大中型企业会计信息化现状与改善
会计电算化的局限性也越来越多地暴露出来,互联网的发展、WTO的经济背景,对传统会计管理发起了猛烈冲击,预示着会计电算化新的一场革命的到来,即会计信息化的到来。
一、会计信息发展的现状
(一) 会计信息化的含义
会计信息化是会计与信息技术融合的过程,是将会计信息作为管理信息资源,全面运用以机、与通讯为主的信息技术对会计信息进行获取、加工、传输、存储、应用等处理,为企业内部的经营管理者、企业外部的信息使用者提供全面和及时的信息,是一个充分开放的信息系统,是企业信息化的重要组成部分。
(二)会计信息化形成的原因
1.会计信息化是企业发展的需要。目前各大中型企业的网上交易、网上结算、电子合同、电子报表的盛行,使得传统的财务计价、财务控制、结算方式等发生了革命性变化,相对降低了过去的融资、筹资、资金管理等地位;电子现金、电子支票、电子信用卡、多国货币结算方式的出现,取代了原来的纸质现金、支票、汇票。所有这些,都使得企业过去的的单一的会计电算化已经远远满足不了企业的发展和需要了。
2.网络的发展给会计信息化提供了可能。会计信息有条件实施实时动态管理这种时空的跨越,使得企业无论规模大小,都可以拥有原来只有跨国企业才具备的一些优势和资源,甚至可以将各种有关客户、供应链、合作伙伴、虚拟企业的全球信息掌握在手中,完全模糊了传统会计期间的划分。
3.会计电算化向会计信息化的发展使得财务业务协同处理的难题轻而易举地得到了化解。企业与企业之间,企业内部各部门、各地分支机构、客户、供应商等之间的协同,供、产、销、控制、预测业务活动过程中每个节点的协同等,都可以得到实时处理,同时把结果反馈给业务系统,全面集成各种信息,简化了许多程序,使许多协同处理的难题轻而易举的得到了化解。
4.会计信息化的发展是社会发展的需要。在市场经济竞争激烈的情况下,企业若想在市场中立于不败之地,即使产品完全在国内销售的企业,也会由于面对的竞争背景、业务环境、会计信息都已经是国际化的,而成为“国际企业”。打破传统会计制度与国际会计接轨,符合国际会计准则,支持多国语言、多币种和电子结算,已经成为必然选择,所以会计信息化发展已经是社会发展的需要。
(三)会计信息化形成的前提条件
1.完善的内部控制制度是实施会计信息化的前提条件。会计信息化系统使得业务可以在远离企业的终端机上瞬间完成数据处理工作,原先应当由会计人员处理的有关业务,现在可能由其他业务人员在终端机上完成,原先应当由几个部门按预定的步骤完成的业务事项,现在可能集中在一个部门甚至一个人完成。因此,要保证企业财产物资的安全完整、保证会计系统对企业经济活动反映的准确和真实,企业内部控制制度的建立和完整就显得更为重要,内部控制制度的范围和控制程序比手工会计系统更加广泛、更加复杂.信息化系统改变了会计凭证的形式,由于电子商务、网上交易、无纸化交易的推行,每项交易发生时,有关该项交易的有关信息由业务人员直接输入计算机,并由计算机自动记录,原先使用的每项交易必备的各种凭证单据被取消了,原先在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成了,原来书面形式的各种会计凭证转变为以文件、记录形式储存在磁性介质上,因此,信息化系统的内部控制与手工会计系统的内部控制制度有着很大的不同,控制的重点由对人的内部控制为主转变为对人、机控制为主。
2.政府应对企业信息化建设工作进行宏观规划、协调和管理。政府的主要功能是为社会、为企业创造一个良好的外部环境,政府必须从国民经济和社会发展的全局出发,对企业信息化建设工作进行宏观规划、协调和管理。通过建立相关的法律法规体系,为企业信息化建设创造一个良好的法律环境;通过建立和完善社会经济信息系统,为企业信息化建设创造一个良好的社会信息环境;通过大力发展信息化教育,为企业信息化建设创造一个良好的社会教育环境。通过试点、推广企业信息化建设,从而带动会计信息化建设。信息化经济创造了一个集供应商、生产商、用户和银行、税务等政府机构为一体的信息化体系,客观上要求与商务活动有关的各方都要在网络中密切联系起来,在互联网环境下完成各自的商务活动,实现各自的职能,真正达到会计信息的时效性要求,促进会计信息资源的开发和利用,降低信息的传递及使用成本,提高会计信息的透明度和会计服务质量。所以在横向上要求企业、银行、税务等部门实现信息化;纵向上要求供应链的上下游企业,即供应商和客户实现信息化。只有在社会上全面和大规模实行信息化,才能带来会计信息化的规模效益,才能促进更多的企业实施会计信息化。
二、会计信息化目前存在的问题
(一)会计信息化目前没有受到管理层的高度重视
在大中型企业会计信息化是一个系统工程,也是一个漫长的过程,实施起来也有一些难度。首先,要求企业中的高级管理人们改变思想认识,认识到会计信息化的重要性和必要性,认识到不仅能提高工作质量及工作效率,更重要的是信息技术与企业其他要素之间的关系,企业需要在企业内部进行宣传教育,使企业全体人员认识到实行会计信息化的必要性;其次,在统一认识以后,必须对企业的业务流程进行改造,改造会涉及一部分人的切身利益;另外,在项目实施过程中,需要各部门之间的相互配合、相互协调。所有这些都需要企业领导高度重视,企业领导必须对会计信息化的实施过程进行组织、领导和监督。
