提要：计算机具有强大的计算和检索功能，要充分利用这些功能为会计工作服务，就必须规范记账凭证，才能使具有相同信息的数据被检索、被利用，以提高会计工作效率。本文就如何规范记账凭证进行讨论。

记账凭证是会计数据进入会计软件系统的一个非常重要的入口，根据对实施了会计电算化后会计单位的工作统计，会计数据除工资表、银行对账单、机开发票等外，基本上来自于记账凭证，按作业时间统计97 % 以上的会计数据是记账凭证数据。按处理会计业务的笔数统计这个比例还要更高。要方便会计、财政、审计、银行、物价等部门的后续查账工作，如果记账凭证不规范，使用人员很难确定查账信息供计算机检索，故很难取得理想的数据。为此，有必要对记账凭证加以规范。

一、规范凭证表头

二、规范摘要

三、规范会计科目的辅助信息

四、规范输入业务金额

五、规范业务顺序

要按原始单据的顺序编制记账凭证，如：从甲厂购进A材料100吨，每吨1000元，B材料200吨，每吨1 500元，增值税68 000元，对方代垫运费600元，一并以银行存款支付。本笔业务的原始单据有五张，分别是发票二联、发票三联、货运单、自制运费分割单和付款单据。除发票三联用于抵税外，其余四张均为入账单据。业务处理如下：



在电算化会计条件下，因为编制分录很快，并且由系统自动记账和汇总，方便至极。因此，在编制记账凭证时尽可能按原始单据编制会计分录，凭证审核人员和后续查账人员根据原始凭证不用加计金额就可以直观审核记账凭证，线条十分清楚，可大大提高工作效率。

应当注意的是：第一、二两笔分录要在系统弹出的原始凭证中输入数量和单价，第四、五两笔分录在弹出的原始凭证中不输任何数据，直接在记账凭证的金额栏内输入金额，系统自动将同一记账凭证中的同一科目下的两笔金额相加后除以数量形成新的单价。如A材料的新单价为1 002元[（100 000+200）÷100]。由于会计软件都提供此功能，所以，在编制记账凭证时，凡是能按原始单据编制分录的应按原始单据编制会计分录，避免所有后续人员重复计算的麻烦。

会计软件中的报表系统具有提供从凭证中取数的功能，如果报表数据有必要从凭证（记账凭证和原始凭证）中取数时，上述项目的内容规范，也可以取得用户理想的报表数据。