众所周知,会计发展的直接动力是会计实践,而会计实践是人类社会经济活动的一个有机组成部分。伴随着经济的发展,会计环境发生了深刻的变化,会计在这种变化中不断创新,以适应变化了的社会经济环境。比如电子计算机的运用不仅仅导致了会计记录和数据处理上的效率的提高,更重要的是,知识经济和信息时代飞速发展的今天,世界金融危机推动着经济体制的改革,在经济发展的浪潮中,会计行业也在发生深刻的变化,会计逐步由微观管理向宏观管理过渡。为适应经营体制转变的需要,提高企业运营效率,并借此提高企业自身竞争力,必须重视会计管理模式的转变。

1 现阶段ERP系统在会计与财务管理中的应用

1.1 ERP系统的特点

21世纪,会计所处的环境发生根本性变化,世界经济一体化和信息技术的迅猛发展,导致经济关系和经济结构的变化,会计管理模式必须也关注宏观环境的变化,为管理决策提供多方位、多角度、多层次的信息。总体上讲,ERP在会计与财务管理中的应用有着两个特点:一是宏观层面的ERP的架构在扩张;二是微观层面,即ERP物理模块在不断细化。这两者的互动中,推进了会计作业模式的变化。因此,依托这一平台,可以进行更广泛的,包括客户、供应商、分销商和代理网络、各地制造工厂等的各种经营资源、各种信息的集成,从而为企业科学决策提供更好的服务。从微观层面讲,即ERP物理模块走向细分化。

1.2 ERP系统在会计与财务管理中的应用领域

1.2.1 ERP系统在会计中的应用

会计核算主要是记录、核算、反映和分析资金在企业经济活动中的变动过程及其结果。它由总账、应收账、应付账、现金、固定资产、多币制等部分构成。因此,从物理层面看,ERP的会计核算模块,涉及总账模块、应收账模块、应付账模块、现金管理模块、固定资产核算模块、多币制模块和工资核算模块,等等。以现金管理模块为例,它主要是对现金流入流出的控制以及零用现金及银行存款的核算。它包括对硬币、纸币、支票、汇票和银行存款的管理。在ERP软件中,一般都具有票据维护、票据打印、付款维护、银行清单打印、付款查询、银行查询和支票查询等和现金有关的功能。此外,它还和应收账、应付账、总账等模块集成,自动产生凭证,过入总账。

1.2.2 ERP系统在财务管理中的应用

财务管理的功能主要是基于会计核算的数据,再加以分析,从而进行相应的预测,管理和控制活动。它侧重于财务计划、控制、分析和预测,强调事前计划、事中控制和事后反馈。然而,ERP系统中的财务管理模块已经完成了从事后财会信息的反映,到财务管理信息处理,再到多层次、一体化的财务管理支持。这种转变体现在,它吸收并内嵌了先进企业的财务管理实践,改善了企业会计核算和财务管理的业务流程。它在支持企业的全球化经营上,为分布在世界各地的分支机构提供一个统一的会计核算和财务管理平台,同时也能支持各国当地的财务法规和报表要求。为支持企业发展电子商务和基于Internet的应用系统,部分财务信息还可以通过Web方式收集和发布。

3 ERP系统在会计与财务管理中的应用-案例分析

3.1 企业背景介绍

民营 企业是中国现代通信产业的支柱企业,连续名列全国最大外商投资企业和电子信息前茅。85%以上的员工具有大学本科以上学历,拥有硕士和博士生1000余名,其中科研开发人员占员工总数的80%。至2008年底,累计实现销售收入1500余亿元人民币,上缴税金250亿元人民币。科学发展观下的 企业,将秉承团结拼搏、和谐创新、再创辉煌的精神,在国内IT产业中继续保持领先地位,逐步发展成为世界级通信企业。20余年来,企业建立了覆盖全国和海外的营销服务网络,建成了世界水平的通讯产品制造平台,积累了拥有自主知识产权的交换、网络、IP、DSP、智能、大规模集成电路设计等核心技术,能够为用户提供整体网络的全面解决方案。

3.2 实施ERP之路

为达成 企业建立全球性统一的ERP系统的战略动机, 企业与SAP合作,实现了ERP系统切换并成功地实施了ERP5.0系统战略。ERP5.0能够满足 企业在物料、生产、销售、财务、人事等方面的需要。此外,ERP5.0使用范围广,是ERP应用的龙头,由于时间紧,涉及部门多,而且当时主要问题是解决部门业务集成问题,所以 企业首先引入ERP模块主要如下。

