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高校智能财务背景下内部控制建设探析

 一、高校智能财务内部控制建设的背景和意义

 

财政部从2012年开始陆续发布了《行政事业单位内部控制规范(试行)》(财会〔2012〕21号)《财政部关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》(财会〔2015〕24号)和《财政部关于印发〈行政事业单位内部控制报告管理制度(试行)〉的通知》(财会〔2017〕1号)等文件;教育部于2016年制定了《教育部直属高校经济活动内部控制指南(试行)》和《教育部关于开展单位内部控制基础性评价工作通知》,为高校建设和完善内部控制提供具体指引。

 

从组织结构上看,高校既有行政和辅助管理部门,又有从事教学科研的学院,还有营利性的校办企业等单位,同时随着办学规模扩大异地校区增多,部分二级单位还是独立核算的体制,所以高校财务管理难度不亚于大型集团公司。从经济活动上看,高校经费体量增长较快,办学经费来源渠道多样化,财务管理业务越来越复杂,高校财务管理面临着较大挑战。因此,加强高校财务管理内部控制,既是外部制度和监管的要求,也是提高财务治理能力和水平的内在需要。

 

智能财务是以大数据、人工智能、云计算、物联网、区块链等新技术发展为基础发展起来的新一代财务,进行“技术+财务”的全面融合,提升财务管理效率和效果。大多高校已经建立较为完善的财务管理信息系统,覆盖从预算到决算的流程,并和校内其他相关业务的信息管理系统互联互通,处于智能财务的初步转型阶段,部分高校已经开始建设智能报销系统、智能预算系统和智能决策系统。

 

技术越发展,内控越重要。内控智能化将防范风险、内控要求和应用智能技术、建设智能财务系统结合起来,为智能技术的应用提供安全可靠的环境,进行全链条、系统化的风险控制,保证高校各项经济业务合规安全,促进高校提高财务管理成效。

 

现有文献主要集中于高校智能财务的建设及发展以及高校内控规范体制机制等方面,或是基于企业的实践案例分析结合数字化技术进行内控管理,鲜有文献对高校智能财务背景下内部控制管理进行研究,在智能财务迅速发展的情况下,高校财务管理如何构建的智能化内控体系仍存在诸多空白。本文从解决实践中的具体问题入手,探讨在智能财务快速发展的背景下高校内部控制建设的思路和方式方法,结合高校具体情况从实践应用层面探讨了内控智能化建设的具体措施,丰富了内部控制建设的实践研究,为高校契合智能化发展浪潮提升内控管理水平提供理论指导与实践参考。

 



二、高校智能财务内部控制建设的问题

 

高校财务管理智能化是应用机器人流程自动化RPA、自然语言处理 NLP、财务专家系统、物联网等新技术,准确高效自动地办理财务业务,完成线上审批和智能报销、智能预算管理、智能决策分析,构建智能便捷的信息服务和管理系统。目前,大多高校都已有较为成熟的财务报销预约系统、核算系统、薪酬管理系统,部分高校还有预算管理系统、决策分析系统、材料集中采购平台、差旅一体化平台等正在建设的信息系统。概括而言,高校财务管理智能化就是建设新系统、优化老系统、应用新技术的过程。这个过程可能经历较长的时间,所以会存在以下问题:一是内控理念和流程没有很好地融入到现有及新建的业务信息管理系统中,无法有效防控各类风险;二是仅考虑个别业务模块的内控,未形成全链条、多系统联通的内控体系化流程;三是未关注独立核算二级单位的内控系统化建设,和学校本级财务管理有脱节的情况。所以,高校在智能财务转型的过程中需要贯彻内控理念,内控流程及时跟进新技术新系统,保障财务系统稳定运行。

 



三、高校智能财务内部控制建设的具体措施

 

根据《教育部直属高校经济活动内部控制指南(试行)》,高校内部控制有十五类模块,控制环境属于单位层面的内部控制,其他属于业务层面的内部控制,其中预决算、资产、债务、收入、支出、合同、采购、工程项目管理是基本业务,科研项目、财政专项项目、所属企业、教育基金会、其他附属单位管理是特色业务,经济活动信息化管理是技术性支撑保障业务。以下从单位层面和业务层面详述智能化内控建设的具体措施:

