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基于会计信息化的路桥施工企业会计内部控制分析

由于经济危机的影响,我国国有路桥施工企业面临的竞争愈发激烈,如何在会计信息化的环境下生存并发展,是我国国有路桥施工企业需要面对的现实。在无法改变的外部现实条件下,建立健全的企业内部控制体系,提高企业内部控制的效率,防范风险,降低成本,从而提高经济效益无疑是有效的低成本途径。

一、会计信息化环境下路桥施工企业内部会计控制的影响因素

会计信息化系统与传统会计处理相比具有数据实现高度共享、处理高度自动化且表现形式多样化等特点,从而导致企业内部会计控制环境发生了管理观念、方式、风格与企业组织结构及管理控制、内部审计等多方面的因素的变化。环境的改变自然而然的影响了企业内部会计控制。

(一)身份的识别与权限的控制受到的影响

在传统的手工会计中,工作人员分工明确,形成相互制约的工作链,很自然地形成了相互监督的局面,任何越权行为也难以得手。但是在计算机会计系统中,由于中介工具——计算机的介入,这就涉及到系统如何识别身份和权限控制这两个问题。而路桥施工企业具有项目点多面广、流动性大的问题,在施工场所很难建立起安全设备齐全的财务室,也不太可能应用指纹识别技术,加上人力资源的限制,每个项目分配的财务人员必将受到限制。因此,和其他行业相比,路桥施工行业在身份识别和权限控制受到的影响较大。

(二)审核、复核控制机制受到的影响

在会计信息化环境下,很多需多人多途径的处理程序转变为由计算机系统统一完成,因而,存在于每道手续中的对前几道手续的审查、复核等控制机制也就随之削弱甚至消失了。同样,因为所有的输出账簿和会计报表都是直接来同一个凭证文件和科目汇总文件,所以传统的总帐和明细帐之间的相互核对、勾稽的作用不复存在,也不能利用平衡原理去发现初始凭证的错误。此外,系统的某些处理过程一旦开始,人便很难进行干预。在这种情况下。如果输入的初始数据有错误,或软件本身存在错误,则输出结果也必然是错误的。而对于施工规模、投入成本高的路桥施工行业来说,每一个哪怕是很小的数字错录都将会导致最后结果出现几万、几十万甚至上百万的偏差。

(三)会计信息化使企业内部控制手段和技术受到的影响

传统手工会计下。控制方式和手段是手工控制,但是在会计信息化条件下。控制方式和手段由手工控制转为手工控制和程序化控制相结合。因为会计信息系统要求在程序设计的各个环节、阶段留下审计线索。所以,会计信息化条件下,原有的手工控制功能降低,但增设一些包含于计算机程序中的程序控制。对于路桥施工企业来说,这是一个有利变化。因为由于行业特点,跟随施工队伍的财务人员数量有限。使得传统的手工控制在一定程度上受到制约,而程序化控制在一定程度上弥补了这个缺陷。

二、会计信息化环境下路桥施工企业会计内部控制认识误区

对于路桥施工企业来说。其内部会计控制是一个事前、事中、事后的全面控制过程,但在实际情况中,企业往往只重视事后控制,对事前和事中的控制则忽略了。在实际施工中有的部门很容易就达到要求,而有的部门就是日夜赶工也达不到计划标准,事后的奖惩也没有发挥其应有的作用。这就致使各岗位的责任权利不对等,出现了干好干坏一个样,干多干少一个样的局面。此情形一方面会影响员工工作的积极性,另一方面也会给施工企业的成本带来不可估量的损失。

(一)路桥施工企业会计内部控制工作难度大

路桥施工企业有其自身的行业特点:在项目施工中技术含量高,工艺复杂;新材料、新技术的推广迅速;各种工程材料的品种多,材料也因质量、规格的不同而价格差异大,定量分析和预算编制口径较难统一;很多材料无法从厂家直接采购,而且新品种的层出不穷也使价格不易控制,增加了施工成本:同时公路施工中施工管理层级的增多,不可预见情况的出现也使控制难度加大。

