随着电子计算机和网络技术的发展,以ERP为核心的企业管理信息化在我国得到了蓬勃的发展。ERP系统的核心是在企业内部通过计算机网络实现对整个供应链的有效管理,把市场的信息、产品的设计、物料的采购、生产计划、财务、营销、统计分析等各环节集成优化管理,在企业内部形成资源共享,实现企业资源的最佳配置和利用。一个有效的ERP系统在设计时则把财务管理放在企业管理的首位,要求各部分与之相关的正在或预计发生的经济活动信息,例如企业采购定单、销售计划、管理费用等,都对财会部门透明。同时,要求将相关的工作或控制流程,按一定的程序储存于计算机,做到准确、规范、及时、全面,并通过企业各个环节的计算机网络进行即时传输。因此,ERP的出现,使企业实现了对物流、资金流和信息流的实时反映和监控,为企业的会计信息系统提供了大量的实时会计信息,从而使相关单据的实时传递、相关数据的实时处理、相关信息的实时披露成为可能。为此会计控制必须适应这种变化,有必要研究ERP环境下的会计控制,完成从传统会计控制向会计实时控制的飞跃。

一、ERP环境下会计实时控制的理论分析

(一)会计控制理论

会计控制系统是由全体员工共同实施的,针对企业价值运动而建立的开放型监控体系。会计控制是指通过会计工作和利用会计信息对企业的生产经营活动所进行的指挥、调节、约束和促进等活动,以使企业实现效益最大化的目标,是内部控制的核心,贯穿了内部控制发展的全过程。内部会计控制的方法主要包括不相容职务相互分离控制、授权批准控制、会计系统控制、预算控制、财产保全控制、风险控制、内部报告控制、电子信息技术控制等。

(二)ERP环境下的会计实时信息系统

我们知道,实时并非指完全消除时间差,而是我们所追求的一种最有效的会计信息处理境界。在这种状态下,将尽可能减少由于时间的推移而造成的信息减值,在信息的有效期内实现信息的获取、处理和应用。这种理想境界单纯靠计算机及网络等技术手段是难以实现的,归根到底还要借助于企业管理手段的提升和企业业务流程的改进。传统会计在会计信息披露上存在一定的滞后性,会计分期作为传统会计的权宜之计,在新的技术经济条件下,已演变成为束缚实时会计发展的僵硬假设。但是ERP系统则是以企业的业务流程为中心来组织企业生产经营活动的,根据企业的物流、资金流、信息流的连续运动和反馈来设计,突破传统按职能领域划分的界限,实现企业业务流程的统一。ERP系统的核心是对企业资源进行合理的配置和利用,但系统设计时把企业的财务会计管理放在了企业管理的首位。系统设计要求各部门与会计相关的信息都对财会部门透明,例如企业采购定单、企业销售计划、管理费用预算等,不再是经济活动已经发生后再传递信息,而是在经济活动发生的当时就传递会计信息,同时将预计发生的经济活动信息也都及时传递到财会部门。这样,使得会计信息的处理从事后过渡到现实或事中的处理,以及对未来信息的处理,从而为企业财会部门及时报告企业资金运用情况、筹集和调度资金、提出企业经营决策建议提供基础数据。

(三)会计实时信息基础上的会计实时控制

会计信息系统是ERP系统的有机组成部分,是ERP的核心,但会计信息系统不是专门作为一个系统开发的,而是与企业的生产、销售、人事、管理等子系统之间的紧密结合,系统之间是相互融合的。同时会计系统又集财务会计、管理会计及成本会计三者于一体,体现了计划、控制和预测、决策的思想,会计子系统向有关的信息使用者传递了需要的信息。这一管理系统为会计实时控制理论的出现提供了可能,同时也要求传统会计控制理论适应管理方式的改变,发展为实时控制。一个实时会计控制系统,首先要求该组织机构运作的所有环节必须与会计控制系统是紧密联系的;其次,要求该组织机构运作的所有过程变化都必须实时迅速反映到会计控制系统内;最后,要求财务会计处理结果必须尽快反馈给会计信息的各种需求者,反馈给企业各级管理者,使其能够迅速作出决策和反应,改善业务和管理,提高绩效。会计实时控制理论是体现信息时代特征的一种新的控制理论,它不仅仅是会计控制内涵和外延的扩充,而且是对传统控制理论的发展和创新。ERP系统通过数据结构的统一实现了各个不同模块的实时传递,从而将整个系统集成为一个统一的有机整体,实现供应链上各个环节的信息高度统一,实时反映了企业的运营状况,为管理决策提供了及时准确的信息,便于及时作出调整。在ERP系统中,会计控制系统不仅反映货币计量信息,还反映非货币信息。

二、 企业ERP环境下会计实时控制的实现
北京 企业是一家以白色电器为主导产品的家用电器生产销售中型企业。自2002年创建至今,一直保持着高速发展的增长态势,目前产品除了已遍布全市以外,在周边省市也有了越来越多的用户。 企业高层管理者认为,要实现企业管理信息化,提高企业管理水平,就必须开发一套适合企业自身发展特点、企业管理人员易掌握和接受的ERP管理软件。企业在走访了一些应用ERP软件的企业之后,对接触的多家软件产品进行综合比较,最终选用了用友面向中小企业的用友ERP-U8软件,该软件凭着成熟完善以及用友良好的技术服务优势,赢得了 企业的首肯。通过对相关业务流程的再造,实现企业内外资源的优化配置,实现信息流、物流、资金流与业务流的有机集成,全面提升企业竞争能力,确保企业在规模不断扩大和业务迅速发展的过程中保持坚实的管理基础,在与同行业激烈的竞争中处于不败之地。

