一、原始凭证的控制

原始凭证的控制,可按照原始凭证取得的不同渠道,设置不同的控制程序:

1.由出纳人员受理或自制的原始凭证。由出纳人员受理的原始凭证,主要是现金、存款的收、付款原始凭证、出纳人员自制的原始凭证。按照内部会计控制规范的要求,对于销售发票、收购凭证等凭以收、付款的原始凭证,出纳人员不得自开票自收款,也不得自开票自付款。

出纳人员在受理或自制收、付款凭证时,应及时在原始凭证上加盖收、付款戳记,并及时对原始凭证进行整理分类,编制记账凭证,在记账凭证上注明所附原始凭证(含原始凭证汇总表,下同)张数。

出纳人员受理或自制的原始凭证(不包括应在出纳人员盖章后交他人的复写凭证),在编制成记账凭证并登记日记账之前,不得将其传递给其他人员;除因数量过多按规定可以单独装订的以外,所有原始凭证不得离开记账凭证单独传递。

2.由收、付款员受理或自制的原始凭证。现金收付业务较多的单位,往往专门配备收、付款员从事收付款工作,由收款员受理或自制的原始凭证,主要是销售(包括对外提供劳务,下同)发票。按照内部控制规范职责分离的要求,收款员也不能自开发票自收款。由付款员受理或自制的付款凭证,主要是收购的付款凭证(收购发票),如农副产品收购凭证、废旧物资收购凭证。按照内部控制规范职责分离的要求,付款员也不能自开收购凭证自付款。收、付款原始凭证,原则上应由收、付款员定期汇总,与收、付款开票人员核对平衡后,编制收、付款原始凭证汇总表(在有些单位又称为收购或销售日报表、五日报表、旬报表或月报表),在汇总表上注明原始凭证名称、张数,其中一联连同收、付款凭证的“记账联”一并交出纳人员,出纳人员在对收、付款凭证及其汇总表复核后,在收、付款人员留存的收、付款原始凭证汇总表上签字或盖章以示负责。如收、付款原始凭证因张数很多在交出纳人员前已单独装订,单订的原始凭证上应附原始凭证汇总表,用于编制记账凭证的汇总表上应注明“原始凭证××张,已另订”。

出纳人员接收的收、付款凭证和汇总表,应在编制记账凭证并登记日记账后向下一道工序的会计人员传递。

如果收、付款开票人员移送的收、付款凭证或汇总表只需转账不涉及货币资金或有价证券,则应直接与分管相关业务的其他会计人员办理交接,不应与出纳员办理交接。

3.由其他会计人员受理或自制的原始凭证。按照规范,不涉及货币资金和有价证券的会计业务,不应当由出纳人员办理,而应当由分管其他具体业务的会计人员办理,如果有费用支出涉及两个或两个以上其他会计人员,其原始凭证应交登记借方的会计人员办理;如果登记借方的其他会计人员也涉及两人和两人以上,则由受理主要业务(指金额大或业务重要的)会计人员办理,这样才有利于原始凭证的控制。对于办理转账的原始凭证,受理后应立即加盖转账戳记。

值得说明的是,不少企业将转账的费用单据交出纳人员受理,这不但不符合会计内部控制的规范,在实践中还常因此发生出纳人员与报账人员之间的经济纠纷,出纳人员说报账已用现金支付,报账者则说未取现金,应予转账冲销往来。防范这类纠纷的方法有:(1)凡是一张单据无需通过货币资金、有价证券收付来处理的,则应由分管该单据借方的其他会计人员受理,不得由出纳人员受理。(2)如果一张报销单据既需支付现金又需进行转账处理的,应由出纳人员按转账部分金额开具收据,在收据“事由”栏注明应报单据金额、付现金额和应转账金额,还应注明转账应记账户名称和转账性质(如冲销应收、暂记预收、应付等)。

4.由其他人员开具的原始凭证。

其他人员,是指除出纳员和收、付款员及其他会计人员以外的分工人员开具原始凭证的人员,如产品入库单、领料单、内部商品调拨单和送货单的开单人员等。这些人员,一方面不负有将原始凭证整理编制记账凭证的责任,另一方面却有责任将所开具原始凭证进行整理汇总,编制原始凭证汇总表,将原始凭证及其汇总表移送给有关会计人员,特别是作为原始凭证的送货单、提货制下的收货单、发货制下的托运单等,均必须在收货单位或受托运输单位签字或盖章后交会计人员作为记账凭证附件保存。

二、记账凭证编制、传递和控制

1.记账凭证编制的分工。(1)凡是涉及现金、银行存款、其他货币资金和有价证券收付的原始凭证,无论对方科目是什么,均应由出纳人员编制记账凭证;其他原始凭证原则上应由受理会计业务的会计人员据以编制记账凭证。(2)对于当期计算的低值易耗品、在用包装物、待摊费用的摊销、固定资产折旧、无形资产、长期待摊费用的摊销、应交税金及其他费用的计算提取,以及汇集费用的分配等业务,应由各该资产、负债及成本、费用项目的分管会计人员负责编制记账凭证。(3)计算产品成本、期末结转收入、成本、费用等业务,应由分管成本、损益核算的会计人员负责编制记账凭证。(4)纠正会计差错的业务事项,应由原引起差错的会计岗位人员会同会计主管人员编制记账凭证。以上第(1)种情况下编制记账凭证,必须以其所依据的原始凭证为附件;第(2)、(3)、(4)种情况下编制的记账凭证,有些应附原始凭证,如产品成本计算表、费用分配计算表、折旧费清单等,但有些也可以不附原始凭证,编制时只需在记账凭证摘要栏作相应说明即可。
2.记账凭证的编号及其控制。

