现代信息技术的普及和发展,掀起了社会信息化的浪潮,企业顺应信息化的要求,开始了会计电算化向会计信息化的转变。会计信息化的实现将有助于增强企业的竞争力,有助于提高会计管理决策能力和企业管理水平。纵观二十多年来我国会计信息化的发展,虽然会计信息系统的功能在不断增强,应用也越来越普及,尤其是大、中型企业目前已不同程度地实施了会计信息化,但从总体来看,我国会计信息化还处在发展过程中,存在着诸多亟待解决的问题。

会计信息化是企业整体信息化的一个部分,它是指在会计核算信息化的基础上,利用现代信息技术和信息管理原理对传统财务流程进行重整,彻底改变对财务信息资源的采集、加工、传输、存储、应用等处理方式,建立并实施集会计核算、财务管理和决策支持为一体的集成性、开放性、实时性、安全性的现代会计信息系统的动态发展过程,以便充分开发和利用财务信息资源,及时准确地为企业内部和外部使用者提供有用的财务信息支持。

一、ERP时代会计信息化相关问题

(一)会计软件配置问题

在选择ERP软件的过程中,主要会出现以下几个问题。第一,购买最先进的软件,忽视企业自身的实际情况和应用需求。有些企业一味强调一步到位,贪大求全,最终导致员工素质、基础管理和软件系统需求之间的“巨大鸿沟”。最先进的软件如果不适合企业的实际情况和应用需求,也只能束之高阁。第二,只注重软件的性价比,忽视软件供应商所提供的实施和服务。低价格也许能买到功能完全相同的软件,但是绝对买不到高质量的技术和服务。而软件的正常应用、价值挖掘很大程度上却依赖于服务的质量,技术和服务的弱化势必影响ERP的应用。第三,忽视软件供应商的发展潜力。ERP软件的使用期限较长,一般至少在五年左右。ERP的应用不同于办公软件的应用,使用过程中的技术支持非常关键。仅仅考虑价格、软件因素,而忽视供应商的实力和发展潜力,将会给以后能否得到及时服务和支持留下隐患。

(二)思想认识问题

在会计信息化的实施过程中,企业在购买会计软件之后,往往容易误认为会计软件供应商有义务保质保量完成实施工作,企业配合表现被动。而会计信息化不只是计算机技术、网络通讯技术和硬软件本身的问题,更为重要的是与企业管理的有机结合。会计信息化涉及企业的业务与管理流程、组织结构、管理制度等一系列问题。要求企业必须根据会计信息化的要求,融合现代管理理论,对会计核算与管理的业务流程进行重组,并依此建立一套与之相适应的管理制度。但实际往往并非如此,现实是大多数企业过分依赖供应商,在会计信息化实施过程中所有问题都由软件的供应商独立解决,这样势必会造成会计软件不能完全满足企业自身核算和管理的需求,最终使得会计软件的运行与企业预期效果差异变大。

(三)财务控制问题

会计信息化的实施使财务工作方式发生了彻底改变,原来在手工管理方式下设定的财务控制流程与方式也必须随之发生变化。如果在实施ERP系统的过程中,没有充分考虑企业所需要的财务控制环节和方法,或者系统无法支持企业所需要的财务控制环节和方法,那么在甩掉手工管理方式的同时,就会遇到一系列的财务控制问题。例如:在手工环境下,出纳只有权限查看与现金、银行存款有关的账簿信息;而在ERP系统中,账簿查询仅仅是一个查询功能,输入不同的科目作为查询条件即可查询到各科目的账簿信息,如果忽略科目数据的权限控制,则出纳可以查询其他科目账,将造成财务控制不力。

(四)财务信息问题

财务信息的正确性和安全性是企业非常关心的问题。首先,原始数据的录入是否正确。ERP系统借助先进的信息技术集物流、资金流和信息流为一体,实现了经济活动信息“数出一门,多方使用”,既减少了数据输入的工作量,又实现了数据的一致性。然而由于大部分财务数据直接来自于销售、采购、生产等业务子系统,使得财务人员无法控制原始数据的正确性,一旦原始数据出现错误,就将影响所有信息使用者。其次,财务信息的存取和传递是否安全。财务数据在传输中,随时可能被网络黑客或竞争对手非法截获并恶意篡改。另外,对企业内部信息使用者来讲,如果使用权限划分不当,内部控制不严,也容易造成信息滥用和泄密。由此可见,如何保证财务信息的正确性和安全性是会计信息化发展过程中另一个急需解决的问题。

(五)财务人员问题

企业在实施会计信息化过程中,财务人员问题主要体现在三个方面。第一,缺乏相关的技术人才。会计信息化对很多企业的会计人员来说还是新鲜事物,大多数会计人员对会计信息化软件不够了解,缺乏计算机应用基础,不理解软件的运行机制,往往造成使用不当或功能使用不全面。第二,会计信息化的实施将改变财务人员原有的分工与权限,这可能会使部分财务人员产生抵触情绪,从而影响会计软件的正常应用,最终阻碍会计信息化的实施进程。第三,企业不注重信息化方面人才的管理,造成已掌握ERP系统基本操作、运行技巧和ERP理念的财务人员流失。
二、ERP时代解决会计信息化相关问题的对策

