如何实现内控与财务稽核有机结合
一、油田内控与财务稽核工作的成效与不足
油田内控和财务稽核工作在近几年的发展过程中,经历了一个认识由浅入深、工作由精到细、循序渐进的过程。内控基础日趋牢固,内控制度不断完善;油田财务稽核工作在规范财务管理、规避财务风险、纠正生产运行中的不当行为、监督检查油田管理政策和有关规定的执行情况等方面,开展了大量卓有成效的工作,促进了油田各项管理工作、各项经营活动的规范、高效运行。在实际运行过程中两者同步推进、共同发展。就目前运行状况来讲,相互融合、互为补充、相互促进实现双盈方面尚是短板,主要问题如下:
(一)内控检查结果不能满足管理需求
几年来,油田每年按照内控制度要求实施两次大型内控自查和审计处组织的内控独立评审,迎接股份公司一年一度的内控综合评审,期间投入了大量人力、物力。客观的讲,效果并不十分明显。一是目前的内控检查,由于受时间、人员等诸多因素限制,仍停留在按标准抽取样本量,检查定性、定量指标审批手续是否完备的复核性测试检查阶段。对相关流程控制点业务内容的实质性检查方面基本未做涉及,因此很难发现内控重大缺陷和实质漏洞。二是片面追求检查结果,互相攀比检查分数的现象较为普遍,内控检查的分数几年来一路飙升,出现了内控检查分数越来越高,外部审计中查出的问题居高不下的怪圈。三是检查人员素质参差不齐。由于目前油田还没有形成一支专业化内控评审队伍,检查人员多数从相关单位抽调,人员素质参差不齐,检查前仅仅通过短期培训,对内控制度熟悉程度、对检查评审办法的把握程度不一,影响检查质量。
(二)财务稽核覆盖面窄,难以实现全过程、全覆盖的监控目标
一是财务稽核覆盖面过窄。目前二级单位财务稽核工作主要指对凭证、账簿、报表的审核,做到账实、账证、账表、表表相符,审核会计核算、会计基础工作及财务收支数据的合规性与合理性。财务监控中心的财务稽核工作相对基层单位有了较大拓展,在规范财务管理、规避财务风险等方面开展了大量卓有成效的工作,但仍存在着财务稽核覆盖面窄,难以实现全过程、全覆盖监控的问题。
二是财务稽核体系本身还不尽完善。油田财务稽核管理相关制度尚不完善,稽核管理权限,稽核工作程序,稽核报告的内容和格式等相应的管理制度还有缺失。
三是稽核队伍人员素质亟待提高。财务稽核工作是一项综合性很强的业务,是对整个经济业务流程的过程监控、动态监管,涉及面广,要求财务稽核人员必须具备较强的业务素质,发现问题及时找出根源,达到标本兼治的效果,对稽核人员不仅要具有较强的责任心,还应具有对整体稽核工作的驾驭能力,目前稽核队伍人员素质亟待提高。
二、实现内控与稽核工作有机结合
在现有的体制下,内控和财务稽核仅靠自身解决上述问题难度较大,只有通过实现内控与财务稽核的有机结合,创新财务稽核工作思路,以内控理念完善财务稽核制度,将内控检查日常化的工作赋予财务稽核,实现财务稽核向“大稽核”方向发展,突破财务稽核工作现有的瓶颈,直至真正意义上实现财务监控的目标,才是解决上述问题的有效途径之一。
(一)通过财务稽核实现内控检查日常化
实施内控业务日常稽核,拓展财务稽核工作业务覆盖面,将财务稽核向“大稽核”方向发展。通过分析和研究内控制度,按照业务流程控制点描述,对适用业务流程涉及的账、册、表、单、计划、合同、招投标、报告等相关资料统一梳理,形成标准化模板,在此基础上编制固定化审批格式,财务稽核将上述业务流程确定为日常业务稽核必检内容,强化对经济业务真实性的甄别,揭示虚假业务,发现管理漏洞的;参照日常稽核发现的问题,适时开展专项稽核工作,通过日常稽核和专项稽核相结合,达到内控检查日常化的目的,借以解决内控检查中无法实现实质性检查的问题。如,对投资项目管理业务,可将项目审查论证、项目投资计划、设计施工、监理检查、竣工验收、投产运行及后评估作为日常稽核业务的关键控制点。通过将内控日常检查项目纳入财务稽核。
一是实现了将事后控制变为事中、事前控制。通过规范、统一的稽核标准,经济业务发生的事中和事前财务稽核工作就已经介入,资金没有从企业流出,财务风险尚未最终形成,进一步创新了内控检查的控制方法。