 

(一)单位层面

 

高校的经费规模、经费类型和财务管理模式不同,既有共性也有个性,只有结合自身特点、契合高校财务管理实际情况的内部控制系统,才能有效发挥内部控制的作用。高校智能财务内部控制建设有两种思路:一是建立独立的内部控制信息系统;二是业务管控的智能化,即通过信息技术,把内部控制要求嵌入各项业务系统中,实现智能监测和控制。从适应性原则和成本效益角度出发,高校建立独立的全流程内部控制信息系统是不现实的,将内部控制制度和要求嵌入已建立的预算、收支、政府采购、建设项目、合同管理以及资产管理等业务信息系统是更为适合的规划。对于现有业务系统,采用升级和优化的方式,完善内部控制功能;对于新建业务系统,将内部控制理念、制度、措施与业务流程一起规划设计,系统建成后自带内控功能。无论哪种方式,都需要随着新形势新政策新技术不断更新完善,保持内控系统和业务系统的同步性。

 

在技术路径上,基于数字签名、身份认证、电子档案、光学字符识别(OCR)、机器人流程自动化(RPA)、可扩展商业报告语言 (XBRL)、自然语言处理(NLP)、大数据和物联网等新技术,通过智能搜索、模式识别、数据分析、智能控制等方式,识别和评估业务风险点,建立相应的风险管理措施。通过中间库和数据接口等对接模式,设定标准化数据交换内容,建立财务相关部门的信息共享平台,实现数据信息互联互通,精准进行动态监测、数据分析和风险预警,有效防控风险。

 

在全链条流程管理上,梳理业务流程和关键环节,精准定位信息系统的内控嵌入点,融合财政预算系统、政府采购系统、国库集中支付系统等外部系统,将日常管理的标准化事项自动化程序化,全过程留痕增强流程的刚性,定期提取整合和分析数据,对重要事项全过程跟踪管理,促进管理规范化、决策科学化、监督实时化。

 

在组织结构上,逐步推进高校独立核算单位内控系统的建设和完善,在梳理业务内容和流程的基础上,分析可操作性,将符合条件的经济业务全部纳入学校的信息系统进行智能化管控。同时,可以委托第三方专业机构对二级单位开展内部控制评价,全面加强二级单位的内控建设。

 

这样,在高校财务管理智能化的基础上,扩展内控的广度和深度,形成纵向到底、横向到边的内控体系,促进高校经济运行的规范化。

 

(二)业务层面

 

在业务层面,核心是基本业务,特色业务和技术性支撑保障业务都是围绕基本业务开展的。所以重点关注预决算、资产、债务、收入、支出、合同、采购、工程项目管理的业务,梳理关键控制点,通过数据共享、风险提示、指标监控、参数设定、管理权限界定等手段,将制度明细和预算要求嵌入信息系统,把内控措施固化在各项业务信息系统中,提升风险防控能力。表1结合高校的实际情况选取了部分业务环节,分析其主要风险及相应的智能化内控措施。


 

 


高校经济活动最直接的体现就是收支业务,通过内置规则和后台计算,达到收支业务智能化合规、风险提示的需求,向智能稽核转型。表2列举了收支业务的主要风险及相应的智能化内控措施。


 

 

此外,在内部控制评价和报告的环节中也需要智能化助力。高校的内部控制评价包含单位层面和业务层面的评价,可以采取表单化管理,所需数据从财务核算系统和预算管理系统直接抓取,系统智能化程度越高,数据信息越全面,从而提高评价结果的科学性合理性。

 

政府会计制度改革之后,高校和企业的会计准则制度趋同,财务管理的先进性提速,和优秀企业的差距越来越小。智能财务在很多企业里已经有较为成熟的应用场景,也是高校财务管理未来的发展趋势。高校可以借鉴其他部门或优秀企业的内部控制管理模式和方法,依据自身的具体情况制定财务管理智能化内控方案。



来源:《预算管理与会计》2023年第1期

作者:沙劲竹、蒋 科 、秦 慕  浙江大学计划财务处

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