(一)优化会计软件的配置

会计信息化是一项复杂的系统工程,要根据企业自身的实际情况,进行统一的整体规划,确定信息化的阶段性目标;要根据企业自身的承受能力,以及企业管理中的突出问题和主要矛盾,采取量力而行、循序渐进的方法。在选择ERP软件过程中,首先,明确使用ERP系统期望达到的目标、不同应用领域存在哪些问题需要ERP给予解决等。其次,在对软件功能本身进行考量的同时,充分关注软件供应商所能提供的技术和服务,关注软件供应商是不是曾经有类似应用和类似行业的实施经验。第三,需要考虑软件供应商的发展潜力,ERP应用所需要的支持和服务具有持续性。软件业的竞争同样非常激烈和残酷,不断有新的软件公司进入市场,也不断有旧的软件公司退出市场,为了后续所需服务有保障,需要选择能与企业一起成长、发展的软件供应商作为长期合作伙伴。

(二)提高企业负责人的思想认识

提高企业负责人对会计信息化建设的认识,正确处理企业和软件供应商双方的关系。在实施会计信息化的过程中,企业与软件供应商要紧密配合,在要求供应商为企业提供高质量技术服务的同时,企业必须根据会计信息化的要求,融合现代管理理论,对会计核算与管理的业务流程进行重组,并依此建立一套与之相适应的管理制度,以此来积极推动会计信息化的实施工作。企业在项目范围内,要积极整理、分析自身的管理需求并将其及时提供给供应商;供应商基于软件所提供的功能,将企业的需求与软件相结合,发现难题时,双方共同分析,以便找出最佳解决方案。同时,企业主动参与实施过程,也是人才培养、实现知识转移的过程,与供应商的交流将会加深企业相关人员对于ERP软件的理解,同时也将会增长软件、信息技术领域的知识。

(三)多方面强化控制措施

为保证原始数据录入的正确性,企业应不断强化业务和财务人员对原始数据重要性的认识,并要求相关部门重视数据的录入工作,尽可能减少出现差错的概率。企业可以要求在ERP系统中填制单据之前仍然存在纸质单据,以便在单据审核过程中加强纸质单据与系统单据关键数据项的核对。此外,如果ERP软件支持,则可以要求在保存单据时,对于单据的一些数据项进行合法性检查。例如,正常业务要求检查单价是否为正数等。为了保证财务信息的安全性,企业可以从以下几个方面进行防范:第一,建立一套健全的内部控制制度,完善的内部控制可有效减轻由于内部人员道德风险、系统资源风险和计算机病毒所造成的危害;第二,通过完善网络技术来防范网络风险。在技术上对会计信息系统的各个层次,包括通信平台、网络平台、操作系统平台、应用平台,都要采取安全防范措施,建立综合的、多层次的安全体系。

(四)加强会计信息化条件下财务控制设计

根据会计信息化的要求调整和优化财务控制流程与方式,加强财务控制的设计。第一,要求财务部门全面整理ERP系统启用前的财务管理制度,分析手工状态下采用哪些方式对哪些业务实施了财务控制;第二,与供应商共同分析哪些控制能够通过软件实现,哪些控制仍然需要在软件外实现;第三,明确通过软件控制的环节和方式,形成控制备案文档,并与相关业务负责人沟通、确认。对于软件外实现的财务控制,同样需要通过明确的文档进行说明,理清软件外控制与ERP系统之间存在哪些联系。此外,会计信息化条件下的财务控制不应该是一成不变的,而应该随着企业内外部环境的变化而变化。这样才能保证ERP系统的应用效果。

(五)加强对会计信息化人才的管理

会计信息化环境下的会计信息系统是人机结合的系统。人才是会计信息化成功之本,必须把人才培养,放在会计信息系统建设的首位。根据财务人员的知识结构,进行系统培训,对于计算机基础薄弱的人员,加强计算机基础应用的培训和练习。ERP系统必然将改变财务人员的分工与权限,对分工的变化及权限分配与财务人员及时进行沟通,避免由于不知情所带来的无端猜测。在加强人员培训的同时,加强知识管理;ERP实施过程中所积累的经验、知识等都有相关的文档进行记载,与软件应用相关的资料、文档等由专人负责收集、管理,避免由于人员流失而造成的被动局面。要增强企业全员信息化意识,广泛开展信息技术和信息能力培养,提高企业广大员工的素质,造就多门类、多层次、高水平的信息化专业人才队伍,建立精干的信息化管理队伍。

三、ERP是会计信息化发展的必然趋势

ERP系统是以企业的业务流程为中心来组织企业生产经营活动的。根据企业的物流、资金流、信息流的连续运动和反馈来设计,突破了传统按职能领域划分的界限,实现了企业业务流程的统一。会计信息系统的主要功能都集中到ERP系统中,会计信息系统是ERP系统的重要组成部分,是ERP的核心,但会计信息系统不是专门作为一个系统开发的,而是与企业的生产、分销、人事、管理等子系统紧密结合,系统之间是相互融合的。同时会计信息系统又是集财务会计、管理会计及成本会计三者于一体,体现了计划、控制和预测、决策的思想,能够向有关的信息使用者传递需要的信息。

ERP通过数据结构的统一实现了不同模块之间数据的实时传递,从而将整个系统集成统一的整体,实现供应链上各个环节信息的高度统一,实时反映企业的运营状况,为管理决策提供及时准确的信息。ERP系统不仅能反映货币计量信息,而且还能反映非货币信息,并强调信息的相关性和及时性,ERP系统体现了先进的财务会计、管理会计和成本管理思想,能够满足信息使用者的多样化信息需求,因此它是我国会计信息化的发展趋势。
【参考文献】

[1] 黄锡远.论会计信息化与ERP的关系[J].时代经贸,2007(8):104.

[2] 殷建红.财务主管与ERP[M].北京:清华大学出版社,2006.

[3] 耿玉芹,胡可上.我国会计信息化发展存在的问题和对策[J].经济师,2007(9):174.

[4] 赵青华.会计信息化环境下的企业内部控制探讨[J].中国管理信息化,2007(10):17-18.