(二)路桥施工企业会计内部控制执行力度不够

在会计系统信息化环境下,会计内部控制具有人工控制与程序控制相结合的特点,信息化系统中的许多应用程序包含了内部控制功能,如程序发生差错或不起作用,将会出现错误重复发生的现象。部分企业对内部会计控制不重视。有的管理人员自身都不能遵守有关的控制制度。企业管理层存在重生产、轻经营、重开发、轻内部管理的思想,甚至把内部会计控制看作仅仅是财务管理部门的事情;有的高层领导者越权管理,使原本有效的内部会计控制制度不能发挥应有的作用;有的员工粗枝大叶。责任心不强造成人为失误,甚至联合起来舞弊,使内部会计控制失去了其基本功能;有的规章制度制定的比较严密,但仅仅停留在纸上而未贯彻执行,成了流于形式的一纸空文。如设备租赁未按制度贯彻内部牵制原则:有的财务付款手续不健全,不按合同规定付款;合同的签订、执行、付款都由一人来执行等。
(三)内部控制执行不严

内部控制重在执行,但对路桥施工行业而言,财务工作人员随项目的流动而流动,远程加大了管理的难度和实效,制定的内部控制制度往往是“印在纸上、挂在墙上”。在实际运用中却是流于形式而未真正发挥其功能。

三、会计信息系统内部控制的实施与监督

(一)建立完善的内控机制。加强监督功能和执行力度

对路桥施工企业而言,在会计信息化的环境下同样要做好资金、材料采购和生产环节的控制。所以企业首先应该制定严格的资金管理责任制,由出纳人员专门负责办理资金的收付业务:按照银行开户办法规定申请开设银行账户;会计部门必须随时掌握资金的收支动态和余额,做好企业货币资金的调度和收支平衡,保证企业生产经营所需资金的供应。其次,在材料采购上则要做到采购前制定周详的预算。并由项目经理审批;认真考察供应商,以保证材料质量与供给时间;采取三重验收,质量人员、采购人员、仓库保管同时验收方可入库。最后。工程施工前必须编制科学合理的施工组织设计,以科学合理的计划来指导施工:严格按计划执行各项工作,若出现计划外事情必须查明原因并纠正,若有偏差查明原因并纠正。

建立完善的内部控制机制后必须通过健全的监督机制来监督其有效实施。所以企业应当重视监督机构,加强监督机构的功能和执行力度。

(二)正确选择会计软件,降低内控错误风险度

俗话说解铃还须系铃人,内部程序化使错误出现的重复性和严重性增加的问题需要从软件本身出发。正确选择会计软件不仅能减少错误的出现,还能积极利用会计信息化给企业内部控制手段和技术的利好条件。选好会计软件来降低内部控制错误风险度必须综合考虑各种关键因素:第一,应该选择成熟的软件而不应该为了低价格而选择没有质量保证的软件。质量不高的软件毫无疑问不仅不能为企业的财务管理很好的服务,甚至还会大大降低工作效率,加大错误出现可能性。第二,软件模块应该满足路桥施工企业的要求,例如项目造价分析管理、施工预算管理、项目验工计价管理、分包队伍管理、项目预测决策分析等。而其他的功能则无需做太多的要求,那不但增加购入成本而且没有实用价值,甚至会导致财务人员不熟练增加错误。第三,应该选择和供货客户等合作伙伴能完好兼容的会计软件。施工项目所需材料从简到繁,从小大大,小到螺丝钉,大到大型施工机具。数量非常可观,做好这些原材料的统计,和供应商使用的软件相同无疑会带来很多的便利,同时自然而然的也降低了出现错误的可能性。此外,路桥施工企业自身同时也应该加大在软件开发的科研经费和人力资源,以开发出适合本企业的安全系数高的财务软件。