应收账款是指企业因销售商品、产品或提供劳务业务应向购货方收取的款项。它的变现性较强,是企业的一项重要流动资产。在市场经济条件下,企业间的竞争愈演愈烈,为了扩大市场占有份额,相当一部分企业不惜采取赊销的方式来增加销售收入,增加盈利,应收账款在流动资产中占的比例也较大。其中,赊销作为企业促销产品的重要手段之一,已越来越被广大企业所采用,对企业产品的销售工作起到一定的促进作用。与此同时应收账款在资金中所占的比例越来越大,加上企业间相互拖欠货款的现象日益严重,使企业应收账款金额增长更快,坏账损失也日益增多,给企业的正常生产经营活动造成严重影响。如何有效地控制应收账款的增长,已成为企业管理和生死存亡的重要议题。

■一、应收账款管理中存在的问题

就性质而言,应收账款属于一种营业性的短期债权,它所涵盖的方面广泛且复杂,在目前的企业经营中,应收账款的管理都存在着不同程度的问题,总结分析,主要表现在以下几个方面:

(一)缺乏科学的客户信用管理。面对越来越复杂的市场环境,不少企业未建立健全企业信用管理体系,一些企业为了片面追求账面价值,扩大销售额,不顾自身经济实力和风险控制能力,大量向客户赊销商品,导致流动资金被大量占用,同时还存在应收账款坏账损失的风险。

(二)没有严谨的应收账款内控制度。在较多的企业中没有制定科学严谨的应收账款管理制度,企业的内部控制制度不完整,存在一定的缺陷。还有相当一部分企业只设立销售和财务部门,没有设立相应的内部监管部门。财务部门只负责会计记账工作,对应收账款的形成和催收不承担责任。销售部门则可能利用相关权力和为了自身的利益而随意赊销商品,形成应收账款,也不对其赊销决策承担实际责任。

(三)缺乏跟踪问效和事后监督控制。很多企业在应收账款发生后听之任之,没有定期对应收账款进行核对和账龄分析、回收分析。企业领导无法掌握应收账款的全面情况。这样呆账形成的风险越来越大。坏账成本和机会成本、管理成本也在不断增加。甚至一些单位和个人为了谋求小团体及个人利益,利用应收账款调节利润、转移资金、私设“小金库”,使资金体外循环,给腐败分子提供了可乘之机。

(四)缺乏分类指导和适宜的清收政策。很多企业在应收账款回收过程中,不综合分析哪些客户超过了信用期和超过时间的长短及款项的多少,因而缺乏分类指导。没有制定出针对不同应收账款的收账政策,这样不仅没有达到预期的收款效果,还失去了一些客户和市场。

■二、应收账款形成坏账的原因

(一)企业经营者法律意识淡薄。客户不按合同、协议规定归还到期债务,是负债方的一种违法违章行为,或有的因合同不规范被客户利用,收到货后,以各种理由推迟付款或拒付,形成呆账。企业应重视债权人,有权利利用法律来维护自己的合法权益。

(二)应收账款管理不善。有些客户超过期限(信用期限),客户认账,但以资金紧张或企业亏损为理由拖欠账款。还有些客户以企业改制为由,故意拖欠账款。针对这类状况,企业应加强应收账款的管理,但有些企业应收账款管理制度形同虚设,管理人员没有把责任落实,使得潜在坏账越来越多,甚至形成呆账。

(三)销售人员激励机制不健全。很多企业在销售考核体系中,只将工资报酬与销售额挂钩,却忽略了货款的回笼,这就加大了坏账的可能性,因为销售人员只关心销售指标的完成。

(四)缺乏信用管理。大多数企业在销售过程中,不了解客户的资信状况,就轻易地将产品赊销出去,这就加大了坏账的风险。由于我国目前社会信用程度普遍较低,相当数量的企业或单位不能严格信守合同契约,而很多企业并未对此引起足够重视。

