1. 引言

近几年来,我国的集团公司在蓬勃发展,业务区域及业务范围越来越广。但我国集团公司的资金管理幅度、监控能力和时效性并不尽如人意。企业的资金管理出现了如下弊端和不合理的情况:

1) 资金运动不透明,违规操作多。集团资金分散存放在不同商业银行几十个或更多的结算账户上,使集团资金在途数量极大、极度分散,部分资金甚至被违法存放在小金库中,使资金出现浪费与流失;

2) 监管力度和时效性不足。集团公司的决策者无法实时收集资金信息,不能随时掌握集团整体资金状况,造成决策延误,控制失效;

3) 集团公司内部上下游企业之间容易形成内部拖欠“三角债”;

4) 资金短缺与闲置并存。经常出现在集团整体资金充足的情况下部分集团下属成员单位由于局部资金短缺仍向商业银行借款的现象,从而加大了集团整体财务费用的支出;

5) 很多大中型公司的预算是不完整或者不准确的,因为没有先进的工具和方法,导致预算管理非常困难、复杂,一些公司甚至放弃了预算这一重要的管理控制方法;

6) 信息不对称。走向集团化的大企业,子公司散布世界各地,母公司对子公司的管理或多或少地存在管理者无法全面真实地掌握经营数据的问题,使决策信息数据的收集出现高成本和信任风险。

针对以上种种困境,为提高集团公司资金管理效率,集团公司往往在自身ERP建设完成的基础上构建基于银企直联系统之上的资金管理系统,设计中的资金管理系统应当支持集团公司根据管理需要设计的整套资金管理模型,为资金预算编制、资金的监控、资金调拨、上缴提供IT控制平台。通过资金管理建设,为集团公司提供一个高效、便捷、安全、数据集中的资金管理和监控的软件环境,使用户能方便、及时、跨地域的操作查询资金流数据。以期达到以下目标:

2. 系统建设目标:

1) 集团公司与银行统一建立银企结算网络,通过资金管理系统对银行账户进行管理、监督和账户资金的监控。

2) 通过银企结算网络实现对收入账户资金发生的自动上缴,对支出账户资金的实时查询,完成资金监控的工作。

3) 对所管理的银行账户进行实时监控,获得监控账户交易数据,进行分析、分解,对现金流量、净收益质量、现金流量趋势进行评比、考核。

4) 通过资金管理系统对账户资金进行监控、管理,严格按照预算进行分解,按照计划,控制资金支出额度,构造资金的良性循环。

5) 通过统一的资金管理平台,以集团公司为集中,加强资金的管控力度,为集团公司资金管理提供操作平台,完成对各子公司查询、统计、分析等业务。

6) 完善对银行账户、付息债务、融资租赁、票据等业务的审请、报批流程,通过银行账户、信贷、票据、融资租赁等几个方面管理。

7) 提高资金计划管理的时效性,通过对各级子公司资金流动状况数据的分析,形成资金配置的闭环决策信息支持,使资金计划符合实际状况,并且真正对资金管理具有指导性意义。

8) 对未来预期支付压力能够进行深入分析,对付息债务根据不同年限进行预测,并提供预警信息,避开因集中付息所引起的现金流短缺。

9) 通过与ERP的有效集成,提高资金管理人员与财务管理人员的工作效率,实现数据共享。

为了便于对资金管理系统构建目标及相关内容的理解.我们需要阐明“银企直联”基本概念:

2.1. 银企直联的基本概念:

所谓 “银企直联”,就是集团公司在集团内部建立自己的资金管理系统,并与商业银行共同开发内部资金管理系统与商业银行网银系统之间的数据接口,通过数据接口将内部资金管理系统与商业银行网银系统实现联接。因为此模式的银企联接一经启动就无需人工干预,所以被称为“银企直联”。“银企直联”的应用特点是连接手段不限,公网、专线均可;一点介入、集团所有成员单位都可使用;采用“银企直联”后,企业在自己内部的资金管理系统内进行结算、投资、融资、预算、审批、核算等各种业务管理,所有个性化管理全部不再涉及商业银行。之后企业内部资金管理系统自动将需要商业银行服务的业务通过数据接口发送给商业银行,借助商业银行网银系统的各种产品功能得以实现业务操作。