(二)一些企业网络及内部局域网建设不完善
目前企业办公自动化已经相当普遍,特别是一些大中型企业,企业内部局域网建设已经不再困难。如果这方面的硬件建设达不到要求,则肯定无法适应企业市场竞争的需要。因为会计信息化最终要实现全面供应链管理和电子商务,企业必须建立自己的网站或者网络服务公司,进行电子广告、电子支付结算、电子银行、网上咨询等,以拓展商贸渠道,增加贸易机会。会计信息化就是要充分利用计算机及网络技术,从不同的来源和渠道收集企业经营活动中所产生的会计数据、会计资料,按照经济法规和会计制度的要求予以存储、加工,并生成会计信息,向企业内外部各方面传递,以帮助信息使用者改进经营管理、加强财务决策和有效控制经济活动。所以加强内部网络建设是为了适应电子商务发展的要求,会计信息化在实现其基本目标的基础上,向着会计网络化的总趋势发展。在不久的将来网络会计将成为信息时代会计电算化的新领域。
(三)内部控制制度不健全
企业的会计信息大多是企业的高度机密,如何保证企业信息的安全性,是许多企业感到头痛的问题,目前企业引发的信息安全问题与日俱增,所以,必须加强企业信息安全的防范意识,建立相关的安全法规,使会计信息系统安全、高效地运行。另外会计软件应有足够的加密技术、跟踪检测技术,能够进行严密的权限设置以及足够的防范措施,从软件的开发和维护控制、硬件的管理和维护控制、组织机构和人员的管理控制、系统操作管理和控制、文档资料的管理控制、系统环境的管理控制、计算机病毒的预防与消除等各方面建立一套行之有效的制度,从源头上保证财务数据的真实性和安全性,保证会计信息系统安全运行
三、会计信息化对企业会计工作提出新的要求
网络化及会计信息化的发展,对会计及管理人员提出了更高的要求,没有高素质的会计人员就无法保障会计信息化的良好实施。
首先、树立全新的会计观念
会计信息化要求企业会计人员树立新的会计观念。一是树立新的时点观念。会计信息化使会计工作越来越多地采用实时管理、在线处理,具有时点观念才能与此相适应。二是树立新的时空观念。网络环境要求会计采用一种面向未来的时空观,即从面向过去的回顾型转为面向未来的预期型。三是树立信息质量观念。企业通过局域网、互联网分别在企业内外部实现数据信息共享,大量信息不断出现、不断变化,只有经过信息过滤、信息提炼,捕捉到有实用价值的信息,才能为企业经营决策提供依据,从而实现预期的目标。
其次,会计信息化要求企业会计人员加强专业学习,掌握丰富的经济知识和扎实的会计基本功
会计信息化促使企业会计人员由核算型向管理型过渡,不仅要求会计人员及时地提供数据,还要求其准确地分析数据并作出科学的分析结论,为企业经营决策提供依据。这些数据分析工作不同于以往的单一的核算,必须具备扎实的会计知识和相关的经济学知识,才能根据数据分析出企业所处的经济环境和面临的经济形势。所以,企业会计人员要不断地学习,不断地提高自身的素质,这样才能适应会计信息化的要求。不仅如此会计信息化主要是通过网络技术支持的,一切网络信息的传递与处理都要通过计算机的操作来实现,这就要求会计人才既是一名高水准的会计师,又是一名出色的计算机操作员,能熟练掌握各种会计软件的操作,熟悉国际会计及商务惯例,具有广博的社会文化和专业知识背景。拥有创新能力的复合型人才是保证一个企业在激烈的市场竞争中制胜的关键所在,否则会计信息化的发展就成了无本之木、无源之水。因此企业会计人员都应积极地将自己塑造成一名既掌握现代化信息技术、又掌握现代化会计知识和管理理论的复合型人才。
再次,要求会计管理工作建立健全会计信息系统内部控制制度
会计信息化条件下,会计人员的构成由原来纯粹的会计专业人员转变为由会计专业人员、计算机系统管理人员及计算机专家组成。会计业务从原来单纯的核算转变为在完成基本会计业务的同时,还要完成财务分析、预测、管理等更为复杂的业务;原来由会计人员处理的某些事项,现在由其他人员在终端机上直接完成。因此,随着数据处理技术的提高,如果对计算机系统缺乏控制,未经授权的人员为达到某些非法目的就可以通过网络对会计数据进行篡改,而这些篡改是不留痕迹的,后果不堪设想会计信息化要求企业建立科学严格的会计信息系统内部控制制度:从软件的开发和维护控制、硬件的管理和维护控制、组织机构和人员的管理控制、系统操作管理和控制、文档资料的管理控制、系统环境的管理控制、计算机病毒的预防与消除等各方面建立一套行之有效的制度,从源头上保证财务数据的真实性和安全性,保证会计信息系统安全运行。
最后,会计信息化条件下,企业可以通过互联网与其他企业和投资者进行及时交流与沟通
这种经济活动的广域性与信息需求的及时性对传统的会计信息披露方式提出了挑战。首先,会计报告应尽快改变报送方式,实行无纸化、网络化的报送,方便、快捷;报告使用者可随时调用自己所需要的资料,并对自己所使用资料的真实性和完整性进行监督。其次,报告披露内容应尽可能满足企业前景预测、风险分析的需要,尽可能广泛披露非财务信息,如主要股东和管理人员信息、关联方信息、企业背景资料信息、前瞻性信息、人力资源信息等。
总之,随着社会的发展,会计信息化已是大事所趋,各大中型企业会计信息化不可能一步到位,这是由会计工作与信息技术的特点决定的,在实施会计信息化时,企业要从实际出发,结合自身的实际情况,循序渐进发展:应从自身情况出发,结合人力、财力、物力,有计划、有步骤地实施会计信息化战略。