3.2.1 销售

用来帮助企业销售人员完成客户档案、销售报价、销售订单、客户定金、客户信用检查、销售发运处理、销售发票处理等一系列销售管理事务。主要有销售订单生成、建立,销售合同跟踪,发货拣配,报价支撑体系,销售主数据维护等,其中销售主数据维护包括用户数据、定价。通过它,用户可以及时了解到销售过程中每个环节的准确情况和数据信息,销售人员可以清楚地知道所有动态业务数据以及相互关系。

3.2.2 生产

按照预测的销售前景来编制生产大纲;再按主生产计划的排程,编制物料需求计划,据此采购原材料和零件,并安排部件的生产,以期将在制品、原材料及成品控制在最优水平上。此外.根据物料需求计划的结果核算能力,调整主生产计划,尽量维护能力的平衡。主要包括中长期预测计划、生产控制和生产主数据维护4项,其中计划有主生产计划、物料需求计划,生产控制有生产订单生成、确认等,而生产主数据维护则包括物料清单、工作中心工艺路线。
3.2.3 财务

对企业在经营过程中的财务活动和财务关系产生的日常账务、财务报表、费用、固定资金、流动资金、专用资金、销售收入和财务支出等内容进行管理。以财务为中心的集中管理使企业彻底解决了各项财务核算和账面核对不准确等向题。同时还具有进行多单位集团管理、多币种涉外业务以及大量系统决策分析等功能。包括应收应付账款、成本控制和资产管理3项,其中成本控制又有预算和成本中心控制等。

3.2.4 供应

包括库存管理、库存盘点、采购、物料主数据维护和供应商主数据维护等内容。根据业务需要和企业的发展,以后 企业还将优化ERP,在适当时机引入职、项目管理、工作流程管理和工业方案等模块。

3.3 在财务会计中的应用措施

在ERP5.0系统中发生的所有业务都将依据凭证的有关规定记账。这种规定将保证从资产负债表到每张凭证的审计线索。在用户完成记账之后,可以立即看到凭证本身,科目的余额以及相关科目的清单,用户也可以立即对资产负债表和损益表进行分析。此外,完整的文档系统也是综合的与集成的控制系统的基本要素。只有对所有的业务进行全面的确认才能保证对企业的决策层和经营层的监测。财会子系统确保用户的控制部门能实时地提供相关信息。该系统主要具备总分类账管理、应付账管理、应收账管理、财务控制、法定合并和现金管理几大功能。ERP5.0财会子系统的应付账款模块对所有供应商的财会数据进行管理。它是与采购模块集成的一个不可分割的部分,为每个供应商记录交货和发票。系统对每笔收货不仅更新物料主记录中的库存值,而且通过自动的科目分配更新财务会计中相应库存与应付账款科目。按照所涉及的业务,在不同的总分类账被更新的同时,应付账款中的记账被记录在总分类账中。而且,ERP5.0还具备发票校验功能。它提供物料管理部分和财务会计,成本控制和资产管理部分的连接。系统自动校验通过硬拷贝方式收到的发票,如果你参照采购订单输入供应商发票的话,系统会自动生成它所期望收到的发票,如果出现了不允许的差异,比如交货期、交货数量或协定的价格,那么这张发票会自动封锁而不能付款。应付账款组件把发票的数据提供给现金管理和预测组件以优化周转计划。收付程序能够以打印形式和电子形式(生成结算未兑现的应付款清单,并支持手工和自动付款方式。对于应付未清款项,ERP5.0系统提供了到期日预测及多种标准报表。

3.4 实施效果

由 企业的例子可以看出,传统的会计模式已经不能适应现代经济的发展,会计已经不仅仅是账房先生,而是参与到企业管理的一部分,而ERP是用于管理会计时代需要的企业管理系统,其功能是通过计算机与网络通讯技术为企业决策层提供决策支持和业务运行的管理平台,实现企业内外资源的有机整合和优化配置,从而提升企业的核心竞争力。ERP系统中的财务管理模块已经完成了从事后财会信息的反映,到财务管理信息处理,再到多层次、一体化的财务管理支持。这种转变体现在,它吸收了先进企业的财务管理经验,改善了企业会计核算和财务管理的业务流程。

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