使用非通用记账凭证的单位,因为一般单位只设一名出纳人员,或分设现金、存款两名出纳人员,所以将记账凭证按“现收”、“现付”、“银收”、“银付”和转账五类分别编号,但是,对于有多人分管的转账凭证,以及使用货币资金与转账通用“记账凭证”,如何进行编号控制则复杂一些。实践中,曾出现以分管人员姓氏为字号的记账凭证编号方法,如“王字5号”、“李字5号”等,也有采用销号单统一编号的做法。上述以人设号的方法做法相对麻烦,不利于记账凭证的分类汇总,况且人员姓氏相同的颇多,会对凭证控制带来不便;勾销方法相对简单易行,但由于无法知道记账凭证是哪一位会计人员所编制,凭证集中时万一发生缺号、散失等难于查找。笔者在实践中摸索一种“代号销号法”,可以弥补上述缺点,既相对方便,发生缺号、散失时也便于按编制人进行查找。

“代号销号法”具体做法是将所有可能编制记账凭证的会计人员分别用英文字母设定代号,如会计甲为A、会计乙为B、会计丙为C……,具体会计人员编制记账凭证时,在销号单的编号下写“A”、“B”等自己的代号,同时在自己编制的记账凭证上按销号单的编号写上记账凭证编号(在记账凭证上不写自己代号)。

3.记账凭证的传递。

记账凭证由一名会计人员编制,但其内容多数涉及两名以上会计人员,而且最后均需归集到凭证管理人员处进行统一汇总和整理装订。实践中,多数单位的记账凭证传递并不办理任何手续。对此,我们可以将凭证传递安全作为一种会计职责分离出来,明确某一位会计岗位人员负责,承担这一职责的会计人员,至少每旬或月末前应检查一次记账凭证传递和保存情况,发现凭证号码不齐或有失落的,应及时检查处理,以保证凭证在传递过程中安全、完整。

三、其他会计凭证的编制、传递和控制

1.原始凭证汇总表。前已述及,企业的收购、销售日报、旬报、仓储部门的领料单汇总表等原始凭证汇总表应该由付款员或发料人员汇总,与收、付款员、开票人员或实际发料人员核对平衡后编制收款凭证、付款凭证或领料单汇总表,这些汇总表属于会计凭证的一联,应作为记账凭证的附件保存和传递。

2.科目汇总表、汇总记账凭证等汇总凭证:(1)科目汇总表及作为其附件的T字账底稿,一般由总账岗位会计人员编制并凭以登记总账,按习惯,科目汇总表一般不编号,装订在会计凭证合订本最上部分,与记账凭证合并保存。(2)汇总记账凭证。会计实践中因为汇总账凭证账务处理程序相对麻烦,所以采用的单位很少。汇总记账凭证应按记账凭证不同种类分别编制,按收款、付款和转账分别编号登记总账,并与同类记账凭证一并装订保存。

3.银行存款对账单、债权债务对账单、合同、协议及经济业务批准文件等:(1)银行存款对账单,包括簿记式对账单、纯余额对账单、银行存款余额调节表,是企业查账、对账、调账的重要依据,企业应及时向银行索取,遇有差额时应及时编制余额调节表,并由出纳人员收集、核对、处理后交会计凭证装订人员统一装订在凭证合订本中。(2)债权、债务对账单,这是与外部单位或个人确认往来余额的重要证据,取得时,应在相应明细账户摘要栏注明“×月×日与债务人(债权人)核对余额”字样,债权、债务对账单也应装订在会计凭证合订本中,以免单放失落。(3)合同、文件等。财政部规定:各种经济合同、保证金收据、涉外文件和经济业务批准文件等重要原始凭证,应当另编目录,单位装订保管,并在记账凭证和这些凭证上相互注明日期和编号。如果这些文件已由本单位其他职能部门保管,会计部门至少应备复印存查。

四、会计凭证审查复核的岗位责任

审查和复核会计凭证是保证会计信息和会计档案质量的重要前提,因此必须认真实施:(1)凡按分工受理具体会计业务的会计人员,都有责任对受理的原始凭证进行审查复核;涉及货币资金业务的外来原始凭证,在重要的或大额的款项收付前,应由准备传递到下一道工序的会计人员提前介入复核,以防差错。(2)收、付款员收付货币资金时,应对由其他人员开具的发票、收购凭证等原始凭证的数量、单价、金额及合计金额等进行审查复核。(3)出纳人员应负责对受理收、付款员移送的收、付款原始凭证及汇总表的填写形式和金额进行审查复核。(4)凡在记账凭证传递到第二道工序尚未经过审查复核的,记账凭证及所附原始凭证应由第二道工序的记账人员负责审查复核。(5)凡编制、记账由一个会计人员完成的记账凭证,应换人审查和复核。(6)凡配有专职复核人员的单位,原始凭证、记账凭证的复核工作应交其统一实施。

不论由什么岗位的人员实施审查复核,复核后均应在凭证“复核”栏内盖章或签字。