■三、应收账款的核算与管理

(一)实施应收账款核算的审计

1、企业在销售业务过程中发生应收账款业务时,是否立即填制应收账款凭证并据以登记应收账款明细分类账,是否明确了收回期限和结算方式,是否能够及时组织人员催收。

2、企业有关应收账款的工作人员能否按职能分工,发票、记账、收款等收入凭证是由哪些部门开具的结算手续,各程序如何规定,销售发票上是否有销售部门、出纳、审核人员的签章和单位公章。

3、销售发生的退回、折扣与折让是否经有关领导批准,授权人与收款的职责是否分离,销售退回是否有仓库部门的退货验收单,销售折扣与折让在核算上是否采用总价法入账,是否有严格的复核手续,是否发生折扣损失。

4、企业的内部审计机构是否定期对应收账款进行内部审计,能否定期对应收账款和各主要的明细分类账相互核对,能否对应收账款的结构和账龄进行分析,企业规定的工作程序是否得到贯彻执行。

(二)加强应收账款的管理控制

1、严格执行应收账款的日常账务核对工作。财务人员依据完整合法的凭证及时、准确登账。对本期发出的商品数量、金额以及当期的回款金额在明细账中要详细如实反映,并定期和总账核对,保证应收账款的真实性,维护企业资产安全完整。要逐月编制外欠货款余额明细表,详细列清外欠单位金额并及时向领导和销售部门反映。销售部门应依据销售人员建立发货、收款、外欠台账,并及时和财务部门核对,确保业务人员责任到位。只有这样,才能对企业的应收账款作出合理的归纳、总结,对应及时清理的应收账款作出准确的判断。
2、完善客户档案,评价客户信用等级。要尽可能地掌握现有及潜在客户的档案资料,销售部门要对企业用户做定期调查,记录用户的名称、地址、电话、税号、开户行、账号、企业法人代表、企业经营规模、经营性质、财务状况、负债情况等等,多方面为企业的清欠提供线索。要准确判断客户的信用程度,增设专门的信用管理部门,就客户的履约意愿进行经验性的评价,以对其信用风险程度作出大致的判断,将客户的信用状况和交易价值分类管理。只有提高自我保护意识,把应收账款的风险减到最小程度,才能进一步加强企业的市场主动权,减少坏账损失。

3、加强企业各部门之间的协调配合。应收账款的管理是一个系统工程,在企业内部需要各部门之间相互协调、相互配合、相互监督,形成一个应收账款管理的组织体系。企业销售部门要制定合理的营销政策,财务部门要提供真实完整的原始资料,调动一切积极因素,最大限度地提高企业货款回收率。各部门职责要分离但又相互制约,将赊销的决定权,应收账款的监控权、考核权、核销权彻底分开,使每个环节都处于其相关部门的监控之下,最大限度地减少个别人员或部门徇私舞弊的可能性。

4、强化应收账款的日常管理。要针对每一客户,确定相应的信用政策,企业的营销要根据客户的不同情况,采取不同的销售策略,要建立赊销审批制度,要加强客户的信用等级评定,严格审查客户的资信状况,设立赊销批准权限,最大程度减少应收账款的形成。加强债权的签证工作,对各项应收款项,每年均应同客户核对,取得有效的债权签证,以保证应收账款的真实、准确。

5、建立销售回款一条龙责任制。为防止销售人员片面追求完成销售任务或广种薄收追求业务提成而出现的强销、盲销,企业内部应明确追讨应收账款是销售人员的首要责任,同时,要制定严格的资金回笼考核制度,销售人员必须对每项销售业务从签订合同到回收资金的全过程负责。

6、加强销售合同的审查。合同的签订必须执行平等互利、协商一致的原则,首先应审查合同双方签约者是否都有权签订合同。如果代签,应取得有效的委托书。其次对合同条款进行审查,主要审查合同的标的、价格、违约责任、结算方式等,最后要看对方履行合同的能力,避免因此而产生坏账损失。

总之,企业应收账款的管理是企业财务管理中的一项重要组成部分,它涉及财务管理的方方面面。应时刻重视产品的适销对路、控制应收账款的增长,树立现代的营销观念,加强管理力度,切实将各项措施落实到实处,只有这样才能将企业应收账款的总额保持在最佳的、合理的、可控的信用投资水平之内,避免造成应收账款许多坏账和损失,企业的经济益才能够持续不断地提高。