江苏省宜兴市经济贸易局 裴祖兴





随着信息技术的快速发展，各种财务统计软件被广泛应用到社会实践中，但在实际使用中，真正具有生命力，并深受用户欢迎的不多。主要原因：一是实际使用效能低下。许多软件开发者对基层的情况不是十分清楚，有些软件只是从报表到报表，不能满足基层的实际需要，不符合基层的实际情况。二是系统维护麻烦。只要财务统计指标或表样发生任何变化，软件就必须修改。而软件的修改必须由开发者本人来完成，用户是没有办法的，这就需要一个相当的过程。三是层次不清，主体不突出。财务统计报表汇总的各个层次（各级政府）的情况是不一样的，主体应该是乡镇，因为乡镇直接面对企业。要开发出一套能满足各个层次需要的软件是不容易的，往往是顾此失彼。四是数据共享度差。用户只是被动地输入报表，打印出一些固定的报表，给人以一种高深莫测的感觉。因此，严重制约了软件的推广使用，严重影响了软件的生命力。
能不能开发出一套具有生命力财务报表处理系统？为此，我进行了大胆的探索，在认真总结多年软件开发和数据处理的基础上，提出了用EXCEL建立报表处理系统的设想。经过严谨的分析，认真的思考，充分的调研，在广泛征求基层意见的基础上，开动脑筋，开拓创新，经过半年的努力，在2003年底完成了乡镇与县市级财务报表处理系统。2004年初在全市推广应用。经过近二年的使用，受到了广泛的好评，深受基层欢迎，同时受到了上级主管部门的充分肯定。在此基础上，于2005年建立了工业企业财务报表处理系统，经过二个乡镇的试点，得到了企业与乡镇的充分肯定。企业财务报表处理系统与乡镇与县市报表处理系统，形成了一个完整的工业企业财务报表处理系统的。三个部分，既是一个整体，又相互独立。企业是基础，乡镇是主体。该系统具有以下几个特点：其一，系统维护方便。该系统是一个开放式系统，系统维护完全可以由用户自己完成。2005年初，年度单位调整，系统维护绝大多数是乡镇自己完成的。如指标体系或表样发生变化，系统维护也可以由用户自己完成。其二，操作简单。该系统的所有操作都十分简单，不需要多少专业知识。2004年初在乡镇推广时，只用了2小时的时间简单介绍该系统的基本情况及操作方法，用户就都能熟练使用该系统。2005年在企业试点时，企业财务人员也完全能够接受。其三，实用性强。该系统突出了以乡镇为主体，针对性强，符合基层的实际情况，满足了基层的实际需求。其四，提高了工作效率，保证了报表的时效性。特别是企业财务报表，改变了“一表多做”的状况。原来企业做了资产负债表、利润表，还要做财务月报表，经济效益表，而系统能根据资产负债表、利润表自动生成财务月报表，经济效益表。据初步调查，该系统比原系统节省时间百分之三十以上。其五，提高数据的准确性，大大降低了差错率。系统利用EXCEL的数据有效性功能，自动审核平衡关系。其六，数据共享度高。因此，该系统具有很大的推广价值（不需任何费用），如果在全省乃至全国推广，将产生巨大的社会效益。
下面就如何用EXCEL建立财务报表处理系统谈一点自己的体会。
基本思路：抓好基础，突出主体
财务统计报表汇总的基础是企业。因此，系统要抓好基础，以企业的财务报表处理为系统的根本。根本问题解决了，其它问题也就迎刃而解了。因此，系统针对企业的不同情况，不同的汇总方式，设计了不同的处理办法，即有针对性的表样。主体是乡镇，县（市）一级只是对乡镇的汇总表进行汇总，地市级只是对县市级汇总表进行汇总，而村一级要全面推广使用财务报表处理系统，条件尚未成熟。因此，系统设计应以乡镇为核心，要充分了解各乡镇的实际情况，熟悉他们处理报表的全过程，针对他们的特点，满足他们的需求。只有这样，系统才具有生命力。为此，我进行了充分的调研，广泛征求了乡镇财统人员的意见，以他们的需求为出发点。
基本原则：抓大放小，村级分离
一是抓大放小。财务统计报表汇总的主体是乡镇。2004年初，新一轮的行政区划调整后，乡镇所属企业少则上百个，多则上千个，要对所有的企业进行汇总统计，特别是财务月报、财务年报，即使报表能全部收齐，输入工作量也太大，从体制上、人力上无法做到，时间上也来不及，从实际情况看是不可行的。因此，我们确定的第一个基本原则是抓大放小，即以500万元以上企业为主，而对小企业进行估算。这样，既抓住了重点，汇总的数据又是真实有效的。
二是村级分离。前面已经说过，在村一级推广使用财务统计报表处理系统，条件尚未成熟。而以往的软件，都有村一级的概念。用EXCEL建立财务统计报表处理系统，系统确定以乡镇为主体，直接由乡镇对所属企业进行汇总，不对村级汇总表汇总，村一级的概念将淡化。如何解决这一矛盾？我认为，只有打破传统观念的束缚，开拓创新。为此，我提出了第二个基本原则——村级分离。如有需要，村级汇总表可以单独汇总，不直接与乡镇汇总表发生联系。村级汇总表不一定要分各种经济成分。这样，减少了汇总统计的一个层次，提高了用EXCEL建立财务统计报表系统的可行性。