(一)实施前的准备

1.制定战略目标

建立以会计控制系统为重心的管理信息系统,通过对经营活动全过程的控制,实现提高企业经营效率和效益的目标。

2.制定实施战术

在全企业范围内,对信息系统相关的部门进行一次全面的业务流程、管理方法和制度执行情况的调研。采用集中控制模式,利用计算机网络将经营活动全过程信息集成起来,实现信息的集成和共享。构建最佳财务业务一体化流程,利用信息对采购、入库、付款、出库、销售、财务等形成的物流、资金流等进行控制,协同企业各个部门有序、高效的运作。合理配置企业资源,最大限度地发挥会计控制的作用。通过会计控制,达到合理利用采购资金,降低采购和库存成本,提高资金周转率等,保证企业经营效率和效益的提高。

(二)ERP资源配置

1.ERP应用架构配置

经过慎重考虑, 企业选择了B/S技术支持实时集中应用结构,根据企业管理和规模的需要配置了45个客户端,通过网络将企业各个部门连接在一起,实现信息集成和信息共享。

2.软件资源配置

为了实现对企业经营活动全过程进行实时控制,按照探测器和控制器资源配置的原则,配置了财务、采购、库存、成本、销售、基础数据、领导查询与分析等功能模块。


(三)ERP环境下的会计业务流程

该企业原有会计手工核算流程在信息时代已经无法满足企业管理和控制的需要,因此,必须站在网络环境下,利用信息技术不断改变和完善业务流程,努力实现“信息集成,集中管理”,做到一张原始凭证一次录入,业务核算、分析统计、会计核算等全部自动完成,充分发挥网络和信息技术的优势,支持事前计划、事中控制、事后分析。因此, 企业管理者通过分析、调研之后构建的财务业务一体流程如图1所示。

(四)ERP环境下会计实时控制的设计与方式

按照网络环境下会计控制理论,很多会计控制方法是依据控制准则进行的,结构化控制准则越多,实施刚性控制的时机越多,控制效率和质量就越高。因此,当流程设计好之后,会计人员应该尽量多选择控制点,并设计控制准则。 企业管理者很重视预算管理的重要性,在预算的执行过程中,事中控制需要及时掌握预算执行情况,将实际发生数与预算数之间的差异反馈给相关部门,根据反馈信息对企业生产经营活动进行调整。但在手工环境下,由于时间、距离的限制,企业无法得到实时动态的预算实际数据,预算控制大多在事后进行,不能达到实时控制的效果。而这种事后层层汇总的实际数据已经失去了与预算数对比的意义,很多企业的预算管理只是形同虚设,没有真正起到控制作用。在企业经营活动过程中,当一项活动或事件发生时,通过预算数与实际数进行对比,找出差异,分析问题,然后通过信息反馈,对经营活动过程进行实时控制。通过实证研究得知,企业基本预算控制规则至少有三类:第一类,一般情况下,制定了预算就要严格按照预算进行控制,当实际发生额累计数与本次发生的实际数之和大于预算数,那么该事件不允许通过。第二类,当实际发生额累计数与本次发生的实际数之和大于预算数,那么只能按两者的差额处理该事件。第三类,有些特殊的事件,或者预算数制定时有问题,当这种事件发生时,仍然需要将实际累计发生数和本次实际发生数之和与预算数进行对比,提交分析报告,将该事件提交上级主管审批。例如, 企业各个部门的差旅费用都实行了预算管理,当某部门报销差旅费时,分析器根据ERP系统中的控制准则如果实施刚性控制,那么严格按照准则实施控制,即如果实际差旅费大于预算数,计算机将毫无情面地拒绝此项事件的发生,报销单据永远无法进入系统,该事件被拒绝通过;如果在预算范围内,允许报销。如果实施柔性控制,那么严格按照准则实施控制,即如果实际差旅费大于预算数,则按照其权限报销差额;否则,通过电话或电子邮件将该事件提交给上级主管部门审批,通过修改控制标准或者特殊处理,不断调整偏差,最终实现对该事件的实时控制。实际上,随着ERP环境下会计控制系统应用的不断深入,将企业财会人员从繁杂的劳动中解脱出来,可以不断创新、制定新的控制规则;同时,将这些新的规则转换成控制准则,嵌入会计控制系统,从而不断提高企业经营活动的效率和质量。

(五)系统运行效果评价

目前, 企业ERP系统已运行了快两年,系统状态一直稳定良好。可以说,正是ERP系统的导入,使企业变成了一个能进行实时业务处理、实时信息反馈、实时会计控制、实时市场响应的“实时企业”。不但在财务、销售、生产、采购及仓库业务管理方面实现了信息化和集成化,而且使企业的作业流程和岗位职能达到了最佳的规范和优化。
总之,北京 企业通过ERP项目的成功实施,建立了实时集中控制模式,实现了信息的流畅传递,消灭了信息孤岛,使得该企业在经营活动过程中对资金控制、成本控制、提高信息传递速度和质量、财务与业务协同等方面取得了显著的成效,促进了企业的可持续发展。

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