赵雪利
随着我国经济的飞速发展，制 造业企业越来越注重如何通过信息 化系统建设，提升企业管理水平， 促使企业快速发展，通过ERP系统 运用，企业可以梳理和规范供产销 等各个环节的流程，加强企业内部 控制，通过系统定制各类报表及时 提炼关键信息，以便于管理层能做 出更科学的经营决策，本文以某中 小企业为例，简述财务信息化建设 措施，以便大家参考。
A公司是一家二百人左右的电 子产品生产研发企业，公司成立之 初主要业务是提供技术开发服务， 同时研发可量产的电子产品，并进 行生产销售，平时员工需要为客户 做上门安装测试等服务，长期出差， 传统的纸质报销流程，容易出错， 需要来回发送快递，反复修改报销 单据，报销周期过长，员工对财务 报销效率不满，同时对于即将量产 的产品，公司急需一款ERP系统进 行统一管理，针对以上问题，公司 总经理牵头，带领综合管理部IT经 理和财务经理协助，开始公司信息 化管理建设。
—、财务信息化建设实施过程 及方案
(―)日常办公报销系统
1.钉钉系统上线。
针对员工财务报销进度慢等问 题，公司通过多个供应商询价，最 终选择了基础功能可以免费使用的 钉钉系统，综合管理部IT经理根据 人事部提供的员工入职信息，首先 维护公司的组织架构，人员信息， 其次根据公司的费用报销审批流程 进行系统中审批表单的设置，这里 注意，可以根据公司的审批流程分 别设置多个费用报销表单格式，系 统架构完成，需对系统进行测试， 组织员工培训，由公司发文确认正 式上线时间。
钉钉系统的上线对于出差中的 员工，可以先把发票拍照上传到系 统中，进行流程审批，审批到出纳 环节，出纳会对发票填写数据校验， 同时验证发票真伪，员工可以在钉 钉系统中实时查看到发票的审批进 度，如电子信息审批通过，再把发 票统一快递给财务部，避免了来回 发快递改单据，节省了时间和快递 费用。同时钉钉系统也有打卡功能， 方便了人事部进行考勤统计、出差 时长统计，月底核算工资前可以从 系统导出考勤报表，进行快速核算。
2.钉钉系统增加超级报销系统。
随着公司人员增多和电子发票 的广泛运用，公司财务部只有出纳 一个人，对于每月大量的发票进行 验证已经成了出纳最耗费时间的环 节，为了缓解出纳验证发票的时间 及满足公司对预算执行情况的快速 统计反馈等需求，公司从众多供应 商中选择了超级报销系统服务商， 这款系统可以嵌入在钉钉系统中， 除了基础信息的维护，增加了预算 模块，企业可以提前把年度预算初 始化到系统中，员工提交发票的同 时，首先自动验证发票的真伪、是 否重复，虚假发票不允许提交，已 报销过的发票，不允许二次重提， 其次验证通过的发票在选择费用类 型并提交后，系统会自动核算此项 费用是否超预算，并根据公司的前 期设置进行控制，比如系统设置招 待费超预算不允许报销，员工超预 算提交单据时，系统会自动进行拦 截，并弹窗说明理由，这样通过系 统从源头杜绝了超预算的报销情况, 大大提升了财务报销的效率，以避 免了发票。
3.钉钉系统增加’'薪人薪事" 系统。
对于A公司来说，人员费是每 个月最大的支出，员工增加到200 人时，传统的绩效考核方式，即依 据员工的年度工作总结并不能快捷 的提炼出员工的工作效率、平时表 现等情况，员工的绩效考核工作也 越来越难评判，为此人事部上线了 “薪人薪事”系统模块，它可以嵌 入在钉钉系统，由部门总监设置部 门目标，部门人员在部门目标之下 分别设立自己对应实现的具体工作 目标，并按季度、年度在系统上进 行自评和领导层评价，大大提高了 绩效考核的效率。
（二 ）Oracle ERP 系统
1.需求分析和系统选购。
ERP系统上线前，总经理首先 发起了需求分析讨论会，由财务部、 采购部、生产部、质量部、研发部、 综合管理部等部门代表共同参会讨 论，提出各部门的需求清单，采购 部根据需求从市场征询了四家供应 商，分别是用友、金蝶、Oracle、 SAP，A公司选择了口碑知名度较 大的，且后续运维费用比SAP更低 的Oracle系统,Oracle系统可以满 足各部门的使用需求，使用起来也 很方便。
2.上线部署实施。
