一、 会计信息系统标准化建设的必要性

信息技术作为当今高新技术产业的主体和新型生产力的代表,已成为世界经济和社会发展的基础和核心。信息的标准化能促进经济的发展。众所周知,由于TCP/IP系列协议的存在,互联网才能将世界范围的计算机联成一体;正是由于SET系列标准,电子商务才得以实现无纸化贸易, 没有标准就不会形成真正的产业。会计信息系统作为信息技术在会计和企业管理中的一个重要应用领域,它的标准化对我国会计及企业管理软件产业的健康发展具有重要的意义,主要体现在如下几方面:

(一)会计信息系统软件服务标准化有利于会计软件的开发、销售和服务

会计信息系统的标准化就是在各自为战的会计软件开发、使用、服务等过程中建立起秩序,能够结束会计软件开发和使用过程中无章可循的局面,使得我国会计软件的开发和使用纳入 “法制”轨道,这有利于会计及企业管理软件产业的快速发展。服务在会计软件中有非常重要的地位,但是,服务若无标准,那肯定会杂乱无章,影响到软件用户的使用,有了服务标准,对用户有利,最终对会计软件生产、销售商都会有利。

(二)会计信息系统标准化有利于兼容性和互联性。

我国的商品化会计软件市场已初具规模,商品化会计软件的买方市场已经形成,随着商品化会计软件的日益增多、日趋成熟,我国的商品化会计软件市场也将越来越完善。如果不同的会计软件之间有统一的交换标准,那么不同系统间的数据就能得以交换,系统可以互联,这样有利于用户数据的共享。

(三)会计信息系统标准化有利于规范各种数据信息。

随着社会经济信息化的发展,越来越多的行业需要对系统结构和数据接口标准进行规范。会计信息系统所产生的数据与税务、审计、财政和社会的其他经济体有着密不可分的联系,是其他信息系统的基础。建立标准数据接口文件,有利于审计软件的开发,有利于国家税务部门的数据统计和稽查.有利于与其他企业信息系统交换信息。

(四)会计信息系统标准化有利于加快会计电算化和管理一体化的步伐。

企业会计电算化工作只是企业整个管理电算化的一个有机组成部分,需要其他部门电算化的支持,同时也给其他部门提供支持,建立标准数据接口文件,大多数单位可以选用合适的商品化会计核算软件,在需要时利用标准数据接口与其他软件进行交流组合,或在自行开发的基础上,再选用商品化会计软件,运用标准数据接口进行数据交换、转换等,达到管理的目的。因此,会计信息系统有关数据接口标准的建立,可以推动了企业会计电算化的发展,同时也促进了企业管理一体化的发展。

二、 会计信息系统标准化的制定

会计信息系统的标准的制定是个复杂的过程,涉及政府部门、开发商、经销商、使用者等多方面群体,只有在社会得到广泛接受,并予以实施,才能取得效果。我们从以下几方面来论述会计信息系统标准制定的程序和方法。

(一) 确定标准制定单位

以前,我国会计电算化方面的规定和标准都由财政部制定,现在有关会计信息系统方面的一些标准已经交由中国软件行业协会财务及企业管理软件分会管理。“分会”作为一个既是民间的同时又是由国内大型财务软件公司自发组成的协会,得到了财政部和信息产业部的大力关心和支持,它具有制定统一会计信息系统标准和财务软件数据接口标准体系的企业基础和政府背景,是会计信息系统标准的合适制定者。会计信息系统不是一个孤立的系统,与之密切相关的就有审计信息系统、税务信息系统等,在会计信息系统标准的制定过程中,国家审计署、国家税务总局等有关部门也必须参加,只有这样,才能保证所制定的会计信息系统标准不会是只顾会计及财务部门的信息孤岛,也只有这样才能为整个社会的信息化作出贡献。

(二)调查和收集资料

调查对象包括会计软件开发单位、用户、科研机构和高等院校;以及与财务部门有关的部门,如审计、税务等。调查和搜集资料的范围包括:1标准化对象的历史、现状和发展趋势;2会计软件开发单位的技术水平;3国内外相关标准的情况;4与标准化对象有关的科技成果情报;5用户对会计软件的使用要求,以及产品在开发、使用、维护和升级过程中存在的问题;6国家的有关法律、法规和法令;7相关部门对制定标准的意见和要求。
(三) 确定标准方案并进行实验验证和经济效果论证

