财务档案是高校档案中非常重要的组成部分,它一方面是各大高校经济业务的重要资料,也是高校宏观经济分析、财务评价、财务核算、财务分析以及未来投资估算预测的基础性资料,所以对高校财务档案进行科学高效的管理在整个高校档案管理中具有十分重要的地位,因此也长期是档案管理研究的热点。

进入新世纪以来,我国社会主义市场经济持续深入发展,各个高校的财务档案管理发生了很大的变化,出现了许多新的情况,这些新情况归纳起来大致有以两个方面。

■一、经济业务复杂化

传统高校财务工作内容通常局限在学费缴纳、物资采购等方面,而目前高校的经济业务已经远远超越了传统意义上的学校财务工作,尤其是旗下还拥有校产、校办企业、二级院校的高校,其经济活动面向的主体十分广泛,从学生、企业、银行到工厂、政府部门……这使得高校的经济业务出现复杂化的趋势。

■二、经济形式多元化

由于经济主体和经济行为的不断复杂化,使得高校财务工作面对的经济形式也呈现多元化的局面,从传统的现金收讫到刷卡交易,再到目前的电子商务、网络交易平台,以及高校由于业务合作或是贷款建校等原因与银行等金融机构发生的债权支付等,都使得目前高校经济形式多元化,财务档案也随之变得复杂且多元。

财务工作的变化给高校的财务档案管理带来了很大的挑战,也对相关从业人员的职业素养和综合素质提出了越来越高的要求,在新时代高校经济活动的背景之下,加强财务档案的管理工作可以从以下一些方面入手。

1.建立完善的档案管理流程

由于财务档案内容涵盖面大,设计到的业务面以及相关部门众多,在整个管理过程中会有大量的经办和经手人,如果没有一个合理且高效的管理流程,在面对日渐复杂的经济活动的时候,财务档案管理便很容易显得混乱。在这方面,高校的财务档案必须建立“多级审核”和“三定”(定责任人,定岗位职责,定监督人)制度,在财务档案的整个流动过程中有多个部门相关责任人对财务档案的完整性、准确性、及时性、保密性(如有)等情况进行审核,以保证最终入馆存档的财务档案的质量。一般来说,可以先由财务人员按统一的规则对文档进行核对和编码,再报送上级机关审核,最后再由校档案馆校对、打印,一般应按一式三份归档,特别重要的财务档案可以做到一式五份,以防止档案的库存过程中的损毁与丢失。

2.建立完善细致的财务档案分类与系统架构

正如前文所言,当下高校的经济活动涉及面广,因而财务档案也相应地分为不同的类型,而不同类型的档案之间对于精准度、时段控制度等方面显然存在不小的差异。由此,我们应该结合当下高校财务工作的现状和需要改进和不断完善我们财务档案和系统架构,以便于实现财务档案与时代发展的同步。例如,我们可以建立“两表一帐”的模式来规范和引导大量的财务档案,而对两表(财务报表、财务帐表)和一帐(总账)再进行细分,同时对将财务活动的凭证,诸如发票、银行流水证明、收付款收讫等作为财务档案的一个专项组成部分。

3.大力推进数字化管理技术,加强其与传统档案的衔接与结合

随着各个高校财务活动的复杂和相关人群、部门的几何式增长,传统的纸质化档案在制作、备份、修改、保存、查询等方面都面临了巨大的挑战,尤其是财务报表的编制,往往某个时段的错误会引起报表的连锁反应,修改和查询都十分不便,再这样的背景之下,数字化的档案管理对高校财务档案管理而言显得必不可少。

利用财务软件、excle等建立数字化的财务档案在我国高校不算是新生事物,实行也有较长的时间,但是我们必须注意,档案的数字化管理和档案的数字化并不是同一概念,财务档案管理的数字化除了利用计算机生成数字化的财务文档之外,更重要的在于利用数字对口和衔接技术,将海量的财务文档进行科学合理的归类和整理,建立高校自身的信息库和数据库,并最终实现利用这些数据为学校的财务核算、财务分析、财务考评、财务预测等活动提供强有力的支撑。在这方面各高校在大力引进或研发财务集成管理系统的同时还必须注意到数字信息的易篡改性、易泄漏性和易破坏性,所以,在大力推进数字化管理技术的同时,高校的财务档案管理还必须注意加强信息保密技术,同时对重要的数据最好备份且同步制作纸质化的档案,以保证档案的完整性,加强数字化管理和传统纸化管理的衔接。

高校财务档案的管理是一项复杂且持久的系统性工作,然而只要我们能在积极总结的基础上大胆创新,勇于借鉴,那么相信我们的管理水平一定能迈上更高的台阶。

参考文献:

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