从上述所看,集团公司借助商业银行系统提供的银企直联可以给企业带来更强的业务管理技术支撑。通过以上资金业务管理需求的理解与分析,笔者认为集团型公司的资金管理系统应当设计如下:

3. 资金管理系总体设计:

3.1. 系统功能框架

上图所示在集团公司层面可以实现账户管理、账户监控、计划管理及和票据管理和审批管理。对子公司层面可以实现账户管理及账户监控、计划管理和划拨管理,全面实现集团公司对子公司的资金监控及资金调控。并通过审批工作流平台衔接集团公司和子公司,实现集团公司与子公司之间资金业务的申请与审批功能。通过搭建银行接口平台,与银行接口通讯交互信息,实现银企直联;通过外部系统接口平台,实现与ERP系统集成。
由图1可见,资金管理系统主要由帐户管理、帐户监控、资金计划、资金调度、付息债务、银企直联、接口管理、报表展现及决策支持等八个部分组成。其主要功能描述如下

3.1.1. 帐户管理:实现对各分支结构的账户情况、开户、销户、账户头寸、账户状态等信息的详细管理。账户管理必须通过信息化手段和银行的配合,规范业务操作流程,对所有账户的开立、变更、撤销在系统中通过审批流程取得批复后方可办理,保证银行账户信息的准确性、一致性。实现集团公司对下属企业在银行的账户头寸和业务流水进行全面监控,及时掌握所有分子公司在银行存贷款业务的全貌,及时了解子公司在各家银行账户的开立、变更、撤消情况。为后续的资金划拨及统筹管理提供支持。

3.1.2. 帐户监控:是在账户管理的基础上所实现的对资金流动、存量、交易明细的管理。资金监控的管理需要与银行系统充分集成才能完成,对各下属单位资金交易明细信息的监控是对资金存量和流量管理的基础。资金交易明细信息应当包括交易方向、交易金额、交易单位等多种信息,结合对账户存量的掌握,就可以清晰的判断集团资金的流向和资金状态。同时对授信额度、资金状况、资金关键指标等进行统一的监控、追踪、分析,可以实现对公司资金的风险管理。系统应当提供交易信息抽样、分析、预警功能,对违背公司资金规定的交易及时提示和预警,便于管理层跟踪处理及决策支持。

3.1.3. 资金计划:资金计划管理包括资金计划编制审批、计划执行、计划调整、计划控制,计划执行情况查询和分析等内容。通过资金计划可以预测各期间现金流量情况及资金需要,有效平衡整个集团公司的经营费用支出及资金运用,做到事前计划、事中控制、事后分析。计划管理可以根据管理要求分为:月度计划、季度计划和年度计划等多种计划方式,不管是那种计划管理方式,重要是要对计划项目进行明确规定,而计划项目也必须和银行账户建立关联才能实现有效控制。

3.1.4. 资金调度管理:

1) 资金上划的管理,对于上划可以通过银行完成自动上划完成,可以逐级上划和越级上划两种。其中资金上划完成后的资金管理指标计算是关键,要实现资金精细化管理必须在资金管理系统中建立相应的管理指标,从而支持对各个地区和子公司的量化管理与考核管理。

2) 资金下拨管理应完全依照计划申报情况来进行拨付,拨付管理也可以分为定时拨付和定额拨付等方式,定时拨付是参照时间计划一次或多次进行拨付,而定额拨付则是通过充足额度的方式实现,这两种方式可以根据管理的要求地区的差异区别对待设计。

