医院固定资产管理中存在的问题及成因
固定资产管理是医院管理中的一个重要组成部分,其资产具有一些不同于其他行业固定资产的特点,具体表现为资产更新快、价值高、使用周期长、使用地点分散、管理难度大等特点。各大医院在固定资产管理方面普遍存在账面与实物不符、变动信息反映不及时、盘点工作量极大等问题。
一、医院固定资产的介绍
1.医院的固定资产
医院的固定资产大概可以分为下面几类:(1)房屋和建筑物,包括办公用房、职工生活用房、仓库、道路、围墙、水塔等;(2)专用设备,包括各种仪器和机械设备、医疗设备等;(3)一般设备,医院用于办公与事务使用的通用性设备和家俱,以及交通工具等;(4)图书;(5)其他固定资产。
2.医院固定资产管理存在的问题
医院是一个多部门多机构多固定资产的复杂系统,所以医院的固定资产管理难度也很大,在管理过程中也容易出现各种各样的问题。这里主要是针对医院的资产管理做一点分析。
二、医院固定资产管理中存在的问题分析
1.固定资产的管理体制尚待理顺
目前实行的仍是固定资产分级归口管理体制,各个部门分工负责:财务部门负责价值管理,后勤部门负责技术管理,使用单位负责实物管理。由于缺乏统一协调和合作,各部门之间难以理清分工合作的责任、权利,不利于管好用好固定资产,例如,有的使用单位不清楚固定资产的价值和尚可使用年限,盲目报废固定资产等。此外,有些单位在实物管理中,不能保持完整统一的固定资产卡片数据,导致管理混乱。
2.价值、技术、实物等各部门配合不密切,导致账实不符
医院资产管理的“三账一卡”制度落实不到位,即财务部门负责总账和一级分类账,采购技术管理部门负责明细账,使用部门负责台账。现实是采购部门采购回物资后基本就失去控制,使用部门使用资产随意性也较大,报废、转移、调拨资产不相互履行手续,导致各部门账实不符。以下几种情况会导致各部门账实不符:(1)新购进的仪器在器材处入了账,因未结算未向财务传单,财务上未做入账处理;(2)设备丢失损坏、报废或是自行处理了,不销账,也不向财务报告;(3)捐赠的仪器直接进入科室或是个人手中,不向财务报告、不做账务处理;(4)新修建筑不办理验收和竣工决算,在已经投入使用很长时间后也不按照国家规定办理竣工决算;(5)大量的房屋修缮和改造经费不按修缮和改造成相应增加在建筑的原有价值上,而直接列入经费支出。除了上述行为,导致账实不符的行为还有很多。
3.固定资产使用的随意性
医疗器械是一种高端技术的特殊设备,并不是一般人都能够使用的,即便是医务人员,如果不是对应的科室以及没有高超的技术,也很难顺利使用这些特殊设备。这些医疗器械不仅操作难度大,如果使用不当,也很容易出现系统紊乱等问题,严重的情况下也很可能会毁坏器材。而医院的工作人员,在使用医疗器材方面有很大的随意性,也不珍惜器材器械,即使明知此种操作对器材不好,也毫不在意。更有甚者,有一些不懂技术的医疗人员也在使用。医疗器械的使用过程也没有记录,导致即使是人为地损坏,也很难追究责任。
4.固定资产的维护不到位
医疗器材一般使用一些特殊的物理和化学材料制成的,对于周围的环境和工作环境有很高的要求,这些都要特别注意。另外,医疗器械出现了一些小问题和小毛病,如果及时地得到维护和维修,器械的使用寿命也是可以延长的。但是医院常常缺乏专门对医疗器材维护和维修的人员,即使有也可能技术不足。而且,很多先进的医疗器材也是从国外进口,如果要顺利地解决大的问题,还要及时与国外的厂商联系,这对于维护人员的素质要求是很高的。固定资产购入后,应当加强对其的维护和保养,只有这样才能延长使用寿命,降低维修成本。但是在实际管理中,维护和保养成本却因为种种原因居高不下。除了必要的养护和维修,清查和盘点也是维护固定资产的有效措施。通过清查才能掌握固定资产的数量与质量,管理中的各种问题才能得以暴露。一般医院的固定资产清盘周期为一年,但是由于在部门分工和人员配置上的不明确,这周期为一年的清盘工作都难以实现。盘点不及时导致大量固定资产使用过程中的问题被隐藏,无法及时处理。