基本设计：规范实用，操作方便
上面确定的两条基本原则，解决了用EXCEL建立财务统计报表系统的可行性，要使用户喜爱该系统，并具有实用性，必须在可操作性上下功夫。为此，必须充分利用EXCEL的强大的数据处理功能。下面介绍该系统的具体设计。
（一）企业财务报表处理系统
根据企业及村的实际情况，报表可以分为单个企业、多个企业、村级报表。
单个企业
单个企业占绝大多数，报表也最简单。单个企业的表样已经做好，只需用电子邮件发给企业就可以了。表样如下：
多个企业
集团企业是有多个企业组成的。集团一般先汇总所属企业的资产负债表，利润表，再根据资产负债汇总表，利润汇总表，生成该集团的财务月报汇总表，经济效益汇总表，系统基本上也是如此处理的。但是，如何设置集团企业的报表，要根据集团所属的企业个数而定，2至3个企业，就不需要设置过渡表，在一张表上直接制作。如果有3个以上企业，就需要制作过渡表。表样如下：
村级汇总
根据村的不同情况，有的村需要村级汇总。村级报表与集团企业的报表是不一样的。集团企业的财务月报、经济效益表是以集团企业的资产负债汇总表、利润汇总表生成的，而村级报表必须根据每个企业的资产负债表，利润表，生成相应的企业财务月报，经济效益表。村级所属企业一般比较多，所以必须制作过渡表。根据企业的个数，可以制作一张或多张过渡表。表样如下
乡镇财务报表处理系统
下面是我市周铁镇建立的财务月报与财务年报工作簿。
财务月报
（1）建立工作簿
首先建立财务月报工作簿。
为便于文件管理，系统把十二个月的财务月报放在同一个工作簿中，建立十二个工作表。十二个月的财务月报分别放在对应的十二个工作表中。一般情况，只需制作好一个工作表，作为样表，其他的工作表可以复制样表，只需改动一下表头的月份就行了。
系统把汇总表与过渡表放在同一工作表中，每一张过渡表放置14个企业。为便于输入公式，在过渡表中增加本页小计。
周铁镇有65个规模企业，加上其他集体，其他私营（即小企业估算数），共有67个单位。所以设置5张过渡表。
（2）输入公式
每张过渡表中的本页小计输入求和公式就行了。即对本张过渡表中的数据进行求和。
汇总表中的合计等于每张过渡表中的本页小计；集体及控股企业等于相应企业之和，私营及私营控股企业等于合计减集体及集体控股企业；公司制企业等于合计减非公司制企业；与外商合资合作企业等于相应企业之和；同理，大型企业等于大型企业之和；500万以上企业等于合计减其他集体、减其他私营。
（3）校验平衡关系
为提高报表质量，应设置平衡关系。可利用EXCEL数据有效性的功能设置平衡关系。如何使用EXCEL数据有效性的功能，请大家参阅相应的书籍。如应交所得税=利润总额+应交所得税-利税总额，即29栏=23栏+28栏-22栏，可在29栏中设置数据有效性，数据输入时如不满足此项平衡关系，就给出提示信息。
2．财务年报
（1）建立工作簿
首先建立财务年报工作簿。
财务年报包括资产负债表，利润表。为了减轻工作量，保证数据的一致性，财务年报应自动生成同年12月份的财务月报。为此，资产负债表和利润表汇总表的栏目应与财务月报汇总表的栏目一致，即报表栏目为：合计、集体及集体控股企业、私营及私营控股企业、公司制企业、与外商合资合作企业、大型企业和500万元以上企业。在打印资产负债汇总表和利润汇总表时，将公司制企业、与外商合资合作企业、大型企业三个栏目隐藏。
在财务年报工作簿中建立三个工作表，分别是资产负债表、利润表、财务月报。
系统仍把资产负债汇总表与过渡表放在同一工作表中，每一张过渡表放置10个企业。周铁镇有65个规模企业，加上其他集体，其他私营（即小企业估算数），共有67个单位。所以设置7张过渡表。在过渡表中增加本页小计。把利润汇总表与过渡表放在同一工作表中，每一张过渡表放放置15个企业，所以设置5张过渡表。在过渡表中增加本页小计。
（2）输入公式
资产负债表、利润表的公式输入与财务月报的公式输入完全一致，在此不作详细表述。
由于12月份的财务月报汇总表是自动生成的，所以财务月报汇总表的数据完全来自于资产负债汇总表与利润汇总表（为防止人为干预，财务月报汇总表可设置保护工作表），因此，必须十分清楚财务月报汇总表各个指标与资产负债表、利润表指标之间的对应关系，才能正确输入每一个公式
（3）校验平衡关系
资产负债表、利润表有很多平衡关系。为提高工作效率，系统设置了自动生成指标，即自上而下具有直接数量关系的指标将自动生成。输入时只要核对生成指标与原始表是否一致，不要因为指标不平而花费很多时间进行人工审核。同时，为方便输入，系统对不同的指标设置了不同的颜色，即红色为不能输入的指标，蓝色为自动生成的指标。在此要说明一点，具有平衡关系的每个指标为非空指标，即指标为0时一定要输入0，才能激活平衡关系。