随着单位会计电算化、会计集中核算、国库集中支付等管理模式的不断演变,单位公积金的管理越来越呈现出集中的优势,这种优势使住房公积金管理的单位、人员数量越来越多。由于人员情况复杂、变动频繁,日常工作量明显增加,管理难度也随之增大。为此,我们利用我院会计集中核算和会计电算化的有利条件,运用EXCEL强大函数、制表、分析功能,建立了单位住房公积金管理系统。这个系统主要包括公积金人员信息工作簿、公积金计算表工作簿、公积金汇缴(补缴)表工作簿、公积金提取表工作簿和公积金备查账工作簿等文件。

一、通过工资系统建立人员信息工作簿

人员信息工作簿是建立公积金系统最基础的工作,也是日常填报汇缴清册、补缴清册、提取表的信息基础。刚建立时工作量很大,但可以借助会计电算化软件中工资管理系统的相关信息,通过工资编辑菜单,将职工姓名、身份证号等项目筛选出来并输出为EXCEL格式并保存到公积金文件夹,并命名为人员信息。修改时,应增加“公积金账号”项目,输入的每个缴存职工的公积金中心的账号要同导入的工资管理系统中的职工姓名进行核对(注意名字中间是否有空格、身份证号是否一致)。本表建立后,在日常工作中只需对人员的变动及职工信息的变更进行调整。人员信息工作簿内容如:


二、建立计算表工作簿

计算表一般设置汇缴计算表和补缴计算表。本表是汇缴表和补缴表的数据源也是将计算的公积金(个人部分)导入工资系统的基础表。通过在在公积金汇缴表设置公式联系汇缴清册和补缴清册,再将相应的数据自动填入公积金汇缴表和补缴表。避免了重复工作,减少了差错。此计算表一般是从工资系统或其他表中导入,工资项目的合计数(即公积金的计算基数)及计算的单位、个人公积金和合计数要放在固定的列,这样有利用于汇缴表的取数。本表单位、个人列的公式为O2=ROUND(M2*12%,0)


三、建立公积金汇缴表工作簿

我院职工住房公积金汇缴工作一般规定在每年1月份调整公积金,并以1月份的工资作为计算基数,单位、个人缴存比例分别为12%。本人现介绍如何利用Excel的强大工能完成公积金计算、排序、自动填制汇缴清册的。公积金汇缴表工作簿建立有汇缴和重排工作表,先编辑一个汇缴表可填列40人,单位根据汇缴人数增加汇缴表并命名为汇缴表(1),汇缴表(2),汇缴表(….);重排表是将计算表的项目通过公式将数据填充到重排表后再按公积金账号排序,汇缴清册再按重排后的顺序填报。

1、重排表格式如图,公式为B2=[计算表.xls]汇缴计算表!B2,本公式是在计算表中取出职工姓名; A2=VLOOKUP(B2,[人员信息表.xls]人员信息!$A$1:$C$500,2,0),本公式通过职工姓名到人员信息表中查找出本职工的公积金中心账号;C2=VLOOKUP(B2,[人员信息表.xls]人员信息!$A$1:$C$500,3,0),本公式通过职工姓名到人员信息表中查找出本职工的身份证号;G2=VLOOKUP($B2,[计算表.xls]汇缴计算表!$B$1:$P$475,MATCH(G$1,[计算表.xls]汇缴计算表!$B$1:$P$1,0),0),本公式通过职工姓名到计算表中查找出本职工的计算公积金的基数,H2、I2、J2与G2公式类同。日常工作中,单位在每年汇缴公积金时,只要做完计算表,重排表就可以取出计算表数据,对出现错误的值查找原因并对相应的计算表或人员信息表修改后,核对好计算表的公积金金额无误,再对A按升序进行排序。

2、汇缴清册内容按公积金表编辑如图,

公式为E4=YEAR(NOW()) 年,本公式用于反映本表的年份。

G5=COUNTIF($H$9:$H$49,>0) 人,本公式统计出本表填报的人数。

K4=SUM($J$9:$J$49) 元,本公式统计出本表填报的住房公积金单位金额,D6、G6,K6公式类同。

A9=INDIRECT(重排表!R ROW(2:2) C,0),本公式是一行一行的复制重排表的数据,汇缴(1)表是从重排表的第2行开始至42行复制,汇缴表(2)从重排表的43行开始,依此类推,本公式采用R1C1样式,公式求值过程

计算公积金后在工资系统通过职员代码将计算好的公积金导入系统,形成了数据的共享,减少重新录入工作。这样公积金的计算、汇缴、工资录入工作就全部完成了。公积金补缴表设置如同。

四、建立公积金备查账工作簿

公积金备查账按年度管理用于登记职工每个月汇缴公积金及存款利息、合户、补缴、调入转入、提取等增减情况,便于随时查询职工公积金余额。格式如下图, 1至12月及全年汇总工作表要求格式相同,每个表全面反映每个职工1-12月公积金项目增减金额情况。公式:F3==SUM('1月:12月'!F3),G3、H3、I3、J3、L3、N3、O3、P3公式类同;E3=F3 G3 H3 I3 J3,K3=L3 M3 N3 O3 P3,Q3=D3 E3-K3,第3行公式向拖拽复制。1-12月工作表需录入职工当月公积金汇缴、提取等数据,全年汇总工作簿反映全年职工公积金增减情况。为了减轻1月份汇缴金额的录入工作,本月汇缴栏(F列)可通过公式将计算的公积金金额自动填入,F3=VLOOKUP(C3,[公积金汇缴表.xls]重排表!$B$2:$J$5000,7,0),2月份以后的本月汇缴栏通过复制1月份F列再选择性粘贴,后修改人员增减变动数。
五、建立公积金提取表

本提取表是用于职工销户性提取和购建房提取,为了简化程序,方便职工填报提取表,将提取表按公积金中心的格式编辑为EXCEL格式,本表只需填写G4单位元格的职工姓名和在W4录入职工身份证号码及缴至月份、选择提取原因,这样就简单很多。公式为

F2=TODAY()

C5 =VLOOKUP($C$4,[人员信息表.xls]人员信息!$A$1:$C$300,2,0),提取职工公积金账号。

E5 =VLOOKUP($C$4,[公积金备查账.xls]全年汇总!$C$2:$Q$1000,15,0),提取职工的公积金备查账余额。

W4=VLOOKUP($C$4,[人员信息表.xls]人员信息!$A$1:$C$300,3,0),提取职工的身份证号码。

E4= MID($W4,COLUMN(A1),1),向右拖拽复制至V4,将W4提取的身份证号通过MID函数填入对应单元格。

利用Excel并结合会计电算化和会计集中核算的有利条件建立单位公积金管理系统,可充分发挥Excel在计算、分析等方面的强大功能和单位内部会计核算局域网的优势,为高效完成公积金管理工作带来了极大的便利。这个管理系统建立起来比较容易,操作比较简便实用,能使住房公积金的汇缴、补缴、提取、变更、查询等日常业务通过单位内部局域网进行处理。这样不仅提高了工作效率和工作质量,而且可以实现住房公积金的集中管理,节约了单位住房公积金的管理成本。