3.1.5. 付息债务管理:付息债务管理主要是对应付票据的管理功能,付息债务管理包括:重要空白票据管理和承兑汇票管理,以及对这些票据在不同使用阶段状态的管理。对票据的购买、出售、登记、销号、注销、托收、代管等业务信息先是以手工形式在系统记录,以后期间内应付票据计息及偿付时,系统自动计算利息及付款提示管理。从而实现集团公司对付息票据的监管、控制和有效使用。

3.1.6. 银行直联系统接口:

银企直连系统的接口机通过专线与各银行接口机进行通信,实现资金操作的实时交易,整个过程与数据传递处于安全控制中。接口管理功能要求如下:

1) 银行接口: 银企直连系统与各家银行的接口工作模式:采用银企直连系统发起交易请求->银行业务系统处理请求->银行系统返回数据->银企直连系统接收数据进行后续处理

2) ERP接口: 银企直连系统与ERP系统数据交互主要是:ERP中基础数据同步到银企直连系统,如账户、子公司等信息。需要实际对内/外进行资金支付的付款凭证数据导入银企直连系统。ERP中的记帐数据导入银企直连系统进行对帐。存款利息数据发送至ERP自动生成财务费用总帐凭证。所有交易执行结果至ERP系统的传送。

3.1.7. 与ERP系统接口:

从业务角度来看,要使资金管理系统能够真正发挥起资金决策分析功能,ERP系统将是它能够汲取广泛信息最好的业务数据平台。而从专业领域来看,资金管理系统的及时而又准确的基于银行账户的交易信息和广泛的资金结算和管理手段,将使ERP系统能够在其自身的决策分析中获得来自资金管理系统的丰富数据信息。在ERP系统中,银行管理模块、对账模块和资金凭证生成模块是主要的几个与资金系统关联较多的系统,而ERP系统中的很多视图信息也是资金管理系统需要的,例如应收、应付和工程等模块的信息将为资金管理系统提供分析来源,在与ERP系统建立接口后,丰富的数据来源将为资金管理系统带来可以预期的好处。

1) 银行对帐支持: 系统通过银企互连接口等通讯手段从网银系统接收银行对账数据,通过本系统将银行对帐单信息按规定的格式导入ERP系统,在ERP中进一步实现自动对帐功能。

3.1.8. 报表展现及决策支持:系统应当提供便捷的资金数据查询模式以便决策支持。如:1)、按照组织、银行、账户、账户属性等各种维度统计流量和余额,自动生成日报表。2)、为实现整个集团公司资金的集中管理、资金的统一调度、有效利用,实现银行存款、贷款余额查询监控;3)、与财务系统结合,查询子公司银行存款总额,银行存款分析报表等

3.2. 系统安全管理:

1) 资金管理系统通过接口平台或接口机传输数据到银企直连系统,使用文件接口方式时,需要对文件传输过程进行安全控制,采用的安全技术要求:要求确保文件在由资金管理系统到银企直连系统的传输过程中没有发生任何变化,即不能被篡改。为了保证文件传输的安全性,要求系统支持MD5加密技术。

2) 在银企直连系统与银行前置机通讯过程中,要求使用对应直连银行的安全技术来保障数据传输的安全。在系统实施时,通常会在企业接口前置机上部署银行方提供的安全加密通讯客户端软件,该软件负责将企业的交易请求数据安全的发送到银行方的接口前置机进行确认身份、解密等操作后发送银行业务系统处理并返回结果

4. 结束语

资金管理平台的打造是实现集团公司资金管理关键,平台可分为系统平台和业务平台,业务平台是在构架于系统平台基础上完成实现的。其中,对于业务平台的搭建关键是要梳理业务流程和管理控制要点,以及对原来业务的综合利用和整合。而系统平台的搭建要在充分考虑现有需求基础来对系统平台的技术提出具体要求,例如:系统设计原则、系统拓展性、系统安全性等;现有系统平台搭建要考虑未来业务实现,尽量控制重复投资和系统风险。由此可见无论是系统平台打造还是业务平台打造两者又是相辅相成、相互依托的。