上线部署实施是非常重要的一 个环节，也是能否实施成功的关键 环节，运维团队有6人留在公司， 几乎每个人针对一个部门进行手把 手的上线实施服务，财务部门提供 的数据是非常重要的，因为系统期 初的数据由财务部来提供和核对， 财务需要进行的初始化信息包括: 会计科目、资产明细、银行账户、 发票类型、存货信息，客户/供应 商明细、往来账款余额，以及涉及 会计核算的相关方法等，这些信息 维护都需要由财务部来进行数据的 初始化确认，A公司为保证系统运 行的有效性，前三个月进行了双系 统运行，即Oracle系统与现有的财 务核算软件同时记录当月财务信息， 并在月底结账后，比较两个系统的 财报和各科目数据结果是否一致， 这个过程中如果发现问题需要及时 进行解决。A公司经过三个月的双 系统验证，终于通过了测试，于3 个月后正式全面上线Oracle系统。
3.ERP后期维护。
ERP系统上线后，各部门应持 续关注系统的运行情况，根据增加 或变更的业务场景，进行系统相应 设置也非常重要，A公司后期在使 用中进行了许多业务需求更新，比 如增改报表设置，新增产品分类， 工时报表等，在运行中也需要注重 员工培训，尤其是各部门系统操作 人员变更时，关注新员工的操作培 训，避免出现人工操作的失误，通 过更多的校验来关注员工操作系统 的准确性和系统的运行情况。
（三）奇安信加密系统
A公司是一家高新技术企业， 也是一家处于融资中的成长型企业， 经常会面临各种财务尽调和审计， 同时对于科技型公司，研发人员电 脑中的数据是公司的核心机密，随 着人员的更新迭代，员工是否会把 公司财务数据和核心研发数据泄露 是公司越来越担忧的问题，A公司 通过市场调研，及时上线了奇安信 加密系统，首先员工电脑如果访问 公司服务器，需要通过IT经理将员 工电脑信息逐一加入公司局域网进 行授权，其次在公司网内员工，尤 其是财务部和研发部员工设置了最 高加密级别，任何文件对外发出都 需要通过部门总监的审批，进行解 密后，才可以外发，增强了公司的 数据安全性。
（四）财务信息系统实施成果
A公司通过钉钉软件、Oracle ERP系统和奇安信加密软件完成了 公司的财务信息化建设，形成了高 效报销、数据快速安全处理的状态， 较大提升了企业的工作效率，提升 了企业管理水平。
二、财务信息化建设的关注 要点
（―）合理安排资金计划
财务信息化建设首先离不开公 司领导层的支持，其次最重要的是 了解公司的资金安排，根据自身的 情况，选择适合企业规模的信息化 产品，比如ERP产品，通常中小企 业选择国内的用友、金蝶即可，因 为价格比较低廉，产品的界面也很 友好，员工更容易上手使用，后期 运维费用不高，而SAP或Oracle系 统则更适合大中型、跨国企业的使 用，选择合适的系统前提是考虑公 司是否有足够的预算，是否制定了 合理的资金计划。

（二） 财务信息系统服务于公 司制度
财务信息系统通常会有固定的 工作逻辑，然而它的定位终究是服 务于企业的工具，所以公司首先是 制定好各项管理制度，比如财务报 销制度、不同报销的审批流程，然 后按照公司的制度流程进行系统工 作流程设置，最终实现管理制度化， 制度流程化，流程表单化，表单信 息化，信息移动互联化。
（三） 重视系统后期运行情况 的监督和改进
每个系统的上线都会对公司全 员的工作产生很大的影响，后期系 统的使用情况会极大的影响各类报 告的输出，从而影响相关人员的决 策，公司一旦上线信息化系统，首 先应该确认好专人专岗，全程关注 系统后期的运行情况，及时发现系 统运行中的问题，对于人员操作问 题，应及时进行培训或设置奖惩机 制避免失误，对系统本身的设置问 题，应及时与服务商沟通，请专业 的运维团队来进行专业维护，以确 保系统的安全运转，同时做好数据 库备份，保证数据的安全性。
财务信息系统已经比较广泛的 运用在各类企业的日常运行中，但 依然会出现各种各样的问题，尤其 不同企业的工作环境、人员素质能 力等情况各有差异，系统使用中总 会出现各种各样的问题，不论身为 财务人员还是专门的ITT作人员， 都应该积极而灵活的应对系统出现 的问题，寻求专业人员的建议，同 时也多考虑是否可以灵活处理以达 到企业的工作需求。
作者单位清智汽车科技（苏州） 有限公司天津分公司