1.确定标准方案。在广泛调查和积累大量资料的基础上,即可开始构思标准方案。构思方案时,应围绕制定标准的目标,根据标准化原理和制定标准的原则,借助系统工程、工业工程等工具和手段,对标准化对象的各项技术特性进行全面的分析研究,提出各种可能实现目标的选择方案。

2.实验验证。标准中技术内容的选择是否恰当,参数指标畦确定是否先进合理,能否满足使用要求,必须通过实际检验才能得到证实。实验应该在各种可能的使用环境下进行,以便得到可靠数据和正确的结论。对于会计信息系统来说,就是要验证标准在各种可能的软、硬件环境下的适用性和正确性。

3.经济效果论证。主要是评价计算各种可能方案的经济效果。从中选择最佳方案。评价计算的方法、步骤应按有关标准的要求进行

(四) 征求意见,编写标准草案送审稿

1.征求意见。为了保证所制定的标准切实可行,具有较高的质量水平,应将标准草案征求意见稿发送有关的开发、科研、使用等部门,广泛征求他们的意见。

2.编写标准草案送审稿。征求意见期满后,应整理出“意见汇总处理表”并对标准草案进行修改,提出标准草案送审稿,同时修改标准编制说明书。

(五)标准的审批、发布及复审。

标准草案送审稿由国务院有关行政主管部门统一审批、编号、发布,并报国务院标准化行政主管部门备案。按照标准化的原理,标准化对象不是永恒不变的,随着时间的推移,标准化对象自身和科学技术都要发展,旧的统一必然要让位于新的统一。所以,标准发布若干年后,要对标准的技术内容进行一次全面的复审,以确定其是否还能适应已经发展了的科学技术水平.是否还能满足已经提高了的使用要求,然后根据复审的结论作出不同的处理。

三、 会计信息系统标准化应注意的若干问题

会计信息系统是企业管理信息系统的一个重要子系统,它与外部系统的关系是比较复杂的,也就是说要把会计信息系统与外围其他系统的关系(接口)描述清楚是一件不容易的事情,何况各个行业也各自具有自己的特殊性,要想制定出一套标准,要注意以下几个问题

(一)会计信息系统的结构和功能还不是很成熟

我国会计信息系统的会计核算软件发展和标准相对比较成熟,但是财务管理软件(管理型会计软件)和决策型会计软件以及适应企业管理软件要求的会计软件还不成熟,有关的标准制定可能还需要一定的时间。

(二)加强会计信息系统标准化制定组织的建设

在我国,以前会计电算化标准和规范的制定,都是由财政部会计司负责,财政部在我国会计电算化事业的发展中起了非常重要的作用。例如,他们制定的《会计电算化工作规范》和《会计核算软件基本功能规范》对我国会计电算化事业起到了规范作用,推动了我国会计电算化事业的发展。现在,会计电算化和企业管理软件的标准化工作已转到了非政府部门的民间组织“中国软件行业协会财务及企业管理软件分会”,必须加强协会工作力度,加强各软件公司的协调,才能及时地制定出会计信息系统和管理信息系统的各种标准。

(三)加强与会计信息系统标准制定有关的部门的沟通和联合

审计和税务部门都是与会计信息系统标准制定最密切的部门。目前,商品化会计核算软件很多,而审计软件还没有一家通用化的,因为,企业对处理过程各异的会计软件,编制通用化的审计软件是不可能的。这个问题的实质,其一是会计信息系统缺乏一套完整的标准,其二是现有标准制定很少或根本就没有考虑审计、税务等部门的需要,因此,在今后会计信息系统标准的制定中,要充分吸收相关部门的需求,使标准的适用范围更广,能够带来更大的社会效益。

主要参考文献

[1]白仲林 会计信息系统研究 [M].经济科学出版社,2002.(9)

[2]史振生 会计信息系统标准化问题研究[J].中国会计电算化,2003,(1):12~14

[3]高雅莉 关于会计信息系统标准化问题研究[J].商业研究,2005,(1):131~133

作者简介:胡燕玲(1972.3.- ),女,山东武城人,吉林工程技术师范学院工商管理学院讲师。管理学硕士。