二是内控日常检查由财务稽核来完成,减轻了内控年度综合自查的压力,油田内控办组织的年度自查可在对流程和控制点进行梳理的基础上,按业务流程及控制点涉及风险的轻重程度,找出重点流程和关键控制点,有针对性的突出内控综合自查以风险检查为主的导向,及时发现重大风险,加大控制力度。财务稽核的日常内控检查和内控管理部门的综合自查实现了相互补充,强化了检查控制环节,为深入实施内控提供有效保障。
三是财务监控中心有一支近50人的专业化稽核队伍,实施内控业务日常稽核既拓宽了财务稽核范围,又为内控日常检查提供了专业化队伍保障,财务稽核过程中发现的问题及时上报油田内控管理部门,双方互动,检查结果纳入内控年度综合考评,既解决了片面追求检查结果,以致内控检查分数越来越高,外部审计中查出的问题居高不下的问题,又解决了内控检查时效性不强的问题。
(二)引入内控理念完善财务稽核制度
财务稽核做大做强,必须引入内控管理理念,进一步完善财务稽核管理制度。日常稽核过程中要明确不同级次稽核权限,统一授权,规范权限管理,建立逐级审批制度,在稽核系统中增加初审、审核、批准等控制节点,提高日常稽核业务的运营效率,最大限度规避稽核风险。在分析各业务板块及各基层单位以前年度经济业务发生的工作量的基础上,本着兼顾全面、突出重点的原则,划分为不同类别。通过对不同级次稽核权限设置,从运行机制上保障了日常稽核业务工作质量的不断提升。
一是要符合内控制度的要求。内控制度制衡性原则规定:“在机构、岗位设置和权责分配上,应当科学合理并符合内部控制的基本要求,确保不同部门、岗位之间权责分明和有利于相互制约、相互监督,使单个人或单个部门对任何一项经济业务没有完全的处理权。任何人不得拥有凌驾于内部控制规定之上的特殊权利”;权责明确原则规定:“内部控制应根据单位各部门和岗位的职能与性质,明确各部门及人员应当承担的责任并赋予相应的权限,使权有所属,责有所归,并依据所明确的权责制定相应的奖罚制度”。财务监控中心稽核业务以前的工作模式是中心领导和稽核站负责人不具体负责对二级单位日常业务的稽查工作,每位稽核岗位人员负责二、三家甚至是更多家单位的日常业务稽核,每笔业务的稽核均由该名同志独立完成,未设置复核岗位,不符合油田内控制度“制衡性原则”和“权责明确原则”的要求。将内控权限控制引入日常业务稽核工作中,突出了一笔业务由多个岗位进行稽核,特别是大额业务由中心领导最终审批处理的制度,既符合了内控制度的要求,又提升了日常稽核工作质量。
二是提高了对二级单位生产经营薄弱环节的掌控程度。有助于提高稽核站负责人和稽核岗位人员对二级单位生产经营的掌控程度。前期在日常稽核过程中,采取的是稽核人员发现问题后报稽核站负责人进行处理,由于每位同志对于相关政策、制度及规定掌握程度不一,难免出现稽核质量水平高低不一,无法形成统一标准,往往出现就事论事、无法从这个单位的整体上进行宏观把握,只见树木不见森林,抓了芝麻丢了西瓜,甚至出现个别人情稽核业务的现象。实施新办法后,稽核人员在进行初审时为了向上一级次汇报准确初审意见,避免反复,就必须不断提高稽核质量,从操作流程上推动了稽核水平的提升;稽核站负责人通过适时处理各单位的日常稽核业务,对各家的生产经营情况有了全面掌控,更易发现二级单位生产经营过程中的薄弱环节,提出的专项稽核方案更具有可操作性,实现有选择性的突出以“三重一大”为主要稽核方向,以服务单位财务纪律执行、预算完成、内控制度推进、会计信息真实性为重点的稽核工作目标也更为贴切。从而达到了以一种先进的、创新型运行机制保障稽核队伍整体工作水平不断提高的目地。
将内控权限控制引入日常稽核业务中,方法创新,操作简便直观,成效显著。但在具体操作过程中需注意由于各单位的生产规模、类型、业务性质不同,因此在具体节点的设置上要做到科学合理,应在充分研究分析以前年度经济业务发生数量和额度的基础上,制定科学合理的控制节点。需稽核站负责人稽核的业务,由于稽核站是集中办公,查阅资料或了解情况非常直观,简单易行,基本上不影响稽核速度。需上一级次领导稽核的业务,应根据实际情况制订妥善流转模式。
【参考文献】
[1] 中国石油化工股份有限公司《内部控制手册》.
[2] 美国《萨班斯法案》.