单位会计基础工作开展过程中，在会计岗位设置以及人员配置等方面都不能满足会计基础工作开展的相关要求。有些单位在对岗位进行设置的过程中，没有按照基本的原则进行设置，并且在对岗位人员进行配置的过程中，经常会出现重复的现象。有些单位人手不够，很多岗位只能兼任，会计档案管理工作更是由其他人员兼职。这样在发生问题时，工作人员之间就会互相推诿责任，从而对会计档案工作的规范性造成了非常严重的负面影响

(四)　单位内部控制制度不完善，缺少内部监督工作

要想保证事业单位会计档案工作可以实现顺利地开展，一定要将相关的监督工作进行全面的落实。但是，在目前事业单位会计档案工作的监督过程中，还不具备完善的内部控制制度。这样造成相关的内部监督工作无法得到全面落实，这也是导致一些违规现象频发的主要原因。有些单位对于单独设立档案室及执行档案管理的的规章制度觉得是可有可无，本单位其他人员可以随意自行进入档案室。有些单位在对会计档案进行保管的过程中，一些非常重要的政策性文件没有纳入到会计档案当中。如果与相关的执法部门出现政策性争执问题，则政策性文件的作用将无法实现有效的发挥。这些问题产生的主要原因，是因为事业单位没有加强对会计档案工作的监督力度。

三、事业单位加强会计档案管理的建议

(一)加强对会计档案管理工作的重视程度，强化数字化会计档案安全管理意识，提高工作人员思想认识

对会计档案进行规范化管理，首先，要让单位领导和管理人员充分认识到会计档案管理的重要性和必要性，不断强化单位领导对会计档案的管理意识，不断增强会计档案管理人员的责任意识，从而促进事业单位会计档案管理水平的提高。其次，要在数据信息化技术的不断发展和普及下，不断强化会计档案管理人员的数字化安全管理意识。机关事业单位需针对会计档案管理人员实施档案信息保管方面的培训，提高其安全、保密意识，提升其保密技术，对现代化的安全保密手段做出掌握，以此来避免因人为失误而引发的事故，如数据信息丢失、删除以及泄露等情况。另外，还需基于数字化来不断整合会计原始凭证，对其进行定期的梳理，使机关事业单位的会计档案管理工作能够朝数字化方向进行发展，提高其规范性。因机关事业单位包含了各种各样的基础性工作，所以其在办公经费方面通常处于较为紧张的状态。对此，需加强机关事业单位会计档案管理硬件设施的建设，以两室分离的形式来实现专室专用。同时，还能够将传统的纸质性档案转换为电子化会计档案，在此过程中，需以我国相关标准为基础来进行电子档案的移交。

第三是事业单位档案管理工作的工作人员要转变思想观念，首先是要树立责任意识，要明确自己工作的任务和性质，本着为集体负责的态度来做好档案管理的工作。其次是要明确工作的范围，每一位工作人员应该清楚自己的工作是什么，合理有序地完成自己的工作。最后事业单位的管理人员应该为本单位的员工提供方便，无论是从政策上还是从实际行动上都要给他们鼓励，为他们创造一个良好的工作环境。

(二)　充分运用现代管理手段，优化会计档案管理

随着科技的快速发展，计算机越来越普及，会计档案逐渐自原来的纸质账本转变为当前的电子数据、磁盘存储模式。虽然电子数据更便于操作，且有着很大的容量，但是，其也面临着一个问题，即电子数据易被篡改，因此，加强数据安全的保护十分必要。机关事业单位相关人员需对计算机的授权、审批制度做出严格的遵循，提高安全防范力度，保障档案的保密性。同时，也可以利用会计软件多用户的方法，来实施分权管理，及时进行数据的备份和保存，避免居心不良之人对数据进行篡改。在此过程中，还需定期进行计算机系统的检查和维护，避免遭受病毒感染。在使用电算化会计资料的过程中，需做好资料的分类以及归档工作。以当前已有会计软件为基础来对资料实施分类管理，并进行标号，从而减少储存成本和空间，为查询提供便利。

(三)　加强对会计档案管理人员的专业培训，提高会计档案管理人员的专业素质和综合素质

一是为会计档案管理人员提供更多的档案管理学习交流平台，提高档案管理人员综合业务素养，强化责任意识、保密意识和风险意识，以提高会计档案管理人员的专业化水平，不断适应新环境、新形势，充分发挥自身职能作用，从而体现自身的价值。

二是可以不定期地召开培训会，让相关的业务人员参与培训。培训的内容除了涉及基本的业务知识之外，还应该结合时代的发展，让参加培训的人员学习新的管理技术。

三是从数字化工作人员素质角度出发，要求对财会人员采取优先录取模式，是推行数字化档案管理工作的重要前提。在档案管理设备、管理技术与管理方法等层面，事业单位应重视会计档案管理人员继续教育工作的开展，结合档案管理的实际需求来对档案管理人士开展分层次、分阶段的目标性培训，利于增强会计档案管理人士在信息技术上的应用能力。在人才考核与评定时，需要结合档案管理者的实际工作内容，鼓励工作人员要积极地学习与应用信息化、数字化技术。在会计档案内容上，主要涉及财务、档案等知识与技能，要在了解财会档案管理基本运行规律条件下，发挥好工作人员的计算机专业能力，从而为单位会计档案管理提供服务，以提高档案管理效率。

(四)　建立完善的会计档案管理制度，规范档案管理的工作流程

为提高档案管理水平，应建立相应的会计档案管理制度，利用此制度来约束与管理相关人员，以确保档案管理的高效性与规范性。首先这套规章制度应该对档案管理的工作程序、保管的年限、如何进行归类、整理等等有一个清晰的说明。其次在制度中应该明确规定如何保护档案的隐私，保证档案不泄漏，这就需要明确职责，建立起责任负责制以及责任追究制，一旦发现档案外泄，立马追究相关人员的责任。为了让制度更加完善，相关的事业单位最好每隔一段时间进行检查，发现档案管理工作做得好的单位和人员，则给予相应的奖励，而工作有疏忽遗漏的则给予相应的惩罚。赏罚分明的处置办法，一方面能够提高工作人员的热情，一方面对于工作不认真者是一个教训。新形势下，事业单位应建立会计档案数字化管理的基本办法，要求各个部门相互协调、合作，并对各个部门、人员职责予以合理定位。此外，还应从政策、制度等角度出发，重视对会计档案的管理、利用与建设，能为当前会计档案信息的标准化与规范化提供基础，便于强化档案数据的共享性与真实度。

（五）构建完善的内控制度，加强会计档案管理工作监督力度

会计信息化环境下的内部控制制度涵盖的范围更为广泛，因此，机关事业单位需加强信息联络系统的开发与设计，加强监管，对管理条例进行不断地改进和完善，提高风险管理力度，构建信息化会计档案风险管理机制。单位档案部门以及财务部门需对会计档案实施定期的检查与审核，对会计档案的归档情况、移交情况以及储存情况进行检查，并监督会计档案的鉴定和销毁工作。对于拥有一定价值的档案需做出准确的识别，避免其被销毁，而对于需销毁的会计档案，则需根据程序进行及时地销毁。在销毁之前，需先经档案部门负责人、财务部门负责人以及单位负责人的共同批准，并在销毁清册上进行销毁意见确认的签名。监销人基于销毁清册来进行仔细的核对和整理，等到确定没有问题之后，才可以由单位档案部门以及财务部门共同进行销毁，结束销毁后，监销人还需将监销的具体情况汇报给单位负责人。避免过期且没有价值的会计档案占据储存量，确保会计档案管理处于高质、规范状态。