5.固定资产的财务处理不恰当
公立医院的性质属于事业单位性质,它的固定资产财务处理一般也是遵照事业单位固定资产处理准则,不进行固定资产的折旧,只是按照营业收入的一部分提取修购基金,记在专门基金的账目下。这样就暴露了固定资产财务管理方面的很多问题。
首先,难以对每一项固定资产进行明细地管理,因为按照基金制度管理固定资产,是不需要分别列出每一项不同的固定资产,在使用过程中发生了哪些费用怎样做账目处理,也没有明确的规定;而且修购基金按照收入的一定比例提取,对于固定资产的实际开销和实际使用状况也是没有考虑在内的。
其次,由于不同的固定资产分别由不同的部门分管,账目也很难统一,不利于医院的统一高效管理。
另外,固定资产采购进来后,往往立即投入到使用当中去,没有及时地进行账目处理,很有可能被财务人员忽略;固定资产的采购也没有一个严格的论证审批过程。
6.固定资产的废弃处理不明
因为医疗器材在报废处理时也是有比较高的残值,废弃前本来应该按照发生了的固定资产账目,比对折旧,计算残值;扣除残值后才能进行报废处理。但是由于之前的固定资产财务处理不恰当,以及处理人员也未尽到职责,医院管理比较松懈,未扣除残值就废弃了固定资产,造成了资产价值的严重流失。原则上固定资产原值扣减相应修购基金及剩余残值后应计入“待处理固定资产损溢”,在得到领导审批后列为支出,这不但对固定资产管理有所帮助,还增强了医院资产信息在同行业间的可比性,随时反映资产净值,有效地解决了资产虚增的问题,使得医院的财务状况得以及时、真实地反映,给医院管理者提供有效的决策信息。
7.医院管理人员经验不足
医院是一个部门众多、管理复杂的系统,要想管理好医院,对于管理者是有着很高的素质要求。现如今,医院的管理者有一些是其他部门调职入内,根本不懂医疗知识和医院的一些管理制度;另外有一些是由原来的医务人员提升到管理部门,虽然他们的技术方面的知识很丰富,有利于解决管理中的问题,但是由于一直未从事管理工作,对管理也没有很多的经验积累,这很有可能导致管理人员偏向于医院的技术发展,而忽略了医院其他部门的管理和发展,不能为医院带来好的经济效益。所以固定资产的管理也是只注重它的质量,而忽略了财务处理和科学采购的问题。
8.人才队伍素质不高
医院是技术性行业,对于医院人才队伍的要求是比较严格的。医务人员,要求具备专业的素质和高超的医疗水平,在固定资产的使用过程中才不至于出现使用问题,而且也能更好地发挥自己的专业水准,更好地治疗病人;维护人员,如果没有专业的维修技术,也很难对固定资产进行好的维护;财务人员,医院往往缺乏专门的财务处理人员,自然不能科学地处理财务。
三、解决措施
虽然国家有颁布各方面针对医院管理的法律和法规,但是那只是一个大的规定,很多具体的细则需要每一家医院做一个详细的制定。比如,固定资产在采购中,要制定严格的审批制度,建立规范的流程制度,在管理和维护上,也要建立严格的责任制,分清责任和义务。要建立一套适合医院固定资产管理的财务制度,在财务上对固定资产进行严格的控制和管理。创建适应现代化企业要求的固定资产管理模式,未来的固定资产管理应该是两个方向,一是决策,二是分析。固定资产是企业赖以生存的物质基础,固定资产的规模与发展速度应该与企业的规划相适应,与企业的发展战略一致,固定资产的管理应该为企业的决策服务,服务企业发展大局。必须做好分析与研究,才能管理好企业的固定资产,才能更好地服务于公司战略目标。管理应该是一个创新的过程,从上世纪末开始固定资产信息化建设,稍后进行固定资产管理体制研究,到现在探索固定资产全寿命管理,都是为了实现对医院有效管理的各种尝试。